Pracownik musi się liczyć z koniecznością udostępnienia pracodawcy określonych danych, w zakresie określonym ustawowo. Podobny wymóg dotyczy kandydata na pracownika. Już sam etap naboru wiąże się bowiem z koniecznością właściwego doboru pracowników, o odpowiednich kwalifikacjach i kompetencjach, a zatem i koniecznością pozyskiwania danych osobowych dotyczących osoby starającej się o pracę.

Imię, nazwisko, wykształcenie…

Kodeks pracy określa dane osobowe, których może żądać pracodawca. Dane te są różne, w zależności od statusu osób, których dotyczą. Innych danych pracodawca może żądać od kandydata na pracownika, a innych od pracownika.

Każdy, kto starał się o pracę, może sobie przypomnieć, jakie dane musiał podać już na etapie rekrutacji, można rzec – dane zupełnie podstawowe, pozwalające jednak pracodawcy dokonać już wstępnej selekcji (choćby ze względu na doświadczenie zawodowe). Pracodawca może zatem żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych obejmujących: imię (lub imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (lub adres do korespondencji), wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Określenie „przebieg zatrudnienia” odnosi się nie tylko do umów o pracę, ale również do zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych (por. wyrok SN z 11.01.2017 r., I PK 25/16).

Zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać od pracownika, obejmuje z jednej strony żądanie numeru PESEL, z drugiej zaś uzależniony jest od indywidualnych okoliczności leżących po stronie pracownika i rodzaju wykonywanej pracy. Taką okolicznością może być np. niepełnosprawność pracownika.

Przeniesienie pracownika na stanowisko poniżej kwalifikacji jest podstawą do zadośćuczynienia
Przeniesienie pracownika na stanowisko poniżej kwalifikacji jest podstawą do zadośćuczynienia

Zobacz również

Kiedy pracodawca może żądać innych danych

Zarówno w odniesieniu do kandydatów na pracowników, jak i samych pracowników, odrębne przepisy mogą przewidywać obowiązek podania innych danych. Takie odrębne przepisy mogą wynikać zarówno z ustaw, jak i rozporządzeń. Nie są natomiast odrębnymi przepisami układy zbiorowe pracy. O ile zatem taki odrębny przepis przewiduje obowiązek podania innych danych lub przepis uzależnia możliwość zatrudnienia od spełniania określonych wymogów, pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w kodeksie pracy. Prawo żądania informacji wykraczających poza ramy wymogów kodeksowych, dotykających sfery jak najbardziej osobistej, przewidują niektóre pragmatyki służbowe. Tytułem przykładu, przepisy dotyczące korpusu służby cywilnej, pracowników służbowych, czy też pracowników urzędów państwowych wymagają zarówno od kandydatów na pracowników, jak i pracowników wykazania korzystania z pełni praw publicznych oraz niekaralności.

Wtedy, gdy z przepisów wynika wspomniany wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, gdy zachodzi potrzeba ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej, pracodawcy mają też prawo do bezpośredniego uzyskania informacji o osobach z Krajowego Rejestru Karnego, w zakresie niezbędnym do zatrudnienia takiego pracownika.

Okoliczności dotyczące pracownika (kandydata na pracownika) można podzielić na cztery sfery: identyfikacji personalnej, pracy, tajemnicy osobistej i tajemnicy prywatnej. Tylko w zakresie dwóch pierwszych sfer pracodawca posiada uprawnienie do żądania informacji. Czego więc dotyczą wspomniane dwie pierwsze sfery? Kwestia identyfikacji osoby obejmuje imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), fotografię, dokument potwierdzający tożsamość osoby, numer PESEL (dotyczy wyłącznie pracownika). Z kolei informacje dotyczące wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia stanowią okoliczności ze sfery pracy.

Pracodawca żąda. Pracownik może odmówić?

Co istotne, ustawodawca uregulował zakres danych osobowych, związanych z zatrudnieniem, których ujawnienia pracodawca może żądać. Nie ma mowy o obowiązku ujawniania danych przez pracownika. Przepis stwarza jedynie upoważnienie dla pracodawcy do ich żądania. Różnie może być oceniana odmowa udzielenia żądanych przez pracodawcę informacji, w zależności od tego, kto odmawia. Odmowa udzielenia informacji przez kandydata na pracownika uzasadnia odstąpienie pracodawcy od negocjacji dotyczących zatrudnienia. Jeśli pracodawca zażądał informacji wykraczających poza zakres ustawowy, kandydat na pracownika może wykazać, że zachowanie pracodawcy ma charakter dyskryminujący i dochodzić odszkodowania za odmowę zawarcia umowy o pracę.

Jeśli natomiast pracownik odmawia udzielenia informacji, których pracodawca może żądać, uzasadnione może stać się zastosowanie sankcji przewidzianych prawem pracy za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Powierzenie obowiązków w prywatnych firmach. Powszechne, ale i kłopotliwe
Powierzenie obowiązków w prywatnych firmach. Powszechne, ale i kłopotliwe

Zobacz również

Nieprawdziwe informacje

Różne skutki może także wywołać kłamstwo kandydata na pracownika lub pracownika w zakresie udzielanych informacji. Pracodawca, który zażądał informacji mieszczących się w granicach określonych prawem, może uchylić się od skutków swojego oświadczenia woli co do zawarcia umowy (jako złożonego pod wpływem błędu wywołanego przez drugą stronę), gdy fałszywe informacje (istotne) podał kandydat na pracownika. Pracodawca może także wypowiedzieć umowę o pracę. Wskazując przyczynę wypowiedzenia, pracodawca nie jest ograniczony do przyczyn, które pojawiły się dopiero w czasie trwania stosunku pracy. Pewne wątpliwości mogą się pojawić w przypadku rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, skoro przepis dotyczy tylko nieprawidłowych zachowań pracownika po powstaniu stosunku pracy. Z drugiej jednak strony brak sprostowania kłamliwej informacji już w czasie trwania stosunku pracy może być uznany za ciężkie naruszenie obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy i umożliwić jednak pracodawcy rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Praktyka dostarcza też sytuacji, w których pracodawcy żądają od kandydatów na pracowników informacji wykraczających poza zakres określony ustawowo. Kandydat na pracownika, udzielając niezgodnej z prawdą informacji dotyczącej np. stanu rodzinnego, nie działa nieprawidłowo w sensie prawnym, a jego działanie nie może wywołać niekorzystnych następstw dla niego. O ile bowiem odmowa udzielenia informacji określonych przepisami jest naruszeniem obowiązków pracowniczych, o tyle zachowanie pracownika polegające na odmowie udzielenia informacji, których nie wymaga od niego ustawa, nie może dla pracownika wywołać negatywnych konsekwencji (por. wyrok SN z 05.08.2008 r., I PK 37/08).

Podstawa prawna: art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1666 z późn. zm.)