Świadczenia po wypadku przy pracy i zmiana statusu ubezpieczeniowego: jak rozliczać w praktyce

Pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim ma prawo do wynagrodzenia za czas choroby przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym, a w przypadku osoby, która ukończyła 50 lat – przez 14 dni w roku kalendarzowym. Po przekroczeniu tego okresu pracownikowi przysługuje już zasiłek chorobowy. Wynagrodzenie chorobowe wypłacane jest ze środków pracodawcy, natomiast zasiłki chorobowe finansowane są z funduszy ZUS. Pracodawca, który ma uprawnienia do wypłaty zasiłków, przekazuje je swoim ubezpieczonym i rozlicza w ciężar należnych składek. Warto podkreślić, że pracownik, który uległ wypadkowi przy pracy, od pierwszego dnia niezdolności do pracy nabywa prawo do świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego.

Oznacza to, że jeżeli jeden z nich uzna zdarzenie za wypadek i potwierdzi prawo do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego, to drugi – na podstawie kopii dokumentacji wypadkowej – również powinien wypłacać pracownikowi świadczenia wypadkowe. W sytuacji, gdy drugi pracodawca wypłacał dotychczas wynagrodzenie za czas choroby, a następnie zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego, ma obowiązek skorygować dokumenty rozliczeniowe przekazane do ZUS oraz wypłacić pracownikowi wyrównanie. Należy pamiętać, że wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy stanowią 80 proc. podstawy wymiaru, podczas gdy zasiłek wypadkowy wynosi 100 proc. Dodatkowo wynagrodzenie za czas choroby jest objęte składką zdrowotną, natomiast zasiłek wypadkowy nie. Po dokonaniu korekty dokumentów pracodawca powinien również zwrócić pracownikowi nadpłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

W sytuacji opisanej w pytaniu za okres od 1 do 31 sierpnia 2025 r. rozliczenie wyglądało następująco:

6200 zł: 30 = 206,67 zł × 80 proc. = 165,34 zł za 1 dzień.

165,34 zł × 31 = 5125,54 zł – tyle wyniosło wynagrodzenie za czas choroby.

W raporcie ZUS RCA z kodem pracowniczym (01 10 xx) pracodawca wykazał jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 0 zł, natomiast podstawę na zdrowotne w wysokości 5125,54 zł, od której została naliczona składka w kwocie 461,29 zł (9 proc. × 5125,54 zł).

W raporcie ZUS RSA z tym samym kodem (01 10 xx) wykazano okres 1–31 sierpnia, kwotę 5125,54 zł oraz kod świadczenia/przerwy 331 (wynagrodzenie za czas choroby).

W korekcie raportu ZUS RCA płatnik powinien wskazać zerowe podstawy i kwoty składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.

W skorygowanym raporcie ZUS RSA należy natomiast wykazać identyczny okres, tj. 1–31 sierpnia, tę samą kwotę 5125,54 zł, ale z zastosowaniem kodu świadczenia/przerwy 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego).

Jeżeli chodzi o wrzesień, pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 2 dni, a za okres od 3 do 30 września – zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego.

W raporcie ZUS RCA za wrzesień wykazano zerową podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz kwotę 330,68 zł (2 × 165,34 zł) jako podstawę na zdrowotne, co dało składkę w wysokości 29,76 zł (330,68 zł × 9 proc.).

W raporcie ZUS RSA za wrzesień pracodawca wskazał okres 1–2 września, kwotę 330,68 zł i kod świadczenia/przerwy 331 (wynagrodzenie za czas choroby), a za okres 3–30 września – 28 dni, kwotę 4629,52 zł oraz kod 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego).

W raporcie ZUS RCA złożonym w trybie korekty płatnik powinien ująć zerową podstawę i zerowe kwoty składek zarówno na ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne.

W korekcie raportu ZUS RSA należy wykazać okres 1–30 września, liczbę dni zasiłkowych (30), kwotę 4960,20 zł oraz kod świadczenia/przerwy 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego).

Zarówno za sierpień, jak i za wrzesień pracodawca powinien także złożyć korekty deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

W październiku płatnik powinien natomiast wypłacić wyrównanie do poziomu 100 proc., tj. kwotę 2521,13 zł, co wynika z różnicy między 12 606,87 zł (61 dni × 206,67 zł) a 10 085,74 zł (61 dni × 165,34 zł). W raporcie ZUS RSA za październik należy wykazać okres 1 sierpnia – 30 września, liczbę dni zasiłkowych (61), kwotę 2521,13 zł oraz kod świadczenia/przerwy 318 (wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego).

Dodatkowo pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi nadpłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 491,15 zł (tj. 461,29 zł + 29,76 zł).

Zmiana statusu ubezpieczeniowego zleceniobiorcy

Zatrudniony przez nas zleceniobiorca, którego zgłosiliśmy wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, poinformował, że z 1 sierpnia 2025 r. zakończyła się jego umowa o pracę zawarta z innym płatnikiem. Informacja o tym dotarła do nas dopiero pod koniec września, czyli już po wysłaniu dokumentów rozliczeniowych za sierpień. W sierpniu wypłaciliśmy temu zleceniobiorcy wynagrodzenie należne za lipiec i od tej kwoty została naliczona jedynie składka na ubezpieczenie zdrowotne. Natomiast od wynagrodzenia za sierpień, które zostało wypłacone 10 września, również pobraliśmy wyłącznie składkę zdrowotną. Jakie korekty dokumentów rozliczeniowych należy złożyć do ZUS w związku ze zmianą sytuacji ubezpieczeniowej zleceniobiorcy oraz czy możliwe jest potrącenie zaległych składek z jego wynagrodzenia wypłacanego w kolejnych miesiącach?

Zatrudniając zleceniobiorcę, płatnik składek ma obowiązek ustalić, do jakich ubezpieczeń dana osoba powinna zostać zgłoszona. Jeżeli zleceniobiorca posiada inny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń, który zwalnia go z podlegania ubezpieczeniom społecznym, to z tytułu umowy zlecenia obejmuje go wyłącznie ubezpieczenie zdrowotne. Takim innym tytułem może być np. umowa o pracę. W sytuacji, gdy zleceniobiorca był jednocześnie pracownikiem i z umowy o pracę uzyskiwał wynagrodzenie w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. jest to 4666 zł), wówczas z umowy zlecenia podlegał obowiązkowo jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zmienia się to jednak z chwilą zakończenia stosunku pracy, ponieważ wówczas umowa zlecenia staje się jedynym tytułem do ubezpieczeń. W związku z tym zleceniobiorca obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu, natomiast ubezpieczenie chorobowe ma dla niego charakter dobrowolny.

Po otrzymaniu informacji o zakończeniu stosunku pracy przez zleceniobiorcę płatnik składek powinien złożyć formularz ZUS ZWUA (z kodem 04 11 xx), aby 1 sierpnia 2025 r. wyrejestrować go z ubezpieczenia zdrowotnego, a równocześnie, na tym samym etapie, poprzez formularz ZUS ZUA zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, wypadkowego oraz zdrowotnego. Należy zauważyć, że przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie zawierają jednoznacznych wskazówek dotyczących sposobu rozliczania składek za zleceniobiorcę w sytuacji, gdy dochodzi do zmiany schematu podlegania ubezpieczeniom. W interpretacji ZUS w Lublinie z 25 września 2023 r. (sygn. DI/200000/43/890/2023) podkreślono, że przy rozliczaniu składek z tytułu umowy zlecenia decydujące znaczenie ma stan podlegania ubezpieczeniom w dniu wypłaty wynagrodzenia, a nie okres, którego to wynagrodzenie dotyczy. W przywołanym stanowisku ZUS zaakceptował pogląd, zgodnie z którym:

• istotne jest to, jakim ubezpieczeniom podlega zleceniobiorca w chwili wypłaty wynagrodzenia, a nie to, jakie ubezpieczenia obowiązywały w czasie, za który wynagrodzenie zostało naliczone;
• należy stosować metodę kasową, która łączy moment uzyskania przychodu z faktycznym otrzymaniem środków pieniężnych lub możliwością realnego dysponowania nimi.

Z kolei w interpretacjach ZUS z 18 stycznia 2024 r. (sygn. DI 100000/43/1263/2013) oraz z 6 sierpnia 2024 r. (sygn. DI/100000/43/684/2024) podkreślono, że przy ustalaniu obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przypadku osoby mającej status studenta kluczowe znaczenie ma prawidłowe określenie okresu, w którym zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy zlecenia. Dopiero po ustaleniu tego okresu możliwe jest prawidłowe wyliczenie podstawy wymiaru składek, ustalenie terminu ich opłacenia oraz właściwego sposobu rozliczenia. W interpretacjach tych zaznaczono również, że obowiązek składkowy ma charakter wtórny (pochodny) względem obowiązku podlegania ubezpieczeniom, co oznacza, że składki należy opłacać wyłącznie wówczas, gdy istnieje obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym. Dodatkowo zwrócono uwagę, iż o powstaniu obowiązku opłacenia składek decyduje okres, za który przysługuje wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia, a nie moment faktycznej wypłaty tego wynagrodzenia. W konsekwencji to czas, którego wynagrodzenie dotyczy, a nie data jego wypłaty, przesądza o powstaniu obowiązku składkowego.

Moim zdaniem prawidłowe jest podejście, w którym rozliczenia składkowe należy powiązać z okresem, za jaki przysługuje wynagrodzenie. Oznacza to, że jeżeli zleceniobiorca od 1 sierpnia 2025 r. został objęty obowiązkiem ubezpieczeń społecznych, ale wynagrodzenie wypłacone mu 20 sierpnia dotyczyło lipca – a więc czasu, w którym podlegał jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu – to od tej wypłaty należna jest wyłącznie składka na ubezpieczenie zdrowotne. W takiej sytuacji płatnik powinien złożyć korektę raportu ZUS RCA za sierpień i w wersji skorygowanej wykazać zerową podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a kwotę wynagrodzenia należnego za lipiec – jako podstawę wymiaru składki zdrowotnej. Korekta będzie zatem polegała wyłącznie na wskazaniu zerowych podstaw i kwot składek na ubezpieczenia społeczne i nie spowoduje konieczności dopłaty składek.

Odmiennie przedstawia się sytuacja przy dokumentach za wrzesień. Od wynagrodzenia wypłaconego w tym miesiącu należy bowiem wykazać i opłacić składki zarówno społeczne, jak i zdrowotne. Jeżeli przyjęta podstawa wynosiła 5000 zł, to składki na ubezpieczenia społeczne powinny wynieść 563 zł (5000 zł x 11,26 proc.), a podstawa dla składki zdrowotnej – 4437 zł (5000 zł – 563 zł). Składka zdrowotna wyniesie więc 399,33 zł (4437 zł x 9 proc.). W konsekwencji zleceniobiorca otrzymał zawyżone wynagrodzenie, gdyż nie zostały odprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne. Natomiast w pierwotnym raporcie składka zdrowotna została naliczona od całej kwoty 5000 zł i wyniosła 450 zł (5000 zł x 9 proc.). Różnica wynosi 50,67 zł. Nie ma przeszkód, aby przy obliczaniu wynagrodzenia w kolejnym miesiącu potrącić z wynagrodzenia zleceniobiorcy nieopłacone wcześniej składki na ubezpieczenia społeczne, z uwzględnieniem różnicy w składce zdrowotnej, które zgodnie z przepisami finansowane są z jego środków.

Ze środków zleceniobiorcy można odliczyć 512,33 zł (563 zł – 50,67 zł).

Kwota składek społecznych (563 zł) powinna zostać odliczona od podstawy do opodatkowania.

Umowa zlecenia na rzecz własnego pracodawcy

Jako biuro rachunkowe obsługujemy klienta, u którego w 2024 r. wystąpiła następująca sytuacja: pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę w spółce A równocześnie miał zawartą umowę zlecenia. Oba podmioty były ze sobą powiązane kapitałowo. Taki stan rzeczy trwał od czerwca do grudnia ubiegłego roku. Wynagrodzenie pracownika z tytułu stosunku pracy w spółce A wynosiło 6000 zł, dlatego od umowy zlecenia zawartej w spółce B (z wynagrodzeniem 2000 zł miesięcznie) opłacano wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Podczas kontroli w spółce A i spółce B inspektor ZUS zakwestionował przyjęty sposób rozliczeń. Uznał, że umowa zlecenia w spółce B była faktycznie wykonywana na rzecz własnego pracodawcy, a więc spółka A powinna odprowadzić składki od całości wynagrodzenia – obejmującego zarówno wynagrodzenie z umowy o pracę, jak i ze zlecenia. W ocenie ZUS spółka B w ogóle nie powinna zgłaszać zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego. Spółka A zaakceptowała stanowisko inspektora i zdecydowała, że nie będzie odwoływać się od decyzji organu. Jakie korekty dokumentów rozliczeniowych należy w tej sytuacji złożyć? Co powinno się stać ze składkami zapłaconymi dotychczas przez spółkę B – czy istnieje możliwość ich przeksięgowania na rachunek spółki A? Czy pracodawca może potrącić z bieżącego wynagrodzenia pracownika „zaległe składki”, które powinny były zostać odprowadzone od umowy zlecenia?

W obszarze ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego funkcjonuje rozszerzona definicja pracownika. Została ona określona w art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z tym przepisem, za pracownika uważa się nie tylko osobę pozostającą w stosunku pracy, lecz także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia bądź innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy o zleceniu, a także na podstawie umowy o dzieło – jeżeli taka umowa została zawarta z własnym pracodawcą, z którym dana osoba łączy stosunek pracy, bądź w sytuacji, gdy praca na mocy takiej umowy jest świadczona na rzecz tego właśnie pracodawcy. Przywołany przepis poszerza zatem pojęcie pracownika, obejmując dwie grupy:

a) osoby, które zawarły jedną z umów cywilnoprawnych wskazanych w przepisie bezpośrednio ze swoim pracodawcą;

b) osoby, które formalnie zawarły umowę cywilnoprawną z innym podmiotem, lecz faktycznie wykonują pracę na rzecz swojego pracodawcy.

Kryterium przesądzającym o uznaniu danej osoby za pracownika w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest to, że pozostając w stosunku pracy z określonym pracodawcą, równocześnie posiada ona zawartą umowę o charakterze umowy o świadczenie usług. Usługi te wykonuje bezpośrednio na rzecz swojego pracodawcy albo też umowę zawiera z podmiotem trzecim, jednak faktycznie czynności wynikające z tej umowy świadczone są na rzecz własnego pracodawcy.

W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek naliczać i opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od łącznego przychodu – obejmującego zarówno wynagrodzenie wypłacane przez niego z tytułu umowy o pracę, jak i kwotę uzyskiwaną przez pracownika z umowy zlecenia wykonywanej faktycznie na rzecz tego samego pracodawcy. Jeżeli płatnik A akceptuje ustalenia dokonane przez ZUS, powinien dokonać korekty rozliczeń za 2024 r. W poprawionym raporcie ZUS RCA z kodem pracowniczym jako podstawę wymiaru składek, należy wskazać łączną kwotę 8000 zł (6000 zł + 2000 zł), natomiast jako podstawę wymiaru składki zdrowotnej kwotę 6903,20 zł [8000 – (8000 x 13,71 proc.)]. W ramach korekty musi zostać złożona również poprawiona deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA. Konieczne jest dokonanie korekt za każdy miesiąc, w którym występowała omawiana sytuacja. Po złożeniu stosownych dokumentów pracodawca będzie zobowiązany do uregulowania zaległych składek wraz z odsetkami za zwłokę. Istotne jest, że regulując te należności, pracodawca nie ma prawa samodzielnie potrącić ich z bieżącego wynagrodzenia pracownika bez jego pisemnej zgody. Zgodnie bowiem z art. 87 par. 1 kodeksu pracy z wynagrodzenia można potrącać składki na ubezpieczenia społeczne, ale wyłącznie te, które dotyczą aktualnie wypłacanego wynagrodzenia. W przypadku zaległych składek wymagane jest wyraźne upoważnienie pracownika w formie pisemnej. Dodatkowo przy dokonywaniu potrąceń musi zostać zachowana kwota wolna odpowiadająca wysokości minimalnego wynagrodzenia. Jeżeli pracownik odmówi udzielenia pisemnej zgody na takie potrącenie, pracodawca nie będzie mógł go przeprowadzić.

Spółka B, w której faktycznie wykonywana była umowa zlecenia, powinna wyrejestrować zleceniobiorcę z datą zgłoszenia oraz wyzerować wszystkie raporty ZUS RCA składane za tę osobę. Niezależnie od tego, konieczne jest również złożenie korekt deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA za każdy miesiąc, w którym były one pierwotnie przekazywane.

Jak podkreślił Sąd Apelacyjny w Lublinie w wyroku z 2 marca 2017 r. (sygn. akt III AUa 995/16), przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie zawierają zakazu, aby składki były uiszczane przez podmiot inny niż płatnik. Z art. 46 ust. 1 tej ustawy wynika bowiem obowiązek płatnika do regulowania należnych składek za każdy miesiąc kalendarzowy, przy czym przepis ten wskazuje podmiot zobowiązany do zapłaty, ale nie ogranicza możliwości, by inny podmiot dokonał tej wpłaty.

W praktyce oznacza to, że spółka B może złożyć wniosek o przeksięgowanie nienależnie zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne na konto spółki A, tak aby zostały one zaliczone na poczet należności powstałych w związku ze złożonymi korektami. Jeśli jednak do takiego przeksięgowania nie dojdzie, wówczas na koncie spółki B powstanie nadpłata składek (o ile oczywiście płatnik nie ma zaległości z innych okresów). W takim przypadku spółka B powinna zwrócić zleceniobiorcy składki na ubezpieczenie zdrowotne, które zostały za niego nienależnie odprowadzone.

Z punktu widzenia spółki A bardziej opłacalne jest przeksięgowanie tych należności, ponieważ w ten sposób kwota, jaką będzie musiała uregulować w wyniku korekt, zostanie odpowiednio pomniej szona.

Dodatek funkcyjny w podstawie zasiłku chorobowego

Pracownik, który korzystał ze zwolnienia lekarskiego w okresie od 1 kwietnia do 31 sierpnia, do 30 czerwca 2025 r. miał prawo do dodatku funkcyjnego w wysokości 2000 zł miesięcznie. Nie zachowywał prawa do tego dodatku za czas swojej nieobecności spowodowanej chorobą. Do końca czerwca świadczenie to było uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego. Jednakże wskutek naszego przeoczenia składnik ten został wliczony do podstawy również w odniesieniu do okresu od 1 lipca, kiedy pracownik utracił do niego prawo. Czy w tej sytuacji konieczne jest dokonanie korekty rozliczeń przekazanych do ZUS? Warto zaznaczyć, że od 1 września, po powrocie pracownika do wykonywania obowiązków zawodowych, ponownie przyznano mu prawo do wspomnianego dodatku funkcyjnego.

Zasadniczo podstawę wymiaru świadczeń chorobowych stanowi wynagrodzenie, od którego naliczane są składki na ubezpieczenia społeczne, uzyskane przez pracownika w ciągu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy, po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane z jego własnych środków.

W przypadku, gdy pracownik stał się niezdolny do pracy w kwietniu 2025 r., podstawę wymiaru należy ustalić, biorąc pod uwagę wynagrodzenie wypłacone za okres od kwietnia poprzedniego roku do marca roku bieżącego. Do tej podstawy powinien być wliczony również dodatek funkcyjny.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że składników wynagrodzenia przysługujących pracownikowi na mocy umowy o pracę bądź innego aktu stanowiącego podstawę stosunku pracy jedynie do określonego terminu, nie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych należnych za okres po upływie tego terminu.

W konsekwencji oznacza to, że od 1 lipca 2025 r. pracodawca nie powinien wliczać dodatku funkcyjnego do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Jeśli jednak dodatek został błędnie uwzględniony, pracodawca ma obowiązek złożenia korekty dokumentów rozliczeniowych do ZUS, tj. raportu ZUS RSA oraz deklaracji ZUS DRA, z wykazaniem prawidłowej wysokości świadczenia. Korekta taka powinna obejmować okresy lipca i sierpnia.

W przedstawionej sytuacji zasiłek chorobowy został zawyżony zarówno w lipcu, jak i w sierpniu o kwotę 1426,62 zł miesięcznie (obliczenie: 46,02 zł × 31 dni). Wynik ten opiera się na następującym wyliczeniu: 2000 zł – (2000 zł × 13,71 proc.) = 1725,80 zł; następnie 1725,80 zł: 30 = 57,53 zł, a po zastosowaniu 80 proc. otrzymujemy 46,02 zł jako stawkę dzienną. Po dokonaniu korekty pracodawca będzie zobowiązany uregulować powstałe należności wraz z należnymi odsetkami za zwłokę.

Należy podkreślić, że fakt, iż od 1 września, po powrocie do pracy, pracownik odzyskał prawo do dodatku funkcyjnego, nie zwalnia płatnika z obowiązku złożenia korekt za wcześniejsze miesiące. Kluczowe znaczenie ma bowiem to, że w lipcu i sierpniu pracownik nie był uprawniony do tego składnika wynagrodzenia.

Płatnik uniknąłby konieczności wprowadzania korekt jedynie w sytuacji, gdyby pracownikowi przyznano prawo do dodatku już od 1 lipca 2025 r. ©℗