Nazwijmy rzecz po imieniu. Czy złodziejstwo można uzasadnić? Czy dawanie łapówek można uzasadnić? – pyta Marcin Klimczak, dyrektor zespołu ds. przestępczości gospodarczej (forensic) w PwC.

To nie jest kraj dla przedsiębiorców – można pomyśleć po przeczytaniu przygotowanego przez PwC raportu „Badanie przestępczości gospodarczej 2014”. Połowa biznesmenów przyznaje, że ich firma w ciągu ostatnich dwóch lat padła ofiarą nadużyć – kradzieży, korupcji, cyberprzestępczości. Odkryliście m.in., że za 56 proc. oszustw odpowiadają sami pracownicy firm.

Co więcej, nasze badanie pokazuje, że połowa z tych oszustów to menedżerowie. To było uderzające, że osoby, które zarabiają dobre pieniądze, też decydują się na popełnianie nadużyć. W niektórych przypadkach proces okradania firmy ciągnie się latami.

Jak kradnie menedżer?

Najbardziej spektakularne są przypadki, w których osoba na wysokim stanowisku sięga po relatywnie nieduże kwoty. Jeden z najbardziej wyrazistych przykładów to dyrektor finansowy, który połakomił się na paragony zostawiane przez innych klientów restauracji, w których bywał. Po analizie dokumentów okazało się, że przy okazji jednej wizyty ten dyrektor musiałby zjadać 20 gałek lodów – takie pozycje były na rachunkach. Rozliczając je twierdził, że są to wydatki służbowe. Przy okazji innego projektu odkryliśmy, że kilku pracowników ważnego działu firmy wykorzystywało wydatki służbowe, by kupić sobie urządzenia do prywatnych mieszkań. Kupowali rowery, meble, buty, nawet szczotkę do toalety.

Dlaczego menedżer sięga po służbową kartę kupując szczotkę do toalety?

A jak pani myśli?

Bo może?

Słusznie. Z reguły zaczyna się od drobnych rzeczy, a jeśli się nie zostanie złapanym w miarę szybko, okradanie firmy może stać się normą. Często kończy się na drobnych przedmiotach, bo je zwyczajnie łatwiej jest ukryć. Kiedy się już zrobi coś większego, pojawia się strach, że to wyjdzie na jaw.

Nie ma refleksji, że działanie na szkodę firmy jest w perspektywie działaniem na własną szkodę?

Na jednym z portali internetowych przeczytałem komentarze do artykułu omawiającego nasz raport, warto się z nimi zapoznać, bo to ciekawe doświadczenie socjologiczne. Komentujący odpowiadali, że gdyby przedsiębiorcy byli uczciwi, to nikt by ich nie okradał, bo skoro „oni nam nie płacą za nadgodziny, więc musimy sobie jakoś radzić”.

Może faktycznie tak jest?

Pani mnie teraz pyta, czy popełnianie nadużyć można uzasadnić? To nazwijmy rzecz po imieniu. Czy okradanie można uzasadnić? Czy dawanie łapówek można uzasadnić? Nie można. W sytuacji, w której nie odpowiada mi sytuacja u pracodawcy, nie okradam go, tylko zmieniam pracę. Jeśli przedsiębiorca łamie moje prawa? Są odpowiednie instytucje, które się tym zajmują – choćby inspekcja pracy. Jeżeli rzeczywiście pracodawca popełnia nadużycia w stosunku do pracowników, można to zgłosić.

To, o czym rozmawiamy, nazywa się w naukach społecznych anomią pracowniczą, powszechnym przyzwoleniem na okradanie pracodawcy przez pracownika. W badaniach na ten temat pojawiają się argumenty, że jest ona zaszłością z czasów komunizmu i zniszczonego wówczas etosu pracy.

Nie jestem socjologiem ani psychologiem, nie chciałbym zbyt głęboko wchodzić w takie rozważania. Pewnie jest w tym trochę racji, bo wystarczy spojrzeć na to, jak polskie społeczeństwo traktuje ludzi, tzw. whistleblowerów, którzy informują o nadużyciach. Pokutuje przekonanie, że to donosiciele. Natomiast z drugiej strony dzisiejsi menedżerowie to wykształceni w latach 90. ludzie mający za sobą wiele szkoleń z etyki w biznesie, będący po dobrych studiach. Nie szukałbym usprawiedliwienia dla takiego człowieka, gdybym prowadził firmę.

Inne wyjaśnienia anomii pracowniczej wskazują, że nadużycia pojawiają się tam, gdzie firma jest źle zarządzana – nie ma zaufania do menedżerów, procedur bezpieczeństwa.

Tu bym się zgodził. Każdego człowieka motywuje co innego: jednych pieniądze, innych dobre słowo szefa. Jeżeli brakuje tych bodźców, pracownik, który dobrze zna realia firmy, może mieć pokusę, aby te braki sobie kompensować. A jeśli do tego menadżerowie nie wprowadzają żadnych mechanizmów zabezpieczających przed nadużyciami, mogą się spodziewać, że prędzej czy później to się na nich odbije. Nie słyszałem o żadnej polskiej firmie, która by prowadziła rekrutację w taki sposób, by sprawdzić, czy kandydat byłby skłonny popełnić nadużycia, Dobry menadżer powinien sobie zadać pytanie, czy w którymś momencie takie badanie psychologiczne nie byłoby zasadne. Ale nie chcę pani zostawiać z tak pesymistyczną wizją – menedżerów okradających firmy jest wielu, ale ta liczba spada. Jeszcze dwa lata temu w badaniu wyszło nam, że za ponad 60 proc. przypadków nadużyć popełnianych przez pracowników odpowiadali menedżerowie, dziś jest to 50 proc.

Jak firma ma być mądra przed szkodą?

To jest temat, który się pojawia od lat. Wiem, że to zabrzmi górnolotnie, ale musimy skupić się na zmianie świadomości, tworzeniu społeczeństwa obywatelskiego. Proszę zwrócić uwagę, że w Polsce na porządku dziennym jest ściąganie w szkole. Drobna rzecz, która tak naprawdę może przekładać się na dalsze życie – jeśli pozwalamy na nieuczciwość dziecku, łatwo przewidzieć, co będzie robił dorosły.

Wspomniał pan o ludziach, którzy piętnują nadużycia.

Jeśli odwoływać się do przykładów z życia codziennego, whistleblowerzy to ci, którzy zwracają uwagę, kiedy ktoś np. wyrzuca śmieci na ulicę. Ludzie generalnie nie zgadzają się na nadużycia i chcą o nich informować, potrzebują do tego jedynie odpowiednich narzędzi. W naszym badaniu okazało się, że polscy przedsiębiorcy początkowo podchodzą do systemów wykorzystujących ten sposób wykrywania nadużyć bardzo nieufnie, ale kiedy już je stworzą, są zadowoleni – po pierwsze ze skuteczności, a po drugie z tego, że whistleblowing tworzy kulturę etyczną w firmie. Pracownicy czują się bezpieczniej, mając takie narzędzie, bo wiedzą, że mogą poinformować o nadużyciach, które popełnia także ich przełożony.

Wielu pracowników uzasadnia sobie okradanie tak: nie dostaję satysfakcjonującego mnie bonusu, więc w ten sposób zadośćuczynię sobie za godziny spędzone w pracy. Problem polega na tym, że dla osób, z którymi rozmawialiśmy, żaden poziom wynagrodzenia nie byłby satysfakcjonujący

Jak dokładnie wygląda taki system?

Większość firm decyduje się na kilka różnych narzędzi, dając pracownikowi wybór. To może być call center prowadzone przez zewnętrzną firmę, linia telefoniczna obsługiwana wewnątrz firmy, specjalny adres e-mailowy, czasem jest to adres do korespondencji. Widać, że wiele firm chciałoby tego spróbować, ale zdarza się, że pierwsze próby są nieumiejętnie. Znam przypadek jednej z firm, której zarząd początkowo zdecydował się na skrzynkę na listy, ale umieścił ją na piętrze, gdzie urzędowali głównie dyrektorzy. Trzeba było przejść przez cały korytarz, żeby wrzucić do niej list. Oczywiście żaden anonim nigdy nie dotarł. Myślę, że w Polsce najskuteczniejszym sposobem nadal pozostaje e-mail.

Co się dzieje, kiedy jakiś list jednak dotrze do zarządu?

Firma może spróbować przeprowadzić własne śledztwo lub zdecydować się na takie usługi, jakie my świadczymy. Na świecie w ostatnich dwóch latach dzięki whistleblowerom i anonimom wykryto 23 proc. wszystkich nadużyć. W Polsce na razie tylko 6 proc., ale myślę, że poziom ten będzie się zwiększał. Większość zleceń, które realizujemy, bierze się właśnie z anonimów.

W raporcie zaskoczyło mnie jak wiele z osób, które działały na szkodę firmy, pozostaje bezkarnych. Nawet po tym, jak zostali zdemaskowani.

13 proc. Czy to wiele? To kwestia interpretacji.

Czyli więcej niż co dziesiąty. Moim zdaniem to wiele.

To może wynikać z prostego mechanizmu – im ktoś wyżej postawiony w organizacji, tym mniejsza ochota na to, żeby tę osobę karać. Pracodawca nie zwalnia takiej osoby dyscyplinarnie, nie informuje organów ścigania.

A co robi?

Firmy raczej grożą palcem i dają ultimatum: od tej pory będziemy się dokładniej przyglądać temu, co robisz, a na razie stawiamy grubą kreskę i dajemy ci drugą szansę.
Zapomnij o gotówce w kopercie, czyli mały poradnik korumpowania
Zapomnij o gotówce w kopercie, czyli mały poradnik korumpowania

Zobacz również

To działa?

Choć znam przypadki, w których to zadziałało i osoba, która odbyła podobną rozmowę, zrobiła karierę w organizacji, to w 99 proc. przypadków jednak tak nie jest. Prędzej czy później ten pracownik odchodzi z firmy albo przedsiębiorca decyduje się na rozstanie z nim na drodze polubownej. W tych 13 proc., o które pani zapytała, są te przypadki, w których co prawda firma nie wyciągnęła żadnych drastycznych konsekwencji, ale osoba i tak odeszła z firmy.

Jakie korzyści może mieć pracodawca z tego, że nie wyciągnie konsekwencji?

Przedsiębiorcy stwierdzili, że największe szkody związane z nadużyciem ponieśli pracownicy, a w zasadzie najbardziej ucierpiało ich morale. Przez piętnaście lat pracy w branży bardzo rzadko spotykam nadużycia, o których nikt nic nie wiedział. Kiedy wchodzimy do firmy, która zleca nam przeprowadzenie audytu śledczego, po kilku dniach mamy już przeświadczenie, że nieuczciwość menedżera jest „tajemnicą poliszynela”. Pracownicy o tym z różnych względów nie informują, ale to ma wpływ na ich samopoczucie, chęć do pracy, wiarę w sens wykonywanych obowiązków. Trzeba też pamiętać, że ryba psuje się od głowy. Więc jeśli menedżer kradnie, pracownik może próbować szukać swojego sposobu na oszukiwanie firmy.

Przedsiębiorcy boją się o morale pracowników bardziej niż o reputację?

Owszem, ale reputacja również jest bardzo ważna. Poinformowanie organów ścigania o nieprawidłowościach w firmie sprawia, że w naszych realiach ta informacja bardzo często wychodzi na rynek. Proszę sobie wyobrazić konsekwencje – 21 proc. badanych przez nas przedsiębiorców, którzy przyznali, że ich firma padła ofiarą oszustwa ze strony członka zarządu, stwierdziło, że ujawnienie przestępstwa miało wpływ na ich relacje biznesowe, a 19 proc. odczuło wpływ na relacje z organami regulacyjnymi. Z drugiej strony wykrycie nadużycia nie jest sytuacją bez wyjścia, ale zadaniem, z którym powinni poradzić sobie sprawni menedżerowie. To sytuacja kryzysowa, dokładnie taka, jak każda inna sytuacja kryzysowa, z którą trzeba się zmierzyć.

Pomówmy o stratach finansowych. To, co pokazaliście w raporcie, dalece wykracza poza gałki lodów i tanie meble.

Daliśmy przedsiębiorcom widełki, by mogli określić łączną wartość nadużyć z punktu widzenia strat finansowych. 19 proc. badanych wskazało, że doświadczyło straty pomiędzy 3 a 15 mln zł. Co więcej, takie straty mogą być powodowane przez jednego człowieka. Pewien dyrektor finansowy umówił się z kolegą, że pożyczy mu pieniądze z majątku firmy, w której pracował – 3 mln zł. Jego przełożeni pracowali w innym kraju, więc pożyczkę przez dłuższy czas udawało się ukrywać w księgach spółki. Po naszych działaniach pożyczka wyszła na jaw. Okazało się zresztą znacznie więcej: pożyczając te 3 mln, dyrektor i jego kolega założyli od początku, że spłacone zostaną jedynie pierwsze dwie – trzy raty, a potem, kiedy już wydadzą pozostałą kwotę – wstrzymają płatności. Firma nie odzyskała pożyczonych pieniędzy do dzisiaj.

Co zrobić, żeby uniknąć strat?

Przede wszystkim, i to może zabrzmieć jak kolejny truizm, – dawać dobry przykład. To jest napisane w każdym podręczniku o zarządzaniu ryzykiem nadużyć. Jeżeli menedżerowie pozwalają sobie samym na takie rzeczy, jak wliczanie prywatnych wydatków w wydatki firmowe, nie ma się co dziwić, że pracownicy robią tak samo. Do tego ważna jest praca nad etyką pracowników, czyli wszelkiego rodzaju inicjatywy, które budują świadomość w zakresie misji firmy i akceptowanych przez nią zachowań. To się osiąga przez różnego rodzaju szkolenia, i wprowadzanie kodeksów etyki w firmie. To element miękki zwalczania nadużyć.

A twardy?

Duża ilość nadużyć w Polsce wykrywana jest poza kontrolą zarządu. To nie jest prawidłowa droga, bo prowadzi do tego, że działanie na szkodę firmy zauważamy przez przypadek. Albo kogoś po prostu złapano na gorącym uczynku, albo ktoś się rozchorował, a gdy inny pracownik zastąpił go w obowiązkach, zaczął dostrzegać nieprawidłowości. Dzieje się tak głównie przez brak narzędzi. Na świecie dużo więcej nadużyć wykrywa się poprzez metodyczne zarządzanie ryzykiem. Zatrudnia się specjalne osoby, których zadaniem jest zabezpieczać firmę przed nadużyciami. Trendem jest też prowadzenie analizy danych. Cykliczne prowadzenie analiz pozwala wykryć nieprawidłowość, zanim się o niej dowiemy z prasy i zanim zapukają do nas organy ścigania.

Na czym to polega?

W XXI w. firmy posiadają ogromną bazę informacji, które analizowane przy użyciu odpowiednich metod mogą pokazać, w jakim obszarze mogło dojść do nadużyć. Wystarczy, że zestawimy rachunki naszego menedżera ze służbowej kolacji na jednym końcu Polski i jego delegację na drugi. Jeśli pochodzą z tego samego dnia, od razu widać, że coś jest nie tak. Mieliśmy przypadek, w którym księgowa przelewała pieniądze z firmy na swoje prywatne konta. W systemie płatniczym były one zarejestrowane jako rachunki bankowe jednego dostawcy, z którym współpracowała firma. To są proste rzeczy do wykrycia, ale trzeba wiedzieć, jak ich szukać. Na świecie wykrywa się w ten sposób już 9 proc. nadużyć, w Polsce – 3 proc. Ale jest nadzieja. Jeszcze w 2011 r. ten system w ogóle u nas nie działał.