Dostęp do informacji publicznej. Organ nie może się zasłaniać niewłaściwą konfiguracją e-maila

Sygnalizowane przez organ problemy techniczne w ustaleniu wpływu wniosku nie mogą szkodzić stronie, która dochowując należytej staranności zwraca się o udostępnienie informacji publicznej. Brak wiedzy organu o wpływie wniosku obciąża organ, gdyż świadczy o niewłaściwej organizacji działalności urzędu – stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie w niedawno opublikowanym orzeczeniu.

Sprawa dotyczyła kobiety, która chciała uzyskać od Wójta Gminy Jedwabno dane o organizacji jednostki w latach 2015-2022. W tym celu za pośrednictwem e-maila złożyła wniosek o udostępnienie informacji publicznej. Pozostał on jednak bez jakiekolwiek odpowiedzi. Wobec tego postanowiła ona złożyć skargę na bezczynność organu do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. W uzasadnieniu wskazał, że złożony wniosek za pośrednictwem e-maila został złożony o godzinie 20:49, a więc poza godzinami pracy urzędu. Z nieznanych dla pracowników powodów wiadomość ta nie wyświetliła się i nie została zarejestrowana w najbliższym możliwym dniu roboczym. Dopiero wraz ze złożoną skargą organ zweryfikował zawartość swojej skrzynki e-mail i odnalazł przy zastosowaniu ustalonych filtrów wniosek. Wójt podkreślił, że nierozpatrzenie tego wniosku wcześniej nie było celowe ani zawinione, a u podstaw tego leżą problemy techniczne ze skrzynką e-mail urzędu gminy. Ponadto po jego odnalezieniu został on niezwłocznie rozpatrzony i udzielono odpowiedzi na zadane pytania.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie przyznał, że co prawda organ udzielił skarżącej kompletnej informacji, jednak okoliczność ta nie uzasadniała oddalenia skargi. Została ona bowiem wywiedziona zasadnie, gdyż w dniu jej wniesienia wójt pozostawał w bezczynności. Wniosek został złożony skutecznie na oficjalny adres e-mail urzędu w godzinach wieczornych. Organ powinien zatem odebrać wiadomość następnego dnia roboczego i udzielić odpowiedzi w ciągu 14 dni, czego nie uczynił. Wniosek rozpatrzył później na dopiero na skutek wniesienia skargi.

- Sygnalizowane przez organ problemy techniczne w ustaleniu wpływu wniosku nie mogą szkodzić stronie, która dochowując należytej staranności zwraca się o udostępnienie informacji publicznej. Brak wiedzy organu o wpływie wniosku obciąża organ, gdyż świadczy o niewłaściwej organizacji działalności urzędu i konieczności wypracowania rozwiązań, które nie dopuszczą ponownie do takiej sytuacji – czytamy w uzasadnieniu.

WSA wskazał również, że „do obowiązków organu administracji publicznej należy taka konfiguracja poczty elektronicznej, w tym filtrów antyspamowych, oraz takie zorganizowanie obsługi technicznej poczty elektronicznej organu, aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór przesyłanych na ten adres podań, wobec prawnej dopuszczalności ich wnoszenia także drogą elektroniczną”.

Jednakże uwagi, że wniosek został już rozpoznany skarga nie mogła zostać uwzględniona i sąd umorzył postępowanie. Nie było bowiem możliwości zobowiązania organu do określonego działania, które przed dniem orzekania zostało już podjęte.

Jako, że skarga, zdaniem WSA, została zasadnie wniesiona postanowiono kosztami postępowania obciążyć organ.

Wyrok WSA w Olsztynie z 19.01.2023 r., II SAB/Ol 218/22