Subskrybuj nas na Youtube
Od 1 czerwca pracodawcy użytkownicy muszą uwzględniać w niej nowy limit 18 miesięcy zatrudnienia. Nie ma jednak jasnych wytycznych co do sposobu zliczania okresów pracy.
Każda firma korzystająca z pracowników tymczasowych od początku czerwca musi prowadzić ich ewidencję i zliczać okresy zatrudnienia, aby nie przekroczyć 18 miesięcy korzystania z pracy danej osoby. Byłoby to bowiem wykroczenie, za które grozi obecnie grzywna od 1000 do 30 000 zł. W ustawie nie ma jednak przepisów dotyczących liczenia terminów. Będzie to więc trudne zadanie, zwłaszcza że – jak się wydaje – 18 miesięcy nie zawsze będzie równe 540 dniom, bo okres ten może mieć różną długość.
Nowy obowiązek
Zgodnie z nowo dodanym art. 14a ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (dalej: u.z.p.t.) pracodawca użytkownik ma obowiązek prowadzenia ewidencji osób wykonujących pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz umowy prawa cywilnego. Może być ona prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej, oddzielnie dla każdej osoby. W dokumencie tym uwzględnia się wszystkie okresy pracy wykonywane na rzecz danej firmy (pracodawcy użytkownika) bez względu na to, jaka agencja pracy tymczasowej zatrudniała pracownika oraz na podstawie jakiej umowy praca była wykonywana.
Od 1 czerwca 2017 r. limity dopuszczalnego korzystania z pracy tymczasowej dotyczą każdego pracodawcy użytkownika z osobna, a nie jak dotychczas agencji. Znika zatem w praktyce możliwość przerzucania pracownika pomiędzy agencjami i korzystania z jego pracy przez okresy trwające nawet po kilka lat. Zjawisko to określane było mianem pączkowania agencji, które miały często po kilka zarejestrowanych spółek z odrębnymi certyfikatami agencji zatrudnienia, co umożliwiało pracodawcom długofalowe korzystanie z takich pracowników przy współpracy z grupą spółek.
Minimalna treść ewidencji to dane identyfikujące pracownika, a więc co najmniej jego imię i nazwisko oraz data rozpoczęcia i data zakończenia wykonywania pracy tymczasowej. Warto jednak od razu zliczać okresy zatrudnienia, sumując długości poszczególnych umów w celu pilnowania dopuszczalnego limitu zatrudnienia pracownika tymczasowego. Ze względu na zmiany nazwisk w przypadku kobiet wskazane jest także wprowadzenie do ewidencji numerów PESEL, aby przypadkowo nie przekroczyć dopuszczalnego okresu korzystania z pracy danego pracownika tymczasowego.
Ewidencja ma obejmować okres 36 kolejnych miesięcy. Należy ją przechowywać przez okres prowadzenia i przypadający bezpośrednio po nim okres kolejnych 36 miesięcy, a więc łącznie przez 6 lat. [tabela]
Trzy możliwości
W przedstawionej tabeli przyjęto proste zasady zatrudnienia. Długości umów o pracę zawsze pokrywały się z miesiącami kalendarzowymi, przy czym nie powinno budzić wątpliwości, że liczymy je jako miesiące zatrudnienia. W praktyce jednak są aż trzy możliwości liczenia terminów miesięcznych w celu ustalenia okresu zatrudnienia pracownika tymczasowego:
● jako okresów 30-dniowych,
● zgodnie z art. 112 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.), czyli do dnia odpowiadającego datą pierwszemu dniowi terminu, np. od 15 maja do 15 czerwca,
● zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego dotyczącym obliczania stażu pracy, czyli np. od 15 maja do 14 czerwca.
WAŻNE
Ewidencję należy przechowywać przez 36 miesięcy jej prowadzenia i bezpośrednio potem przez kolejne 36 miesięcy.
Niestety wydaje się, że nie ma prostego rozstrzygnięcia powyższego dylematu i trzeba będzie stosować mieszaną metodę liczenia terminów, stanowiącą połączenie metody pierwszej i trzeciej. W orzecznictwie SN od lat przyjmuje się bowiem, że w prawie pracy terminy liczymy właśnie tak, a nie zgodnie z art. 112 kodeksu cywilnego. [przykład 1]
PRZYKŁAD 1
W trakcie miesiąca
Pracownik tymczasowy został zatrudniony na podstawie umowy o pracę od 20 czerwca 2017 r. do 31 grudnia 2017 r. Miesiące zatrudnienia będą liczone od 20. dnia danego miesiąca do 19. dnia kolejnego miesiąca. Zatem 19 grudnia 2017 r. upłynie pracownikowi sześć miesięcy wykonywania pracy tymczasowej.
Przy takim liczeniu miesiąca, jak w przykładzie 1, mogą pozostać okresy kilku-, kilkunastodniowe, które powinny zostać uwzględnione przy kolejnym zatrudnieniu. I tutaj otwiera się możliwość zastosowania k.c., choć nie art. 112, a art. 114. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli termin jest oznaczony w miesiącach lub latach, a ciągłość terminu nie jest wymagana, miesiąc liczy się za 30 dni, a rok za 365 dni. Miesiąc liczymy zatem jako 30 dni tylko wtedy, gdy jest on przerywany, a nie ciągły. Z całą więc pewnością 18 miesięcy zatrudnienia nie zawsze będzie równe 540 dniom (18 miesięcy x 30 dni), ale może wynieść więcej, gdyż niektóre miesiące będą policzone potocznie po 31 dni. Jednakże w przypadku krótkich zatrudnień będziemy sumować umowy zlecenia i o pracę do 30 dni. [przykład 2]
PRZYKŁAD 2
Krótkie epizody
Pracownik tymczasowy był zatrudniony w firmie X najpierw na podstawie umowy o pracę na 10 dni, następnie po kilku miesiącach na podstawie umów zlecenia na 2 i 5 dni, po czym znowu zatrudniono go na podstawie umowy o pracę na 20 dni. W sumie więc przepracował 37 dni, a więc miesiąc i 7 dni.
Przykład 2 pokazuje kolejny problem z policzeniem okresu miesiąca w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika. Z jednej strony musimy bowiem uwzględnić niepoliczone dotychczas dni pracy, a z drugiej w przypadku dłuższego zatrudnienia wydaje się, że będzie trzeba policzyć terminy według różnych metod, najpierw jako 30 dni, a następnie już w sposób potoczny. W takim bowiem przypadku jedynie pierwszy miesiąc będzie przerywany, a już kolejne będą przypadać w okresie ciągłego zatrudnienia na podstawie danej umowy, co byłoby argumentem za ich innym liczeniem. [przykład 3]
PRZYKŁAD 3
Łączenie metod
Pracownik tymczasowy wykonywał pracę w firmie X na podstawie trzech kolejnych umów zlecenia trwających po 12 dni każda. Przepracował więc 36 dni, co oznacza, że jeśli kolejną umowę zawrze na okres trzech miesięcy, to najpierw 6 dni z poprzedniego okresu pracy zsumujemy z 24 dniami trwania kolejnej umowy, a następnie już będziemy liczyli miesiące potocznie zgodnie z metodą opisaną w przykładzie 1.
Od kiedy
Zgodnie z przepisami przejściowymi wynikającymi z ustawy z 7 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych okresy zatrudnienia wynikające z umów trwających w dniu jej wejścia w życie (umów o pracę i umów prawa cywilnego) wlicza się do limitów dopuszczalnego zatrudnienia tymczasowego, ale tylko w części przypadającej od 1 czerwca 2017 r., czyli od początku obowiązywania nowych regulacji. Również od tej daty liczy się bieg 36 kolejnych miesięcy, w ramach których limitowane jest korzystanie z pracy tymczasowej świadczonej przez daną osobę.
W praktyce oznacza to, że w prowadzonej ewidencji pracowników tymczasowych można ująć okresy zatrudnienia, począwszy od 1 czerwca. Powyższe już jednak nie wynika wprost z przepisów przejściowych, gdyż żaden z nich nie odnosi się do zastosowania nowego art. 14a u.z.p.t. Można więc rozpocząć ewidencję, wprowadzając do niej wszystkie trwające w dniu 1 czerwca umowy o pracę i umowy cywilnoprawne i wskazując rzeczywiste daty rozpoczęcia pracy na ich podstawie, ale części okresów zatrudnienia na podstawie tych umów, przypadające do 31 maja 2017 r., nie będą uwzględniane przy ustalaniu limitów wynikających z art. 20 u.z.p.t. [przykład 4]
PRZYKŁAD 4
Od daty wejścia w życie
Pracownik tymczasowy pracuje w firmie Y na podstawie umowy o pracę zawartej na 6 miesięcy, a trwającej od 1 marca 2017 r. do 31 sierpnia 2017 r. Umowa ta obowiązywała zatem 1 czerwca i okres przypadający od tej daty ma być uwzględniony w nowym limicie zatrudnienia, wynoszącym 18 miesięcy pracy u danego pracodawcy użytkownika. Z tej umowy do limitu wliczymy zatem tylko okres trzech miesięcy (czerwiec, lipiec, sierpień) bez względu na to, czy cały jej okres zostanie wpisany do ewidencji zatrudnienia pracowników tymczasowych, czy tylko jego część przypadającą po zmianie przepisów. ⒸⓅ
Ewidencja dla już zatrudnionych pracowników będzie musiała zatem obejmować okres 36 miesięcy liczonych od 1 czerwca 2017 r., a więc okres do 31 maja 2020 r., a obowiązek jej przechowywania będzie istniał jeszcze przez kolejne 36 miesięcy – do 31 maja 2023 r. W przypadku osób zatrudnianych po tej dacie terminy powyższe będą liczone od daty zatrudnienia każdego pracownika.
Ryzyko błędów
Ustawa nie przewiduje wprost żadnych konsekwencji ewentualnych błędów popełnionych w ewidencji pracowników tymczasowych, chociaż ostatnie zmiany służyć mają pilnowaniu przestrzegania limitów korzystania z pracy tymczasowej osób ją wykonujących. Jednak takie błędy mogą pociągnąć za sobą odpowiedzialność wykroczeniową wynikającą z art. 27b ust. 2 u.z.p.t.
Od 1 czerwca 2017 r. wykroczeniem jest bowiem korzystanie z pracy pracownika tymczasowego przez pracodawcę przez okres przekraczający w sumie 18 miesięcy w okresie kolejnych 36 miesięcy. Jeśli więc pracodawca nie uwzględni jakiegoś okresu pracy w ewidencji lub źle policzy terminy i Państwowa Inspekcja Pracy stwierdzi, że przekroczono limit zatrudnienia, to ukarze ona osobę działającą w tym zakresie w imieniu pracodawcy mandatem karnym. Ponadto należy pamiętać, że nieuwzględnianie niektórych umów danego pracownika w ewidencji może zostać potraktowane jako jej fałszowanie przez pracodawcę, co może wiązać się z powiadomieniem przez PIP prokuratury. Inspektor pracy powinien bowiem złożyć w takim przypadku zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa dotyczące fałszowania dokumentacji pracowniczej.ⒸⓅ
TABELA.
Wzór ewidencji ⒸⓅ
| Imię i nazwisko: Jan Kowalski PESEL: 82091804555 | |||||
| Rodzaj umowy | Data zatrudnienia | Data zwolnienia | Okres zatrudnienia | Suma zatrudnienia | Agencja pracy tymczasowej |
| o pracę | 1.06.2017 r. | 31.07.2017 r. | 2 miesiące | 2 miesiące | JOB sp. z o.o. |
| zlecenie | 1.08.2017 | 31.08.2017 r. | 1 miesiąc | 3 miesiące | Praca sp. z o.o. |
| zlecenie | 1.01.2018 r. | 31.01.2018 r. | 1 miesiąc | 4 miesiące | Work SA |
| o pracę | 1.01.2019 r. | 31.3.2019 r. | 3 miesiące | 7 miesięcy | JOB sp. z o.o. |
| zlecenie | 1.07.2019 r. | 31.07.2019 r. | 1 miesiąc | 8 miesięcy | JOB sp. z o.o. |
Podstawa prawna
Art. 14a, 20 i 27b ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 360 ze zm.).
Art. 14-16 ustawy z 7 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 962).
Art. 112 i 114 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).
Łukasz Prasołek, były pracownik PIP i SN, specjalista z zakresu prawa pracy
