rozwiń ›

1 stycznia 2026 r. – start nowej ery e-Doręczeń

Z początkiem 2026 roku wchodzi w życie kolejny etap wdrażania systemu e-Doręczeń, który w praktyce oznacza koniec papierowych awiz w kontaktach z wieloma urzędami. Od tego momentu większość instytucji publicznych będzie zobowiązana do doręczania pism przede wszystkim za pośrednictwem systemu e-Doręczeń.

Nowe zasady obejmą jednak wyłącznie osoby posiadające aktywny adres do doręczeń elektronicznych (ADE). W przypadku pozostałych obywateli korespondencja nadal będzie trafiać w tradycyjny sposób — poprzez tzw. usługę hybrydową (PUH), w której pisma są wysyłane cyfrowo, a następnie drukowane w centrach Poczty Polskiej i dostarczane przez listonoszy.

Czym są e-Doręczenia i jak działają w praktyce?

E-Doręczenia stanowią prawnie wiążący cyfrowy odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru. System ten został wprowadzony, aby ułatwić, usprawnić i ujednolicić wymianę korespondencji urzędowej pomiędzy instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami oraz obywatelami. Kluczową zaletą e-Doręczeń jest zapewnienie bezpieczeństwa i pełnej mocy prawnej każdej dostarczonej wiadomości. System e-Doręczeń może być wykorzystywany w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym.

Chociaż korzystanie z systemu nie jest obowiązkowe dla obywateli, w przypadku posiadania elektronicznej skrzynki w systemie, wszelka korespondencja od instytucji publicznych będzie dostarczana wyłącznie na ten adres.

Jak działa fikcja doręczenia w systemie e-Doręczeń?

Ważne

Jeśli nie odczytasz korespondencji w ciągu czternastu dni, urząd uzna ją za skutecznie doręczoną – zasada ta, zwana fikcją doręczenia, działa analogicznie do nieodebranego awizo dla listów poleconych za potwierdzeniem odbioru, przy czym system automatycznie rejestruje i poświadcza datę nadania oraz odbioru korespondencji.

Okres przejściowy dla urzędów – do kiedy można wysyłać pisma tradycyjnie?

Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o doręczeniach elektronicznych, dla podmiotów publicznych wprowadzono okres przejściowy od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r. W tym czasie jednostki te mogą nadal wysyłać korespondencję nie tylko za pomocą systemu e-Doręczeń, lecz także poprzez operatora pocztowego, platformę ePUAP lub inne systemy komunikacji. Do końca 2025 roku podmioty publiczne mogą jeszcze rezygnować z korzystania z e-Doręczeń w wyjątkowych sytuacjach – na przykład z powodów organizacyjnych, technicznych lub gdy adresat (niebędący podmiotem publicznym) nie miał adresu do doręczeń elektronicznych. Jednak od 1 stycznia 2026 r. zasada ta przestanie obowiązywać, a wszystkie instytucje publiczne będą zobowiązane do doręczania pism wyłącznie za pośrednictwem e-Doręczeń jako podstawowego kanału komunikacji.

E-Doręczenia od 2026 roku – koniec papierowych listów z urzędu?

Jak już wspomniano, od 2026 roku każda instytucja publiczna będzie zobowiązana do doręczania pism przede wszystkim za pośrednictwem systemu e-Doręczeń, kierując korespondencję do odbiorców posiadających w nim adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Ministerstwo Cyfryzacji informuje, że ADE obowiązkowo posiadają instytucje, firmy zarejestrowane w KRS oraz przedsiębiorcy aktualizujący wpis do CEIDG.

Co istotne, nie oznacza to całkowitego zniknięcia kwitków awizo. Poczta Polska będzie je nadal stosować w przypadku listów poleconych dostarczanych tradycyjnie, w fizycznej postaci. Zmiana dotyczy wyłącznie pism urzędowych i tylko w sytuacji, gdy obywatel posiada aktywny adres do doręczeń elektronicznych – wówczas korespondencja urzędowa trafia na skrzynkę cyfrową, a fizyczne awizo staje się zbędne.

Kogo obejmie obowiązek korzystania z e-Doręczeń w 2025 i 2026 roku?

Już od 1 stycznia br. e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla instytucji publicznych w Polsce oraz dla osób wykonujących zawody zaufania publicznego, takich jak adwokaci, radcy prawni i doradcy podatkowi. Następnie, od 1 kwietnia, do systemu dołączyły firmy zarejestrowane w KRS. Kolejnym etapem był 1 lipca, kiedy to e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, którzy dokonują jakiejkolwiek zmiany w swoim wpisie.

Harmonogram wdrażania e-Doręczeń – najważniejsze terminy dla firm i urzędów

Wprowadzenie systemu e-Doręczeń realizowane jest etapami, zgodnie z przyjętym harmonogramem legislacyjnym. Obowiązek korzystania z tego narzędzia zostanie rozszerzony od 1 października 2026 roku na wszystkie podmioty gospodarcze (zarejestrowane w CEIDG do końca 2024 roku).

Ostatnia faza wdrożenia, stanowiąca finalizację transformacji cyfrowej, nastąpi do października 2029 roku i obejmie kluczowe jednostki sektora publicznego, takie jak jednostki samorządu terytorialnego, sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania oraz Służba Więzienna.

Jak założyć adres do doręczeń elektronicznych (ADE)?

Korzystanie z systemu e-Doręczeń jest możliwe za pośrednictwem kilku dedykowanych kanałów:

  • przez oficjalną skrzynkę e-Doręczeń dostępną na stronach mObywatel.gov.pl oraz edoreczenia.gov.pl,
  • za pomocą skrzynki zintegrowanej z Kontem Przedsiębiorcy na platformie biznes.gov.pl,
  • poprzez system kancelaryjny EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) zintegrowany z e-Doręczeniami,
  • korzystając z aplikacji dostarczanych przez certyfikowanych operatorów świadczących usługę e-Doręczeń.

Podstawa prawna i zmiany legislacyjne

Podstawą funkcjonowania systemu jest Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadzona w 2020 roku. Ostatnia istotna zmiana legislacyjna miała miejsce w grudniu 2024 roku, kiedy to nowelizacja wprowadziła między innymi okres przejściowy dla niektórych podmiotów. Obecnie, w sierpniu bieżącego roku, resort cyfryzacji opublikował kolejny projekt nowelizacji, którego celem jest doprecyzowanie definicji kluczowych pojęć oraz uregulowanie zasad dotyczących korespondencji niejawnej w ramach systemu.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ) o e-Doręczenia

Czy korzystanie z e-Doręczeń jest obowiązkowe dla wszystkich obywateli?

Nie, dla zwykłych obywateli korzystanie z systemu nie jest obowiązkowe. Jeśli jednak obywatel posiada aktywny Adres do Doręczeń Elektronicznych (ADE), wszelka korespondencja z instytucji publicznych będzie dostarczana wyłącznie na ten adres.

Co oznacza "fikcja doręczenia" w systemie e-Doręczeń?

Jeśli korespondencja nie zostanie odczytana w ciągu czternastu dni od momentu wysłania, urząd uzna ją za skutecznie doręczoną. Zasada ta działa analogicznie do nieodebranego awizo dla listów poleconych.

Kiedy urzędy i instytucje publiczne muszą przejść na e-Doręczenia?

Większość instytucji publicznych musi doręczać pisma głównie przez system e-Doręczeń od 1 stycznia 2026 roku. Do 31 grudnia 2025 r. trwa okres przejściowy, w którym mogą jeszcze wysyłać korespondencję tradycyjnie (np. listami lub przez ePUAP) w wyjątkowych sytuacjach.

Dla kogo e-Doręczenia są już obowiązkowe w 2025 roku?

Obowiązek objął już:

  • Instytucje publiczne i zawody zaufania publicznego (adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi) – od 1 stycznia 2025 r.
  • Firmy zarejestrowane w KRS – od 1 kwietnia 2025 r.
  • Przedsiębiorcy w CEIDG (jeśli dokonali zmiany wpisu po 1 lipca 2025 r.) – od 1 lipca 2025 r.

Kiedy e-Doręczenia obejmą wszystkich przedsiębiorców w CEIDG?

Obowiązek zostanie rozszerzony na wszystkie podmioty gospodarcze zarejestrowane w CEIDG do końca 2024 roku od 1 października 2026 roku.

Czy e-Doręczenia oznaczają całkowity koniec papierowych awizo?

Nie. Awizo nie zniknie całkowicie. Zniknie tylko w przypadku pism urzędowych, gdy obywatel posiada aktywny adres ADE (wówczas pismo trafia na skrzynkę cyfrową). Poczta Polska będzie nadal stosować awizo dla tradycyjnych, fizycznych listów poleconych.

Jak można założyć adres do doręczeń elektronicznych (ADE)?

ADE można założyć za pośrednictwem kilku kanałów, m.in.:

  • Przez oficjalne skrzynki e-Doręczeń (na stronach mObywatel.gov.pl oraz edoreczenia.gov.pl).
  • Przez skrzynkę zintegrowaną z Kontem Przedsiębiorcy na platformie biznes.gov.pl.
  • Poprzez systemy kancelaryjne EZD lub aplikacje certyfikowanych operatorów e-Doręczeń