Użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych stanowi oskładkowany przychód

• wynagrodzeniem chorobowym od pracodawcy oraz
• przychodami wyłączonymi na podstawie par. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe).

Zatem, aby rozstrzygnąć, czy powstaje obowiązek składkowy, należy sięgnąć do przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustalenie przychodu

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Przepisy dotyczące określania przychodu ze stosunku pracy, w szczególności odnoszące się do innych nieodpłatnych świadczeń, należy rozpatrywać w kontekście regulacji obowiązujących pracowników określających m.in. zasady użytkowania i dbania o powierzone zatrudnionym mienie.

Uwaga! Powierzenie swoim pracownikom samochodu służbowego do wykorzystania go do celów służbowych nie skutkuje powstaniem przychodu pracownika ze stosunku pracy – jeśli samochód ten rzeczywiście jest wykorzystywany w celach służbowych.

Parkowanie pojazdu

Zdarza się, że pracownicy parkują samochody, wchodzące w skład floty powierzone im do wykorzystania do celów służbowych, w pobliżu swojego miejsca zamieszkania lub zakwaterowania. To również nie generuje przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ze stosunku pracy nie powstaje bowiem w sytuacji, gdy przejazdy do i z miejsca parkowania w rejonie miejsca zamieszkania, zakwaterowania lub w innym miejscu gwarantującym bezpieczeństwo parkowania stanowią realizację celu służbowego, jakim jest dbałość o powierzone mienie pracodawcy.

Zatem, jeśli z podatkowego punktu widzenia przychód nie powstanie, nie może być też mowy o obowiązku w zakresie odprowadzania składek ZUS.

Zasady wyceny

Natomiast jeśli pracodawca, zazwyczaj na podstawie odrębnej umowy cywilnoprawnej, zezwala pracownikowi na użytkowanie samochodu również prywatnie, to wówczas przychód występuje i na potrzeby ustalenia podstawy wymiaru składek przyjmuje się wycenę takiego świadczenia, jakiej się dokonuje zgodnie z przepisami podatkowymi. Rozporządzenie składkowe nie określa bowiem odrębnej wyceny tego typu świadczenia.

Otóż, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

1) 250 zł miesięcznie – dla samochodów:

a) o mocy silnika do 60 kW,

b) stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1289, 1853 i 1881) lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy;

2) 400 zł miesięcznie – dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 odpowiedniej zryczałtowanej kwoty 250 zł lub 400 zł.

Uwaga! Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wyceną kwotową, a odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

Warto dodać, że ryczałtowo określona wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy – jako właściciel samochodu – musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym. Natomiast nie obejmuje takich opłat jak za przejazdy autostradą czy postoje na parkingach.

Definicje korzyści materialnej i środka lokomocji

Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podlegają korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Jednakże powyższe wyłączenie nie może mieć tu zastosowania. Udostępnienie pracownikowi nieodpłatnie samochodu służbowego do celów prywatnych nie może być bowiem uznane za korzyść w formie „bezpłatnych przejazdów środkami lokomocji”. Pod tym pojęciem należy rozumieć zorganizowaną i usystematyzowaną formę przemieszczenia się, np. korzystanie z transportu publicznego na podstawie przekazanych przez pracodawcę biletów lub transportu zorganizowanego przez pracodawcę, a nie udostępnienie pracownikowi pojazdu do swobodnego używania. Czym innym jest oddanie pracownikowi samochodu służbowego do swobodnego używania, a czym innym zapewnienie pracownikom nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych „przejazdów środkami lokomocji”. W rezultacie niewłaściwym jest stosowanie rozszerzonej definicji pojęcia „środek lokomocji”, bez uwzględnienia treści przepisu, w którym pojęcie to zostało zastosowane.

W konsekwencji, przychód z tytułu nieodpłatnego wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych stanowi podstawę wymiaru składek, nawet przy symbolicznej odpłatności wyliczonej w sposób określony przez płatnika. [przykłady 1 i 2]

PRZYKŁAD 1

Przykład 2

Osoby wykonujące umowy cywilnoprawne podlegają ubezpieczeniom emerytalno-rentowym i/lub ubezpieczeniu zdrowotnemu, a osoby powołane – wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli pobierają wynagrodzenie z tego tytułu. Podstawę wymiaru składek u tych pierwszych stanowi przychód z umowy cywilnoprawnej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli w umowie zlecenia albo w innej umowie o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, określono odpłatność za jej wykonywanie kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie.

Natomiast u osób powołanych podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi wynagrodzenie, przy czym wyrażenie „wynagrodzenie” należy odczytać w sposób szeroki, tj. jako wszelką formę przychodu przewidzianą przez przepisy prawa podatkowego jako podstawę ustalenia obowiązków daninowych.

Wartość pieniężna świadczeń w naturze

Zgodnie z par. 3 rozporządzenia składkowego, które również ma zastosowanie do osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku, jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi:

1) wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy – według cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy;

2) zakupione przez pracodawcę – według cen ich zakupu.

Jeśli więc wykonawca umowy cywilnoprawnej będzie wykorzystywał samochód do celów prywatnych, który zleceniodawca użytkuje na mocy umowy leasingu operacyjnego, ustalenia wartości pieniężnej tego świadczenia należy dokonać według ceny zakupu. Przedmiotem świadczenia na rzecz zleceniobiorcy będzie bowiem usługa zakupiona u innego podmiotu. Tak więc, ustalając kwotę przychodu z tego tytułu, należy wziąć pod uwagę cenę brutto, tj. wraz z zawartym w niej podatkiem od towarów i usług.

Natomiast jeśli nie będzie to auto leasingowane, a także w odniesieniu do osób powołanych, do podstawy wymiaru składek należy przyjąć wycenę ustaloną zgodnie z przepisami podatkowymi określoną w art. 11 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1) jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu;

2) w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Zatem, należałoby ustalić wartość pieniężną świadczenia na podstawie cen rynkowych stosowanych przez podmioty zajmujące się usługowo wynajmem samochodów tego samego rodzaju (marki), z uwzględnieniem w szczególności stanu technicznego i stopnia zużycia (przebiegu) samochodu, oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Natomiast jeśli także koszty paliwa pokrywa zleceniodawca, wartość tego świadczenia ustala się według ceny zakupu.

Uwaga! Warto też dodać, że osoby niebędące pracownikami, którym powierzony został samochód służbowy wyłącznie w celu należytego wywiązywania się z obowiązków służbowych, w tym aby dojechać z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania obowiązków służbowych i z powrotem (nie prywatnie), nie uzyskają z tego tytułu przychodu nieodpłatnych świadczeń, podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a także oskładkowaniu. ©℗