Śledzenie postępowań wymaga ponadprzeciętnej czujności

W przypadku postępowania administracyjnego dotyczącego więcej niż 20 stron prowadzący je urzędnik może informować zainteresowanych o jego przebiegu i wyniku za pomocą obwieszczenia wywieszanego w siedzibie organu albo publikowanego na stronie Biuletynu Informacji Publicznej (BIP). Pozwalają mu na to przepisy (patrz: grafika), które wymagają od organu indywidualnego zawiadomienia stron jedynie na początku procedury. Należy wówczas poinformować uczestników, że dalsze informacje będą im przekazywane zbiorczo.

Najczęściej ta instytucja prawna bywa wykorzystywana w postępowaniach dotyczących zgód środowiskowych i szeroko rozumianego procesu inwestycyjnego. Często chodzi o lokowanie podziemnych rur przewodzących gaz albo naziemnych instalacji linii wysokiego napięcia przebiegających przez posesje nierzadko dziesiątek prywatnych właścicieli gruntów, a montowanych przez państwo bądź współpracujące z nim podmioty gospodarcze.

Nieprzyjazna forma

Wątpliwości co do zasadności dalszego wykorzystywania tej instytucji zgłosił rzecznik praw obywatelskich, który we wrześniu, w piśmie skierowanym do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, wskazywał na archaiczność przepisów i postulował rozważenie ich zmiany.

Jego zdaniem przewidziana w art. 49 i art. 49a kodeksu postępowania administracyjnego instytucja prawna jest wadliwa i „chociaż – przynajmniej formalnie – jej konstrukcja powinna gwarantować możliwość czynnego udziału stron w postępowaniu, pozostaje przedmiotem nieustającej krytyki ze względu na nieprzyjazną dla obywateli formę dokonywania zawiadomień, wymagającą od nich zachowania ponadprzeciętnej czujności i w zasadzie bieżącego śledzenia działania organu”. Zdaniem RPO relatywnie częste są sytuacje (zwłaszcza w przypadku obligatoryjnego stosowania art. 49 par. 1 k.p.a.), w których zainteresowane osoby post factum dowiadują się o wydaniu przez organ administracji rozstrzygnięcia czy też wręcz o samym fakcie prowadzenia postępowania administracyjnego w danej sprawie.

Marcin Kembłowski, adwokat i członek zespołu nieruchomości i procesu inwestycyjnego w kancelarii WKB Lawyers, wyjaśnia, że przewidzianą w art. 49a k.p.a. formę zawiadamiania można wykorzystywać w postępowaniach, w których bierze udział więcej niż 20 stron, albo tam, gdzie pozwalają na to przepisy szczegółowe. Dzieje się tak m.in. w przypadku postępowania w przedmiocie wydania decyzji określającej środowiskowe uwarunkowania przedsięwzięć oddziaływujących na mieszkańców obszaru wokół inwestycji lub też w postępowaniu w przedmiocie wydania decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego dla przedsięwzięć, które również mają bezpośredni wpływ na okolicę.

– Ta forma zawiadomień miała stanowić swoisty kompromis zapewniający z jednej strony sprawność prowadzonego postępowania (zwłaszcza przy dużej liczbie uczestniczących w nim podmiotów), a z drugiej należyte zabezpieczenie i zapewnienie obowiązku informacyjnego wobec stron. Niestety, druga ze wskazanych funkcji tego przepisu faktycznie może być trudna do spełnienia w sytuacji, gdy którakolwiek ze stron postępowania działa bez pomocy prawnej, czyli np. pełnomocnika, którego jednym z obowiązków w takiej sytuacji byłoby bieżące monitorowanie statusu sprawy – ocenia Marcin Kembłowski.

Według niego słusznym pomysłem byłoby wprowadzenie zmian w przepisach, które pozwoliłyby uniknąć ryzyka przeoczenia przez zainteresowanego decyzji organu ogłoszonej np. w BIP. Przegapienie rozstrzygnięcia może bowiem skutkować upływem terminu na złożenie odwołania od decyzji organu.

– Możliwe do rozważenia byłoby wprowadzenie przepisu, który zobowiązywałby organ do doręczania w sposób tradycyjny pism i decyzji, przynajmniej tych, jedynie w określonym terminie, lub wprowadzenie w takich przypadkach obowiązku dokonywania doręczeń w formie elektronicznej – proponuje mec. Kembłowski.

Doręczenia elektroniczne

Według prof. Roberta Suwaja, kierownika Zakładu Prawa Administracyjnego i Nauki o Politykach Publicznych Politechniki Warszawskiej, rozwiązanie przewidziane w art. 49 i 49 a k.p.a. jest praktyczne i pozwala zaoszczędzić urzędowi na kosztach doręczeń tradycyjnych listów. Nasz rozmówca podkreśla, że urzędnik może skorzystać z tej opcji, tylko jeśli wszczynając postępowanie, zawiadomi wszystkie strony indywidualnie o tym, że kolejne informacje będą im przekazywane w drodze obwieszczenia.

– Oczywiście może się zdarzyć, że ktoś w ogóle nie będzie zdawał sobie sprawy z bycia stroną postępowania. Prosty przykład: nowi właściciele gruntu, którzy nie zgłosili zakupu do gminnej ewidencji, nie będą mogli zostać skutecznie zawiadomieni o uczestnictwie w postepowaniu. Tylko że w tym przypadku to już skutek ich własnego niedopatrzenia – ocenia prof. Robert Suwaj.

W piśmie skierowanym do resortu spraw wewnętrznych i administracji RPO wskazuje, że ,,w dobie rozwoju technologii informatycznych” oraz wdrażania przez administrację publiczną doręczeń elektronicznych „utrzymywanie w pełni stanu – było nie było – istotnego upośledzenia jawności procedur administracyjnych wynikającego ze stosowania art. 49 i art. 49a kodeksu budzi wątpliwości”.

Profesor Suwaj propozycję usunięcia z k.p.a. przepisów zezwalających na zawiadamianie stron za pomocą obwieszczenia i zastąpienia ich obowiązkiem doręczeń elektronicznych ocenia jako przedwczesną. Nasz rozmówca zauważa, że osoby fizyczne najczęściej nie są zainteresowane przystąpieniem do systemu doręczeń elektronicznych. Z tego powodu stosunkowo niewielu Polaków korzysta z tej opcji. Zdaniem Roberta Suwaja obwieszczenia w BIP, mimo że nieco przestarzałe, wciąż bardziej odpowiadają realiom niż to, co proponuje RPO.

– Problemem nie jest sama metoda zawiadamiania stron o toczących się postępowaniach, ale to, że na mocy kilkunastu specustaw państwo, zupełnie lekceważąc interesy właściciela, może zdecydować o postawieniu na jego gruncie słupów z liniami wysokiego napięcia albo posadowieniu rur z okablowaniem – przekonuje prof. Suwaj.©℗