STOSUNKI PRACY: Dłuższa nieobecność pracownika pełniącego stanowisko kierownicze w firmie to poważny problem dla pracodawcy. Absencja ta często jest spowodowana chorobą lub korzystaniem z urlopów związanych z rodzicielstwem. Co ciekawe, z reguły wakat ten nie jest zapełniany w drodze zatrudnienia nowego pracownika (np. na zastępstwo), ale jednemu z dotychczasowych powierza się funkcję pełniącego obowiązki nieobecnego kierownika.
O instytucji p.o. częściej mówi się w kontekście administracji publicznej (pisaliśmy o tym szeroko w dodatku specjalnym do tygodnika Samorząd i Administracja: „Są inne możliwości obsadzania wakatów niż nadużywanie p.o.” – DGP z 4 października 2017 r. nr 192/2017). Jednak – jak się okazuje – w firmach prywatnych również jest ona bardzo popularna, mimo że na gruncie prawa pracy wiążą się z nią liczne problemy i wątpliwości. Obowiązujące przepisy nie regulują wprost sytuacji, w której dotychczasowy pracownik miałby tymczasowo zająć stanowisko innego, a później powrócić na poprzednie. Na ciekawy przypadek zwrócił nam ostatnio uwagę czytelnik. Otóż dyrektorka jednego z kilku przedsiębiorstw (należących do jednej spółki) przez 12 miesięcy była nieobecna w związku z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich. W tym czasie prezes spółki na jej stanowisko czasowo wyznaczył innego pracownika w trybie powierzenia obowiązków. W 2018 r. dotychczasowa dyrektor wraca do firmy. Prezes jednak jest zadowolony z pracy osoby tymczasowo pełniącej obowiązki. Chciałby, aby te osoby wymieniły się miejscami. Czy i jak może to zrobić? Czy musi dopuścić do pracy dotychczasową dyrektor? To tylko niektóre pytania, które wiążą się z pełnieniem obowiązków.
NA CZYM POLEGA
– Powierzenie obowiązków oznacza w praktyce czasowe wykonywanie przez pracownika pracy na innym stanowisku – wyjaśnia Monika Krzyszkowska-Dąbrowska, radca prawny z kancelarii Sołtysiński Kawecki & Szlęzak. Jak zauważa adwokat Piotr Wojciechowski, rozwiązanie to nie jest znane powszechnie obowiązującemu prawu pracy. I dodaje, że w praktyce taka konstrukcja stosowana jest w przypadku stanowisk kierowniczych w okresie wakatu na tym etacie podczas nieobecności pracownika (np. spowodowanej korzystaniem z urlopu macierzyńskiego) lub w przypadku tzw. opróżnienia stanowiska i w okresie poszukiwania właściwego w ocenie pracodawcy kandydata. Zdaniem prawnika najbliższa tej instytucji jest umowa o pracę zawierana na okres zastępstwa osoby nieobecnej.
Reklama
Z kolei Izabela Zawacka, radca prawny z kancelarii Wojewódka i Wspólnicy zauważa, że z instytucją pełnienia obowiązków zwykle łączy się modyfikacja dotychczasowych obowiązków pracownika. Powierzenie obowiązków w takiej sytuacji polega na tym, że pracodawca na zasadzie awansu lub przydzielenia dodatkowej funkcji nakłada jednostronnie na pracownika inne zadania na czas określony (zwykle do daty powrotu nieobecnego pracownika) lub bezterminowo, czyli do odwołania.

Reklama
Zdaniem dr Magdaleny Zwolińskiej, adwokata z kancelarii DLA Piper Wiater, pracodawcy często posługują się konstrukcją powierzenia obowiązków. Prawniczka przestrzega jednak, że powinni oni pamiętać, aby dochować wszelkich formalności niezbędnych do tego, aby to powierzenie było skuteczne.
GDY NA KRÓTKI OKRES...
Regulacje kodeksu pracy (dalej: k.p.) wprowadzają możliwość czasowego powierzenia (w drodze polecenia służbowego) pracownikowi innej pracy niż określona w umowie na podstawie art. 42 par. 4 k.p. Istotą takiego powierzenia jest to, że pracodawca może czasowo przekazać pracownikowi (bez jego zgody) obowiązki należące do innego pracownika – zauważa Małgorzata Kalisz-Pawluk, radca prawny, partner w Kancelarii Prawnej DSKP. Takie powierzenie obowiązków następuje bez zmiany umowy. Co więcej, polecenie może zostać wydane również ustnie, ale pod pewnymi warunkami, które muszą zostać spełnione łącznie – dodaje prawniczka. Będzie to możliwe wtedy, gdy:
● występuje uzasadniona potrzeba pracodawcy,
● okres powierzenia innej pracy nie przekracza 3 miesięcy w roku kalendarzowym,
● powierzenie innej pracy nie powoduje obniżenia dotychczasowego wynagrodzenia,
● powierzenie innej pracy odpowiada kwalifikacjom pracownika.
– Ale uwaga, w sytuacji gdy wykonywanie innej (powierzonej pracy) wydłuża się i przekracza dozwolone 3 miesiące w roku, wymagana będzie zgoda pracownika i zmiana w jego umowie o pracę w zakresie stanowiska pracy – tłumaczy mecenas Małgorzata Kalisz-Pawluk. I dodaje, że jeżeli pracownik akceptuje taką modyfikację i mimo upływu 3-miesięcznego terminu nadal wykonuje powierzone mu obowiązki, to należy przyjąć, że doszło w sposób dorozumiany do zawarcia porozumienia zmieniającego warunki pracy w części dotyczącej stanowiska pracy, obowiązków pracowniczych i wynagrodzenia.
...I GDY NA DŁUŻSZY
Nie zawsze powierzenie obowiązków w trybie art. 42 par. 4 k.p. rozwiązuje problemy pracodawcy związane z absencją dyrektora (kierownika). Czasami bowiem z góry wiadomo, że jego nieobecność będzie trwała dłużej niż trzy miesiące. W praktyce najczęściej ten problem dotyczy kobiety, która po urodzeniu dziecka korzysta z urlopów związanych z urodzeniem dziecka. Wówczas może jej nie być w pracy przez 12 miesięcy (urlop macierzyński plus urlop rodzicielski). A nawet i dłużej, gdy skorzysta z urlopu wychowawczego.
W sytuacji gdy z góry wiadomo, że powierzenie obowiązków nastąpi na okres dłuższy niż 3 miesiące, to pracownikowi, któremu powierza się obowiązki kierownicze, powinna zostać zmieniona umowa o pracę. Tak twierdzi Małgorzata Kalisz-Pawluk. Monika Krzyszkowska-Dąbrowska wskazuje, że tego rodzaju zmiana może nastąpić w drodze porozumienia z pracownikiem (w postaci aneksu do umowy o pracę) lub wypowiedzenia warunków pracy lub płacy. Jej zdaniem będzie to zasadniczo wymagało zmiany angażu w zakresie stanowiska pracy oraz niewykluczone, że również wynagrodzenia. Zwraca przy tym uwagę, że biorąc pod uwagę czasowy charakter powierzenia obowiązków, istotne jest, aby w aneksie do umowy o pracę pracodawca i pracownik wprost uzgodnili okres, na jaki zostaje wprowadzona zmiana.
– Innym sposobem powierzenia obowiązków na czas nieobecności kierownika jest zawarcie z inną osobą (spoza firmy) umowy o pracę na okres zastępstwa – uważa Piotr Wojciechowski. – W treści tego angażu zazwyczaj określa się pracownika jako p.o. dyrektora, naczelnika, menedżera oraz określa się termin, w którym taka umowa będzie obowiązywać – wyjaśnia prawnik. I dodaje, że nie ma przy tym przeszkód prawnych, aby tak zawarta umowa o pracę zawierała postanowienie, zgodnie z którym funkcja taka będzie pełniona przez okres nieobecności pracownika związany przykładowo z przebywaniem na urlopach związanych z rodzicielstwem lub chorobą. Pracownik pełniący funkcję p.o. uprawniony jest wówczas zgodnie z jej charakterem do wykonywania czynności zarządczych leżących w kompetencjach pracownika zastępowanego oraz zazwyczaj wynagradzany jest w taki sam sposób jak pracownik nieobecny.
JAK MA POSTĄPIĆ PRACODAWCA
Podstawa prawna powierzenia obowiązków to jedno. Kolejny problem pojawia się, gdy do pracy wraca nieobecna dyrektorka. W jaki sposób pracodawca powinien wówczas postąpić z jej p.o.?
– W takiej sytuacji z chwilą upływu terminu wskazanego w powołaniu pracownik powinien powrócić na dotychczasowe stanowisko – zauważa mecenas Izabela Zawacka. Gorzej wygląda sytuacja, gdy pracownik jest p.o. na czas nieokreślony i nie godzi się na odwołanie go z nowego stanowiska. Zdaniem prawniczki w tym przypadku może dojść do uznania, że strony w sposób dorozumiany zmieniły na stałe warunki zatrudnienia pracownika, a zatem przywrócenie stanu poprzedniego wymaga porozumienia stron albo wypowiedzenia zmieniającego.
– To wydłuża moment zmiany i wprowadza dodatkowe warunki formalne, jak choćby wskazanie przyczyny wypowiedzenia – twierdzi Izabela Zawacka. Wtóruje jej mecenas Monika Krzyszkowska-Dąbrowska. Jej zdaniem jeżeli w aneksie do umowy pracownika pełniącego obowiązki nie określono terminu, na jaki następuje powierzenie funkcji, to konieczne będzie ponowne zawarcie z nim aneksu do angażu lub złożenie mu wypowiedzenia warunków zatrudnienia w celu przeniesienia go ze stanowiska p.o. dyrektora na wcześniej zajmowane.
NA TO SAMO CZY INNE STANOWISKO
Kolejne zagadnienie dotyczy tego, czy po wykorzystaniu urlopu dotychczasowa kierownik musi wrócić na to samo stanowisko pracy. Otóż zgodnie z art. 1832 k.p. pracodawca dopuszcza pracownika po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego oraz urlopu ojcowskiego do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe, na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu lub na innym stanowisku odpowiadającym jego kwalifikacjom zawodowym, za wynagrodzeniem za pracę, jakie otrzymywałby, gdyby nie korzystał z urlopu.
Eksperci zgodnie powołują w tym przypadku na wyrok Sądu Najwyższego z 26 stycznia 2017 r. (sygn. akt II PK 333/15). W orzeczeniu tym SN wskazuje, że ww. przepis ma charakter ochronny, gdyż wyłącza możliwość rozwiązania umowy o pracę z zatrudnionym powracającym z urlopu macierzyńskiego. Dalsze jego zatrudnienie jest więc bezwzględnym obowiązkiem pracodawcy. Musi on więc dopuścić pracownika do pracy na dotychczasowym lub innym stanowisku. O tym, na jakim konkretnie stanowisku zostanie on zatrudniony, decyduje jednak samodzielnie pracodawca.
SN wyjaśnił, że przewidziana w art. 1832 k.p. możliwość zatrudnienia pracownika po zakończeniu urlopu macierzyńskiego na innym stanowisku niż zajmowane wcześniej (chociaż stanowi jednostronną zmianę treści stosunku pracy) nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego (por. wyrok SN z 1 października 1984 r., sygn. akt I PRN 129/84). Dopuszczenie do innej pracy w trybie tego przepisu następuje w drodze polecenia służbowego lub uzgodnienia z pracownikiem stanowiska, które ma zająć (por. wyrok SN z 24 czerwca 2015 r., sygn. akt I PK 230/14).
Ale uwaga – decyzja pracodawcy o rodzaju stanowiska powierzonego pracownikowi powracającemu z urlopu macierzyńskiego nie jest dowolna. I chodzi nie tylko o kryteria, jakie musi spełniać owo stanowisko oraz gwarancje płacowe, lecz także o wynikającą z art. 1832 k.p. kolejność składanych pracownikowi propozycji dalszego zatrudnienia. W pierwszym rzędzie pracownik ma bowiem zapewniony powrót na stanowisko zajmowane przed urlopem macierzyńskim, a dopiero gdy powrót na ten etat nie jest możliwy, w dalszej kolejności pracodawca powinien zaoferować mu stanowisko równorzędne lub odpowiadające jego kwalifikacjom zawodowym. W ten sposób ustawodawca chroni stabilność zatrudnienia pracownika powracającego z urlopu macierzyńskiego. Pracodawca nie może bowiem rozwiązać z nim stosunku pracy z powodu likwidacji stanowiska pracy (musi zaproponować mu stanowisko równorzędne lub inne odpowiadające jego kwalifikacjom). Wprawdzie – zdaniem SN – w wyniku powierzenia w opisanej sytuacji innego stanowiska, status pracownika może zostać ukształtowany mniej korzystnie, jednak nadrzędnym celem art. 1832 k.p. jest zachowanie zatrudnienia w ogóle.
Przy czym niemożność zatrudnienia na dotychczasowym etacie powinna mieć obiektywny charakter. Powinna wynikać ze zmiany struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i likwidacji tego stanowiska. Przyjmując, że możliwość zatrudnienia na dotychczasowym stanowisku zależy wyłącznie od jego istnienia (czyli sytuacji, gdy stanowisko to nie zostało zlikwidowane), pracodawca nie może zaproponować pracownikowi innych stanowisk w rozumieniu art. 1832 k.p. Dopiero zatem, gdy dotychczasowy etat uległ likwidacji w okresie nieobecności pracownika, w grę wejść mogą pozostałe rozwiązania przewidziane w art. 1832 k.p.
Co ważne, SN wskazał, że niemożliwość dopuszczenia pracownika powracającego z urlopu macierzyńskiego na dotychczasowe stanowisko nie zachodzi w razie zatrudnienia na tym stanowisku innej osoby (a więc w sytuacji, którą opisuje nasz czytelnik). Pracodawca zatrudniając inną osobę na stanowisku zajmowanym przez pracownika korzystającego z urlopu macierzyńskiego, musi mieć bowiem na uwadze, że ten pierwszy po powrocie do pracy ma ustawowo zagwarantowany powrót na dotychczasowe stanowisko. SN podkreślił też, że niemożliwość zatrudnienia na dotychczasowym stanowisku nie zachodzi, gdy w chwili powrotu pracownika z urlopu macierzyńskiego dokonuje się naboru na jego stanowisko (czy to w drodze wewnętrznych awansów zawodowych czy w trybie zewnętrznej rekrutacji).
CZY P.O. MOŻE NA STAŁE ZASTĄPIĆ DYREKTORKĘ
Na ten temat również wypowiedział się SN w powołanym wyżej wyroku z 26 stycznia 2017 r. (sygn. akt II PK 333/15). Wskazał mianowicie, że jeśli pracodawca nie jest zadowolony z dotychczasowej pracy osoby objętej ochroną z art. 1832 k.p. i chce na jej miejsce zatrudnić kogoś innego, to może – po dopuszczeniu pracownika powracającego z urlopu macierzyńskiego do pracy na dotychczasowym stanowisku – skorzystać z wypowiedzenia zmieniającego (o ile jest ono w ogóle możliwe w przypadku danej umowy o pracę).
Tu może się jednak pojawić problem, bo jak wskazuje Monika Krzyszkowska-Dąbrowska, do wypowiedzenia zmieniającego należy odpowiednio stosować przepisy o wypowiedzeniu definitywnym (art. 42 par. 1 k.p.). Oznacza to w szczególności obowiązek spełnienia wymogów formalnych, jak również konieczność uwzględnienia unormowań przewidujących ochronę przed rozwiązaniem umowy o pracę. Zdaniem prawniczki w podanym przykładzie szczególnie istotne jest, by pracodawca wypowiadając warunki zatrudnienia określone w umowie na czas nieokreślony (stosując odpowiednio art. 30 par. 4 k.p.), wskazał przyczynę wymówienia, która musi być obiektywnie uzasadniona. – Dyrektorka może odwołać się od złożonego jej wypowiedzenia warunków zatrudnienia do sądu pracy – twierdzi Monika Krzyszkowska-Dąbrowska. I dodaje, że może ona w szczególności przyjąć zaproponowane jej warunki i kwestionować wypowiedzenie w zakresie zasadności czy zgodności z prawem. Podkreśla także, że w sytuacji przeniesienia pracownika powracającego z urlopu macierzyńskiego na inne stanowisko ze względu na wyższą ocenę pracy pracownika czasowo pełniącego obowiązki dyrektora pracodawca musiałby udowodnić zasadność dokonanej oceny na podstawie obiektywnych okoliczności i porównania pracy zatrudnionych, co mogłoby okazać się trudne. Małgorzata Kalisz-Pawluk dodaje zaś, że jeżeli pracodawca uzasadniałby swoją decyzję długą nieobecnością dotychczasowej dyrektorki w związku z korzystaniem uprawnień rodzicielskich, to mogłoby to stanowić przejaw zachowań o charakterze dyskryminacyjnym.
Dotychczasowa dyrektorka może jednak zablokować wręczenie jej wypowiedzenia zmieniającego. – Pracownica, która wraca do pracy po urlopie macierzyńskim i jest uprawniona do skorzystania z urlopu wychowawczego, może podjąć kroki, które przedłużą ochronę jej stosunku pracy, tj. złożyć wniosek o obniżenie etatu – wskazuje mecenas Małgorzata Kalisz-Pawluk. I wyjaśnia, że w tej sytuacji pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie od dnia złożenia przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy do dnia powrotu do pełnego etatu, nie dłużej jednak niż przez łączny okres 12 miesięcy.
– Co ważne, wniosek o obniżenie etatu na podstawie art. 1867 k.p. jest wiążący dla pracodawcy – podkreśla Izabela Zawacka. Wskazuje także, że wniosek ten nie powinien mieć wpływu na to, czy w związku z obniżonym wymiarem jest lub nie jest możliwe dopuszczenie pracownicy na poprzednio zajmowane stanowisko.
Innym sposobem wymiany pracowników na danym stanowisku jest zwolnienie powracającej dyrektorki. Taka możliwość może być brana pod uwagę przez pracodawcę w dalszej perspektywie, tzn. po dopuszczeniu dotychczasowej dyrektorki do pracy. Ten sposób nie gwarantuje jednak skutecznej zamiany na stanowisku. Jak wyjaśnia dr Magdalena Zwolińska, taką redukcję etatu pracodawca musi uzasadnić z zastosowaniem określonych kryteriów doboru. Te mają zaś wskazać, który pracownik będzie gorszy. W ocenie prawniczki może to być bardzo trudne, gdyż ciężko jest porównać osobę wykonującą obowiązki na zastępstwie z osobą zastępowaną, która była nieobecna.
– Zastosowane kryteria musiałyby być obiektywne, bo w przeciwnym wypadku bardzo łatwo o zarzut dyskryminacji, tj. oskarżenie, że dana osoba została dobrana do redukcji, bo korzystała z uprawnień rodzicielskich – przestrzega mecenas Magdalena Zwolińska.