Do końca stycznia trzeba złożyć ZUS IWA za 2024 r.

Składkę na ubezpieczenie wypadkowe płatnik finansuje w całości z własnych środków. Stopy procentowe tej składki wynoszą od 0,40 proc. do 8,12 proc. podstawy wymiaru. Zasady różnicowania jej wysokości określa ustawa o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (dalej: ustawa wypadkowa). Zależy ona od tego, czy płatnik podlega wpisowi do rejestru REGON oraz ilu ubezpieczonych zgłasza do ubezpieczenia wypadkowego.

Stopę procentową składki ustala się na rok składkowy trwający od 1 kwietnia danego roku do 31 marca następnego roku. Robi to ZUS albo płatnik samodzielnie dla siebie. ZUS wyręczy płatnika w ustaleniu wysokości składki, jeśli ten przekazał informację ZUS IWA za ostatnie trzy lata kalendarzowe przed danym rokiem składkowym.

Formularz ZUS IWA zawiera dane do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Od nich zależy wysokość składek na ubezpieczenie wypadkowe, które płatnik będzie opłacał przez najbliższy rok składkowy, który będzie trwał od 1 kwietnia 2025 r. do 31 marca 2026 r.

Na ten nowy rok składkowy ZUS ustali stopę procentową płatnikowi, który był zobowiązany do przekazania informacji ZUS IWA i zrobił to za lata: 2022, 2023, 2024.

Co najmniej 10 ubezpieczonych

Informację ZUS IWA płatnik składa za rok kalendarzowy. Do końca stycznia 2025 r. przekazuje więc informację za 2024 r., jeśli spełnia łącznie następujące warunki:

• był zgłoszony nieprzerwanie w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2024 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2025 r.;
• w 2024 r. zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych;
• 31 grudnia 2024 r. widniał w rejestrze REGON.

Nieprzerwane zgłoszenie w ZUS płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe oznacza, że w każdym miesiącu 2024 r. zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej jedną osobę. W konsekwencji z obowiązku składania informacji ZUS IWA za 2024 r. zwolniony jest podmiot, który w choć jednym miesiącu 2024 r. nie był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe (tzn. ani jeden ubezpieczony nie podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu).

Aby stwierdzić, czy płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego odpowiednią liczbę osób (co najmniej 10 ubezpieczonych), należy:

• zsumować liczbę ubezpieczonych, którzy podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2024 r.;
• wynik podzielić przez liczbę miesięcy, w których był zgłoszony jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe.

Liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5, albo w dół – jeśli jest mniejsza od 0,5 (np. 9,5 do 10; 9,49 do 9).

Wymóg spełnienia warunku nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe w roku kalendarzowym oznacza, że liczba ta ustalana jest zawsze jako średnia z 12 miesięcy. [przykłady 1, 2, 3]

przykład 1

przykład 2

przykład 3

przykład 4

Jakie osoby musi wliczyć płatnik

Aby ustalić liczbę ubezpieczonych za poszczególne miesiące 2024 r., uwzględnia się wszystkie osoby, które w poszczególnych miesiącach ubiegłego roku podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej jeden dzień. Daną osobę uwzględnia się tylko raz, nawet jeśli w jednym miesiącu była zgłaszana do ubezpieczenia z różnych tytułów.

Przy obliczaniu liczby ubezpieczonych nie bierze się pod uwagę osób, które:

• podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu (np. osoby wykonujące pracę nakładczą);
• cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego;
• nie podlegają już w danym miesiącu (nawet przez jeden dzień) ubezpieczeniom społecznym – w tym ubezpieczeniu wypadkowemu, ale za które w raporcie imiennym za ten miesiąc płatnik rozlicza jeszcze składki lub wykazuje świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń. [przykład 4]

Jak wypełnić formularz

Informacja ZUS IWA składa się z 7 bloków, z których płatnik składek wypełnia 6 (ostatni blok to adnotacje ZUS).

▶ Blok I. Dane organizacyjne

W polu 01 wpisuje się identyfikator informacji ZUS IWA, tj. numer/rok. Jeżeli jest to pierwszorazowa informacja, identyfikator to 01/2024.

Pole 02 jest miejscem na 6-znakowy kod terytorialny jednostki terenowej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek.

Pól od 03 do 05 płatnik nie wypełnia.

Pole 06 – wypełnia płatnik, który składa ZUS IWA korygującą, gdyż otrzymał z ZUS informację o błędach. Wpisuje tu znak i numer decyzji pokontrolnej.

▶ Blok II. Dane identyfikacyjne płatnika składek

Wypełnia się ten blok, przenosząc dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZIPA, we wniosku CEIDG-1 lub we wniosku o wpis do KRS oraz NIP-8 złożonym w urzędzie skarbowym (NIP, REGON, a w przypadku osoby fizycznej – PESEL, nazwisko, imię, data urodzenia płatnika składek).

▶ Blok III. Dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego

Tu ujmuje się liczbę osób ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, ustaloną według wyżej opisanych zasad (np. 13 – w przypadku płatnika z przykładu 1).

▶ Blok IV. Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki

Powyższy blok składa się z 4 pól:

• pole 01: 5-znakowy kod rodzaju przeważającej działalności według PKD, ujęty w rejestrze REGON w dniu 31 grudnia 2024 r.;pole 02: liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w 2024 r.; uwzględnia się w tym polu: pracowników, poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2024 r., innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu (np. zleceniobiorców), poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2024 r. (istotna jest data zaewidencjonowania zdarzenia w rejestrze wypadków lub sporządzenia karty wypadku, a nie data samego wypadku); w liczbie poszkodowanych ujmuje się także tych, którym ZUS nie przyznał zasiłku wypadkowego czy innych świadczeń; jeśli wypadków nie było, wpisuje się „0”;pole 03: liczba osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich w 2024 r. (zasady uwzględniania osób j.w.); w razie braku takich wypadków – cyfra „0”;pole 04: liczba osób zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na dzień 31 grudnia 2024 r.; ustalając liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia, bierze się pod uwagę wyłącznie pracowników, tj. osoby pozostające w stosunku pracy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy; danego pracownika uwzględnia się w tej liczbie tylko jeden raz.

▶ Blok V. Adres do korespondencji płatnika składek

Wpisuje się m.in. pełny adres, tj. kod pocztowy miejscowości, jej nazwę, nazwę ulicy, numer domu, lokalu – jeśli taki jest (w razie braku – pole puste), adres poczty elektronicznej.

▶ Blok VI. Oświadczenie płatnika składek

Podaje się datę wypełnienia informacji (dzień/miesiąc/rok), składa podpis (płatnik lub osoba przez niego upoważniona) i umieszcza pieczątkę płatnika, jeśli płatnik ją ma.

▶ Blok VII. Adnotacje ZUS

Płatnik musi przekazać ZUS IWA w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jeśli płatnik składek przekaże do ZUS informację ZUS IWA za trzy ostatnie lata kalendarzowe, ZUS ustali stopę składki, a informację w tej sprawie przekaże płatnikowi do 20 kwietnia w postaci elektronicznej na profilu informacyjnym PUE ZUS płatnika.

Informacje dodatkowe

Informację ZUS IWA wypełnioną nieprawidłowo należy skorygować jak wszystkie błędnie sporządzone dokumenty ZUS. Korektę ZUS IWA płatnik przekazuje do ZUS w ciągu 7 dni od momentu, gdy:

• sam stwierdził nieprawidłowości w informacji po jej złożeniu;
• otrzymał zawiadomienie z ZUS o stwierdzeniu nieprawidłowości.

W tym drugim przypadku, gdy to ZUS wskazał nieprawidłowości, płatnik składa korektę informacji ZUS IWA:

• nie później niż w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji, gdy taka została wydana;
• nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli, gdy podczas kontroli ujawniono błędy.

Kopię informacji ZUS IWA wraz z ewentualnymi jej korektami płatnik składek musi przechowywać przez 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. ©℗