Kodeks pracy nie uzależnia ważności zawarcia umowy o pracę od zachowania formy pisemnej. Do zawarcia umowy dochodzi wraz z uzgodnieniem przez strony istotnych elementów umowy. Niemniej jednak, brak dowodu stwierdzającego, na jakich warunkach umowa została zawarta, może być źródłem sporów między stronami.

Kodeks pracy nie uzależnia ważności zawarcia umowy o pracę od zachowania formy pisemnej. Do zawarcia umowy dochodzi wraz z uzgodnieniem przez strony istotnych elementów umowy. Niemniej jednak, brak dowodu stwierdzającego, na jakich warunkach umowa została zawarta, może być źródłem sporów między stronami.

Umowa nie na piśmie jest ważna

Reklama

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. W związku z tym, że Kodeks pracy nie określa pojęcia pisemnej formy czynności prawnej, stosuje się w tym zakresie przepisy Kodeksu cywilnego. Jeśli przy zawarciu umowy o pracę forma pisemna nie została zachowana, pracodawca jest obowiązany – przed dopuszczeniem pracownika do pracy – potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Jednak umowa o pracę, nawet zawarta bez zachowania formy pisemnej, jest ważna. Treść przepisów kodeksu pracy nie warunkuje bowiem ważności zawarcia umowy o pracę od zachowania formy pisemnej. Do zawarcia umowy dochodzi wraz z uzgodnieniem przez strony istotnych elementów umowy, a więc do jej zawarcia może dojść ustnie, jak i przez czynności konkludentne (por. wyrok SA w Łodzi z 17.09.2015 r., III AUa 1409/14). W rzeczywistości istotniejsza może okazać się w jednym przypadku rzeczywista wola stron, niż formalne zawarcie fikcyjnej umowy. Dla powstania stosunku pracy nie wystarcza bowiem samo zawarcie na piśmie umowy o treści odpowiadającej wymogom określonym w kodeksie pracy, założenie dokumentacji pracowniczej, wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia, złożenie deklaracji zgłoszeniowej do ubezpieczeń społecznych i deklaracji podatkowej. Niezbędne jest przy tym wykazanie, że stosunek taki został faktycznie nawiązany i był realizowany przez strony. O ważności stosunku pracy świadczy to, czy oświadczenia woli zawarte w umowie o pracę łączącej strony nie zawierają wad, które powodowałyby ich nieważność bądź nieskuteczność (por. wyrok SA w Gdańsku z 17.03.2017 r., III AUa 1819/16).

Swoboda dowodowa

Reklama

O ile umowa o pracę zawarta bez zachowania formy pisemnej pozostaje ważna, o tyle – wobec braku dowodu stwierdzającego, na jakich warunkach została zawarta – może być źródłem sporów między stronami stosunku pracy. Co istotne jednak, nie ma przeszkód, by w postępowaniu sądowym posiłkować się wszelkimi dowodami potwierdzającymi fakt zawarcia umowy, nie wyłączając dowodu z zeznań świadków i przesłuchania stron. Jest to wyraz odformalizowania postępowania w sprawach z zakresu prawa pracy, odstępstwa od ogólnych reguł postępowania cywilnego.

Zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności ma znaczenie właśnie dla celów dowodowych. W razie jej niezachowania, w postępowaniu cywilnym stosuje się ograniczenia dopuszczalności dowodów z zeznań świadków i przesłuchania stron na fakt dokonania czynności – tego typu dowody są niedopuszczalne (z pewnymi wyjątkami). Przez wzgląd na dążenie do pełnego wyświetlenia podłoża sprawy i wszechstronnego wyjaśnienia spornych kwestii ogólne przepisy kodeksu cywilnego i postępowania cywilnego dotyczące skutków niezachowania formy pisemnej nie mają tu zastosowania. Przemawia za tym również pozycja, w której znajduje się pracownik. Z natury rzeczy pracodawca jest stroną silniejszą, a tak odformalizowane postępowanie ma na celu ochronę interesów pracownika. Przepisy ograniczające dopuszczalność dowodów obowiązują jednak nadal w sprawach, w których pracownik jest stroną pozwaną.

Gdy w umowie czegoś brakuje

Kwestia pisemnej formy wiąże się nie tylko z umową jako całością, ale również z jej poszczególnymi – wymaganiami przez przepisy kodeksu pracy – elementami. Szczególnie istotne jest dokonanie określenia w zakresie rodzaju umowy, rodzaju pracy, czy też miejsca wykonywania pracy. Nieokreślenie rodzaju umowy nie jest brakiem istotnym, powoduje jednak, że należy wywnioskować, jaki był zgodny zamiar stron. Z reguły przyjmuje się w takiej sytuacji, że została zawarta umowa o pracę na czas nieokreślony, jako umowa najczęściej stosowana. Podobnie należy wnioskować w odniesieniu do określenia rodzaju pracy, wobec jego braku w umowie. Jeśli rodzaju umowy nie uda się ustalić na podstawie całokształtu okoliczności (kwalifikacje pracownika, rodzaju produkcji prowadzonej przez pracodawcę), należy uznać, że nie doszło do zawarcia umowy o pracę. Inne wątpliwości mogą się wiązać z określeniem miejsca wykonywania pracy jako bardziej szczegółowego (wskazanie konkretnego zakładu produkcyjnego) lub ogólnego (siedziba pracodawcy). Usunięciu wszelkich wątpliwości, w tym zwłaszcza w powyższym zakresie, służy właśnie obowiązek potwierdzenia przez pracodawcę, na piśmie, stron umowy, rodzaju umowy i jej warunków.

Dopuszczenie do pracy

Umowa o pracę może być także zawarta w formie dopuszczenia do pracy. W tym przypadku strony nie składają oświadczeń woli w formie pisemnej lub ustnej. Pracownik natomiast podejmuje pracę za wiedzą pracodawcy. Oświadczenia woli zostają w tej sytuacji złożony w sposób domniemany. Jeśli po ustaniu umowy zawartej na okres próbny lub po upływie okresu wypowiedzenia pracownik kontynuuje, za wiedzą pracodawcy, zatrudnienie, to mam właśnie do czynienia z sytuacją dopuszczenia do pracy. Zamiaru dalszej współpracy nie można wnioskować natomiast, gdy pracownik przychodzi do zakładu pracy w celu przekazania obowiązków następcy lub rozliczenia się z pracodawcą. Podobnie, wykonywanie przez byłego pracownika w ciągu kilku dni czynności pracowniczych bez wiedzy pracodawcy nie świadczy o zgodnym zamiarze zawarcia nowej umowy o pracę. Tylko jeśli ustalimy, że pracodawca miał zamiar zatrudnić byłego pracownika na określonym stanowisku, można przyjąć, że po rozwiązaniu umowy terminowej doszło do nawiązania nowego stosunku pracy (por. wyrok SN z 11.04.2000 r., I PKN 575/99).

Powództwo do sądu pracy

Co robić, gdy umowa o pracę nie tylko nie została zawarta w formie pisemnej, ale również pracodawca nie uczynił zadość wspomnianemu obowiązkowi potwierdzenia na piśmie dokonanych ustaleń? Przede wszystkim pracownikowi przysługuje roszczenie o ustalenie (każdy, kto ma w tym interes prawny może żądać ustalenia przez sąd (sąd pracy) istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa; por. wyrok SN z 25.02.2009 r., II PK 176/08). Nawet jeśli pracownik nie ma pisemnej umowy, to za wykonaną pracę przysługuje mu też wynagrodzenie (por. wyrok SA w Warszawie z 10.04.2007 r., VI ACa 1205/06). Brak pisemnej umowy o pracę nie wyklucza zatem także dochodzenia wypłaty wynagrodzenia przed sądem. W takiej sytuacji sąd dokonuje wstępnego rozstrzygnięcia, czy stosunek pracy w ogóle istniał (por. wyrok SA w Gdańsku z 10.11.2015 r., III APa 28/15). Powód – pracownik może dowodzić istnienia stosunku pracy wszelkimi dowodami. Wobec braku ograniczeń dowodowych szczególnie przydatny może okazać się dowód z zeznań świadków – innych pracowników. Sąd rozpoznaje sprawę w składzie jednego sędziego jako przewodniczącego i dwóch ławników.

Co istotne pracodawca, który nie wykonuje opisanych obowiązków naraża się na odpowiedzialność. Sąd, uznając że pracodawca nie potwierdził na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, może orzec grzywnę w wysokości od 1000 zł do 30000 zł.

Podstawa prawna

art. 29 § 2 i art. 281 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 108),

ada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 155 z późn. zm.)