- Wybrane sądy przetestują pierwsze funkcjonalności systemu cyfrowego prowadzenia akt. Dzięki temu dowiemy się, jak działa on w praktyce, co sądom się podoba, a co wymaga poprawy, czy układ na ekranie jest czytelny, czy elementy graficzne są odpowiednio dobrane, czy nie brakuje informacji, które pozwalają efektywnie pracować - tłumaczy Grzegorz Polak, dyrektor Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych w Ministerstwie Sprawiedliwości.

Sądowe akta do skanowania

W tych samych sądach rozpocznie się również proces skanowania dokumentów, o ile już wcześniej nie zaczęły one tego robić. Natomiast pozwy i akty oskarżenia nadal będą składane w tradycyjnej formie. MS zapewnia, że to tylko kwestia czasu i ten etap również zostanie zdigitalizowany.

- Od czegoś trzeba zacząć - a cyfrowe akta to pierwszy, niezbędny krok w kierunku pełnej elektronizacji postępowań sądowych – podkreśla Grzegorz Polak.

Aneta Wiewiórowska-Domagalska, pełnomocniczka Ministra Sprawiedliwości ds. Ochrony Praw Konsumenta i zastępczyni dyrektora Departamentu Analiz i Strategii w MS, dodaje, że resort wybrał do testów różnorodne sądy – zarówno okręgowe, jak i rejonowe – oraz różne wydziały, w tym m.in. frankowe.

- Sprawy frankowe traktujemy jako sprawy testowe. Są unikalne i pozwalają nam na zdobywanie wiedzy oraz weryfikację rezultatów, ponieważ ich jednorodność umożliwia uzyskanie miarodajnych i łatwych do sprawdzenia wyników – wyjaśnia Aneta Wiewiórowska-Domagalska.

Akta będą prowadzone również w formie papierowej. MS zapowiada pełne wsparcie dla osób wykluczonych cyfrowo.

- Będą one miały zapewniony równie efektywny dostęp do wymiaru sprawiedliwości, co użytkownicy korzystający z nowoczesnych technologii. W tym zakresie rozważane są różne rozwiązania, takie jak pomoc prawna czy możliwość składania dokumentów w formie papierowej, które następnie będą digitalizowane przez sąd. Prowadzone pilotaże pozwolą na wybór optymalnej formy - tłumaczy Aneta Wiewiórowska-Domagalska.

Hale wypełnione teczkami

Sędziowie są nastawieni pozytywnie do digitalizacji akt sądowych, choć są i tacy, którzy wolą pracować na „papierze”.

- Jak to zwykle bywa, diabeł tkwi w szczegółach. Pojawia się pytanie: czy akta będą skanowane przez sądy, czy też strony i pełnomocnicy będą zobowiązani do przesyłania pism i pozwów drogą elektroniczną? Z tego, co wiem, wprowadzany obecnie program biurowy umożliwia szybkie skanowanie dokumentów - mówi Tomasz Niewiadomski, sędzia Sądu Okręgowego w Warszawie.

Jego zdaniem podstawowe akta powinny być prowadzone w formie elektronicznej. Dlaczego?

- Wystarczy zajrzeć do archiwum wydziału frankowego Sądu Okręgowego w Warszawie, by zrozumieć skalę problemu. Zajmuje ono kilka ogromnych hal, w których leżą tysiące akt. Ich zeskanowanie zajmie lata. Dlatego digitalizację należy rozpocząć od tzw. nowego wpływu, czyli nowych spraw wpływających do sądu – tłumaczy sędzia Niewiadomski.

Przypomina, że podobną operację migracyjną przeprowadzono już wcześniej. Chodzi o cyfryzację ksiąg wieczystych. Wówczas utworzono specjalne ośrodki migracyjne, zatrudniono dodatkowy personel, który pracował nad tym przez wiele lat. Z perspektywy czasu uważa on, że było to bardzo dobre rozwiązanie.

Tak jak większość sędziów, opowiada się za tym, by to pełnomocnicy składali pozwy i pisma procesowe w formie elektronicznej. Dzięki temu odciąży się pracowników sekretariatów, a dokumenty szybciej trafią do sądowych baz danych. Nie ma jednak złudzeń, to nadal pieśń przyszłości.

- Nie wiem, czy uda się ten proces w pełni wdrożyć, ponieważ część społeczeństwa w ogóle nie funkcjonuje w przestrzeni cyfrowej. Dotyczy to również części sędziów, którzy nie będą zadowoleni z takiej zmiany, ponieważ wiąże się to z większym zakresem obowiązków. Są też tacy, którzy po prostu wolą pracować z papierowymi aktami – twierdzą, że jest im z nimi łatwiej – dodaje sędzia Niewiadomski.

Według sędziego powinny istnieć dwie formy pracy – zarówno cyfrowa, jak i tradycyjna – tak, aby każdy mógł korzystać z tej, którą preferuje.

- Teoretyzuję teraz, bo to wymaga głębszej analizy i weryfikacji w praktyce. Może coś na wzór systemu ksiąg wieczystych - one przecież są obecnie dostępne elektronicznie, choć nadal funkcjonują podręczne dokumenty papierowe, np. wyciągi czy odpisy - zastanawia się sędzia Niewiadomski.

Udało się w prokuraturze, to i w sądach się uda

Zapytani przez nas prawnicy przypominają jednak, że zdigitalizowane akta już teraz świetnie sprawdzają się w prokuraturach. Usprawniają prowadzenie postępowań.

- Jeżeli w danym śledztwie jest 30 podejrzanych i 30 obrońców, samo fizyczne udostępnienie akt mogłoby przedłużyć postępowanie o wiele miesięcy lub uniemożliwić skuteczne prawo do obrony. A tak, każdy obrońca otrzymuje link z dostępem do akt - tłumaczy Andrzej Zorski, adwokat, wspólnik w kancelarii PZ Adwokaci.

Nie ma on wątpliwości, że w sądach będzie podobnie. Skończy się wreszcie odraczanie rozpraw z tego powodu, że np. akta są w innym sądzie z zażaleniem jednej ze stron.

- Dzięki digitalizacji postępowania nabiorą tempa. Ułatwi to życie zarówno pełnomocnikom, jak i samym sądom. Na pewno pojawią się głosy krytyczne, ale szczerze mówiąc, poza tym, że pracownicy sądów będą mieć więcej pracy i trzeba będzie zatrudnić dodatkowe osoby do digitalizacji akt, nie dostrzegam istotnych wad – dodaje mec. Zorski.

I postuluje, żeby dodatkowo umożliwić jeszcze wysyłanie pism procesowych przez pełnomocników za pośrednictwem portalu.

- Wówczas problem digitalizacji w ogóle zniknie. Sąd będzie wysyłał pisma elektronicznie, a pełnomocnik zobaczy je w systemie. Nie będzie odraczania rozpraw, bo „ktoś czegoś nie dostał” albo dlatego, że „coś nie trafiło do akt”. Szczególnie wyraźnie widać to w wydziałach frankowych, nasze pisma trafiają do sędziego dopiero po dwóch tygodniach od ich złożenia w sądzie - twierdzi adwokat.

W jego opinii sądy powinny również zapewniać każdemu dostęp do akt. Tradycyjne czytelnie zastąpić przez czytelnie elektroniczne. Jeśli ktoś będzie chciał przyjść osobiście, wystarczy komputer z dostępem do systemu.

Także mec. Zorski apeluje jednak, by nie zapominać o osobach wykluczonych cyfrowo.

- Nie możemy wykluczać tych, którzy nie posługują się nowymi technologiami. Powinno istnieć jakieś „obejście”. Na uzasadniony wniosek sąd powinien móc odstąpić od stosowania elektronicznych akt, np. gdy strona postępowania jest niedołężna lub nieporadna cyfrowo – uważa.

- Nie powinno to jednak dotyczyć zawodowych pełnomocników, którzy po prostu muszą się do tego dostosować tak samo, jak dostosowali się do odbierania pism z portalu informacyjnego – zaznacza.