PROBLEM: Od niedawna działa w naszej firmie organizacja związkowa. Jeden z pracowników został powołany na jej skarbnika. Ostatnio złożył wniosek o udzielenie mu 20 października zwolnienia z całego dnia pracy ze względu na szkolenie, na które został delegowany przez związek. Szkolenie odbywa się w godzinach pokrywających się z jego grafikiem pracy. Czy pracodawca jest zobowiązany takiego zwolnienia udzielić? Czy jest ono płatne? Jeśli tak, to jak obliczyć wynagrodzenie, skoro pracownik zarabia 4800 zł, dodatkowo ma prawo do premii od 100 do 500 zł za czas przepracowany, a z wynagrodzenia – za jego zgodą – ma potrącaną składkę związkową w wysokości 45 zł?
Premie tego pracownika za ostatnie trzy miesiące (lipiec – wrzesień) wyniosły łącznie 1430 zł. Korzysta on też prywatnie z samochodu służbowego i sam ponosi koszty paliwa (pojemność silnika powyżej 1600 cm sześc.). Dopłaca z tego tytułu 100 zł. Ponadto pracownik korzysta z benefitu w postaci karty sportowej finansowanej ze środków obrotowych, dopłacając do jej wartości 10 zł (cała wartość karty – 250 zł). Zasady dobrowolnego uczestnictwa w programie sportowym zostały określone w regulaminie wynagradzania. Jak rozliczyć jego przychód z podatku i składek, zakładając, że premia za październik wyniesie 350 zł (podstawowe koszty uzysku, złożony PIT-2)?
ODPOWIEDŹ
Związek zawodowy to dobrowolna i samorządna organizacja ludzi pracy powołana do reprezentowania i obrony ich praw, interesów zawodowych i socjalnych. Jest niezależny w swojej działalności statutowej od pracodawców, administracji państwowej i samorządu terytorialnego oraz od innych organizacji. Członkowie związku zawodowego będący pracownikami mają zagwarantowane dodatkowe przywileje, jak choćby ochronę przed zwolnieniem czy niekorzystną zmianą warunków pracy lub płacy. Ale nie tylko.
Zwolnienie doraźne...
Pracownik ma także prawo do zwolnienia od pracy zawodowej – z zachowaniem prawa do wynagrodzenia – na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z jego funkcji związkowej, jeżeli czynność ta nie może być wykonana w czasie wolnym od pracy (art. 31 ust. 3 ustawy związkowej).
Ze względu na brak ustawowej definicji doraźnej czynności związkowej, w piśmiennictwie przyjmuje się, że chodzi o krótkotrwałe, incydentalne działanie służące wypełnianiu zadań związanych z funkcją związkową (np. przewodniczącego, pełnomocnika procesowego, członka zespołu negocjacyjnego, skarbnika związkowego). To zarząd lub wyższa struktura związku decyduje o charakterze czynności. Aby skorzystać ze zwolnienia z pracy w celu wykonania doraźnej czynności związkowej, pracownik musi złożyć u pracodawcy wniosek, w którym zarząd związku wskazuje:
● osobę oddelegowaną i jej funkcję,
● czas potrzebny na wykonanie czynności doraźnej,
● jej rodzaj i okoliczności uzasadniające wykonanie (w tym opis, dlaczego musi być ona wykonana w czasie pracy, a nie wolnym).
Spełnienie powyższych warunków jest wystarczającą podstawą udzielenia członkowi związku zawodowego zwolnienia w celu wykonania czynności doraźnej. Nieuzasadniona odmowa zwolnienia może być uznana za utrudnianie wykonywania działalności związkowej. Udzielenie zwolnienia nie zależy zatem od uznania pracodawcy, ale od istnienia obiektywnych przesłanek określonych w przepisie (wyrok Sądu Najwyższego z 6 czerwca 2001 r., sygn. akt I PKN 460/00).
Z kolei przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy. Oznacza to, że zmienne składniki przyjmuje się z miesiąca bieżącego, a nie z trzech poprzedzających miesiąc ze zwolnieniem od pracy.
...i dla członka zarządu
Odrębne zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy dotyczy członków zarządu związku. Przysługuje ono na okres kadencji, a wymiar zwolnienia zależy od liczby członków zatrudnionych w zakładzie pracy (np. częściowo jednemu pracownikowi w miesięcznym wymiarze godzin równym liczbie członków zatrudnionych w zakładzie pracy, gdy ich liczba jest mniejsza od 150). W zależności od wniosku zarządu organizacji zakładowej zwolnienia od pracy udzielane są z zachowaniem prawa do wynagrodzenia lub bezpłatnie. W pierwszym przypadku wynagrodzenie od pracodawcy ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Jednak przy obliczaniu tego wynagrodzenia dodatki za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia, trudnych, szczególnie uciążliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych uwzględnia się tylko wtedy, gdy w czasie zwolnienia od pracy nie ustaje dotychczasowe narażenie pracownika na oddziaływanie takich warunków.
Potrącenie składki
Wynagrodzenie pracownika znajduje się pod ochroną, co oznacza, że prawo do niego jest niezbywalne, a wszystkie ewentualne potrącenia muszą przebiegać zgodnie z wytycznymi kodeksu pracy (dalej: k.p.). Jednym z rodzajów potrąceń są dobrowolne, a więc inne niż należności wymienione w art. 87 par. 1 i 7 k.p. Mogą być one zaspokajane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Po uzyskaniu takiej zgody, dokonując ujęć, trzeba też przestrzegać kwoty wolnej od potrąceń. Przy potrącaniu innych należności niż na rzecz pracodawcy jest nią kwota 80 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy (w 2017 r. – 1167,58 zł). Przykładem potrącenia dobrowolnego jest składka na zakładową organizację związkową. Z ustawy o związkach zawodowych wynika, że pracodawca, na pisemny wniosek organizacji zakładowej i za pisemną zgodą pracownika, jest zobowiązany pobierać z wynagrodzenia podwładnego składkę związkową w zadeklarowanej przez niego wysokości. Kwoty pobranych składek, niezwłocznie po pobraniu, przekazuje na rachunek bankowy wskazany przez organizację zakładową. Składkę należy potrącać z wynagrodzenia netto pracownika, a więc z kwoty po odliczeniu przymusowych narzutów (składki, PIT).
Używanie służbowego auta
Do przychodów ze stosunku pracy są zaliczane, oprócz wszelkiego rodzaju wypłat pieniężnych i wartości pieniężnych świadczeń w naturze, również wartości innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa zasady wyceny takich świadczeń w zależności od tego, co jest ich przedmiotem.
Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych została ustalona w zryczałtowanej wysokości 400 zł dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm sześc. Przy czym, jeżeli świadczenie jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy tą ustawową wartością a odpłatnością ponoszoną przez pracownika. Jeżeli więc pracownik używa pojazdu przez cały miesiąc, to do jego przychodu należy doliczyć 300 zł (400 zł – 100 zł).
Karta sportowa
Przychodem jest również wartość karty sportowej udostępnionej przez pracodawcę. Jeżeli dodatkowy benefit jest częściowo odpłatny, to przychodem jest tylko ta kwota, którą ponosi pracodawca, a więc w tym przypadku 240 zł (250 zł, tj. wartość zakupionej karty – 10 zł opłaty pracownika). Świadczenie to nie podlega żadnemu zwolnieniu podatkowemu. Co innego, jeśli chodzi o kwestię oskładkowania.
Wyłączone z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych są m.in. korzyści materialne polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Powyższym zwolnieniem objęte są te korzyści, które należą do przychodów ze stosunku pracy, a ponadto:
● prawo do nich wynika z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
● przybierają postać niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formę usługi).
Korzyść materialna ma polegać na umożliwieniu pracownikowi skorzystania z artykułów, przedmiotów lub usług jedynie za częściową odpłatnością, przy czym ta odpłatność to partycypowanie pracownika (choćby symboliczne) w pokryciu kosztów zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Pracownik osiągnie korzyść, gdy pracodawca dokona zakupu towarów, przedmiotów lub udostępni korzystanie z usług po cenie niższej od tej, do której uiszczenia pracownik byłby zobowiązany w przypadku osobistego (uzyskanego w oderwaniu od zatrudnienia) nabycia tych dóbr. Innymi słowy, pracodawca nabywa określone usługi i towary dla pracowników i odsprzedaje im je po niższej cenie. Do takiej usługi należy korzystanie z karty sportowej. Z opisu w pytaniu wynika, że zostały tu spełnione wszystkie warunki, więc wyłączenie ma zastosowanie.
Miesięczne profity
Na październikowy przychód pracownika składa się wynagrodzenie zasadnicze w pełnej wysokości 4800 zł, premia za czas przepracowany w kwocie 350 zł, wartość udostępnienia samochodu służbowego na prywatny użytek – 300 zł, wartość karty sportowej – 240 zł oraz wynagrodzenie ze zmiennego składnika za czas zwolnienia ze świadczenia pracy na związkowe szkolenie. Wynosi ono 15,92 zł, co wynika z wyliczenia:
350 zł : 176 godz. (nominał dla października) = 1,99 zł
1,99 zł x 8 godz. = 15,92 zł.
Lista płac na październik 2017 roku
| Elementy | Kwota | Sposób wyliczenia | ||||
| Przychód | 5705,92 zł | 4800 zł + 350 zł + 15,92 zł + 300 zł + 240 zł | ||||
| Składki na ubezpieczenia społeczne | 749,38 zł | – podstawa wymiaru: 5465,92 zł – składka emerytalna: 5465,92 zł x 9,76 proc. = 533,47 zł – składka rentowa: 5465,92 zł x 1,5 proc. = 81,99 zł – składka chorobowa: 5465,92 zł x 2,45 proc. = 133,92 zł – suma składek: 749,38 zł | ||||
| Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – do odliczenia od zaliczki na podatek | 424,49 zł 365,53 zł | – podstawa wymiaru: 4716,54 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 749,38 zł) 4716,54 zł x 9 proc. = 424,49 zł 4716,54 x 7,75 proc. = 365,53 zł | ||||
| Zaliczka na podatek dochodowy | 460 zł | Przychód do opodatkowania: 5705,92 zł – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 4845 zł [5705,92 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) – 749,38 (składki społeczne)] – zaliczka do US: 460 zł [(4845 zł x 18 proc.) – 46,33 zł (kwota zmniej szająca podatek) = 825,77 zł – 365,53 zł (składka zdrowotna) = 460,24 zł] | ||||
| Wynagrodzenie netto | 3532,05 zł | (4800 zł + 350 zł + 15,92 zł) – (749,38 zł + 424,49 zł + 460 zł) | ||||
| Potrącenie | 45 zł | |||||
| Do wypłaty | 3487,05 zł | 3532,05 zł – 45 zł | ||||
Podstawa prawna
Art. 1, art. 31, art. 331 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881).
Art. 91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Art. 12 ust. 1, ust. 2a, ust. 2c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).
Par. 5 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).
