rozwiń ›

Czym są e-Doręczenia?

E-Doręczenia stanowią prawnie wiążący cyfrowy odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru. System ten został wprowadzony, aby ułatwić, usprawnić i ujednolicić wymianę korespondencji urzędowej pomiędzy instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami oraz obywatelami. Kluczową zaletą e-Doręczeń jest zapewnienie bezpieczeństwa i pełnej mocy prawnej każdej dostarczonej wiadomości. System e-Doręczeń może być wykorzystywany w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym.

Chociaż korzystanie z systemu nie jest obowiązkowe dla obywateli, w przypadku posiadania elektronicznej skrzynki w systemie, wszelka korespondencja od instytucji publicznych będzie dostarczana wyłącznie na ten adres.

Ważne

Jeśli nie odczytasz korespondencji w ciągu czternastu dni, urząd uzna ją za skutecznie doręczoną – zasada ta, zwana fikcją doręczenia, działa analogicznie do nieodebranego awizo dla listów poleconych za potwierdzeniem odbioru, przy czym system automatycznie rejestruje i poświadcza datę nadania oraz odbioru korespondencji.

Koniec okresu przejściowego dla urzędów

Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o doręczeniach elektronicznych, dla podmiotów publicznych wprowadzono okres przejściowy od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r. W tym czasie jednostki te mogą nadal wysyłać korespondencję nie tylko za pomocą systemu e-Doręczeń, lecz także poprzez operatora pocztowego, platformę ePUAP lub inne systemy komunikacji. Do końca 2025 roku podmioty publiczne mogą jeszcze rezygnować z korzystania z e-Doręczeń w wyjątkowych sytuacjach – na przykład z powodów organizacyjnych, technicznych lub gdy adresat (niebędący podmiotem publicznym) nie miał adresu do doręczeń elektronicznych. Jednak od 1 stycznia 2026 r. zasada ta przestanie obowiązywać, a wszystkie instytucje publiczne będą zobowiązane do doręczania pism wyłącznie za pośrednictwem e-Doręczeń jako podstawowego kanału komunikacji.

Koniec papierowego awizo? E-Doręczenia od 1 stycznia 2026 r.

Jak już wspomniano, od 2026 roku każda instytucja publiczna będzie zobowiązana do doręczania pism przede wszystkim za pośrednictwem systemu e-Doręczeń, kierując korespondencję do odbiorców posiadających w nim adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Ministerstwo Cyfryzacji informuje, że ADE obowiązkowo posiadają instytucje, firmy zarejestrowane w KRS oraz przedsiębiorcy aktualizujący wpis do CEIDG.

Co istotne, nie oznacza to całkowitego zniknięcia kwitków awizo. Poczta Polska będzie je nadal stosować w przypadku listów poleconych dostarczanych tradycyjnie, w fizycznej postaci. Zmiana dotyczy wyłącznie pism urzędowych i tylko w sytuacji, gdy obywatel posiada aktywny adres do doręczeń elektronicznych – wówczas korespondencja urzędowa trafia na skrzynkę cyfrową, a fizyczne awizo staje się zbędne.

Wdrażanie E-Doręczeń w 2025 r.

Już od 1 stycznia br. e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla instytucji publicznych w Polsce oraz dla osób wykonujących zawody zaufania publicznego, takich jak adwokaci, radcy prawni i doradcy podatkowi. Następnie, od 1 kwietnia, do systemu dołączyły firmy zarejestrowane w KRS. Kolejnym etapem był 1 lipca, kiedy to e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, którzy dokonują jakiejkolwiek zmiany w swoim wpisie.

E-Doręczenia od 1 października 2026 r. dla przedsiębiorców

Wprowadzenie systemu e-Doręczeń realizowane jest etapami, zgodnie z przyjętym harmonogramem legislacyjnym. Obowiązek korzystania z tego narzędzia zostanie rozszerzony od 1 października 2026 roku na wszystkie podmioty gospodarcze (zarejestrowane w CEIDG do końca 2024 roku).

Ostatnia faza wdrożenia, stanowiąca finalizację transformacji cyfrowej, nastąpi do października 2029 roku i obejmie kluczowe jednostki sektora publicznego, takie jak jednostki samorządu terytorialnego, sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania oraz Służba Więzienna.

Jak korzystać z e-Doręczeń?

Korzystanie z systemu e-Doręczeń jest możliwe za pośrednictwem kilku dedykowanych kanałów:

  • przez oficjalną skrzynkę e-Doręczeń dostępną na stronach mObywatel.gov.pl oraz edoreczenia.gov.pl,
  • za pomocą skrzynki zintegrowanej z Kontem Przedsiębiorcy na platformie biznes.gov.pl,
  • poprzez system kancelaryjny EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) zintegrowany z e-Doręczeniami,
  • korzystając z aplikacji dostarczanych przez certyfikowanych operatorów świadczących usługę e-Doręczeń.

Podstawa prawna i zmiany legislacyjne

Podstawą funkcjonowania systemu jest Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadzona w 2020 roku. Ostatnia istotna zmiana legislacyjna miała miejsce w grudniu 2024 roku, kiedy to nowelizacja wprowadziła między innymi okres przejściowy dla niektórych podmiotów. Obecnie, w sierpniu bieżącego roku, resort cyfryzacji opublikował kolejny projekt nowelizacji, którego celem jest doprecyzowanie definicji kluczowych pojęć oraz uregulowanie zasad dotyczących korespondencji niejawnej w ramach systemu.