Pracodawca może wesprzeć zapomogą 
pracowników dotkniętych kataklizmem

Funkcjonuje u nas zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Chcielibyśmy wspomóc naszych pracowników dotkniętych powodzią. W jaki sposób można udzielić im pomocy ze środków funduszu?

Zapomogi losowe z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) są przyznawane wyłącznie w przypadku zaistnienia zdarzeń, których nie dało się przewidzieć, będących np. skutkiem klęsk żywiołowych. Tak więc pracodawca, u którego funkcjonuje ZFŚS, może wesprzeć zapomogą pracowników, których dotknęła powódź.

Ze względu na wyjątkową sytuację można przyspieszyć rozpatrywanie wniosków pracowników, przy czym trzeba pamiętać o tym, by cała procedura była zgodna z regulaminem ZFŚS, który obowiązuje w jednostce. Nie ma bowiem obowiązku wprowadzenia jakiegoś odrębnego trybu dla zapomóg z powodu powodzi. Jednak, aby wypłata nastąpiła jak najszybciej, pracodawca może wyznaczyć jednego z pracowników do pomocy w wypełnianiu wniosków. Pracodawca może przewidzieć w regulaminie, że do udokumentowania zniszczeń można wykorzystać np. zdjęcia. Pracownik może przedstawić te, które były robione na potrzeby ubiegania się o odszkodowanie od ubezpieczyciela. Nie ma też przeszkód, aby stosowne zmiany w regulaminie wprowadzać w trakcie roku. O treści regulaminu i terminie wprowadzenia zmian do tego dokumentu decyduje pracodawca po uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Jeśli będzie ona przychylna, wszelkie zmiany można bardzo szybko wprowadzić. Oczywiście, o ile są one potrzebne. W przypadku pracodawcy, u którego takie organizacje związkowe nie działają, zmiany uzgadnia się z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Pracodawca nie musi mieć planu wydatków funduszu (załącznik do regulaminu). Jeśli jednak go ma, może zwiększyć w nim limit środków, które zamierza w danym roku przeznaczyć na zapomogi lub inną pomoc dla pracowników. Zmiana planu przebiega tak jak wskazana wcześniej procedura zmiany regulaminu.

Bez odrębnego trybu

Państwowa Inspekcja Pracy 18 września 2024 r. na swojej stronie internetowej także potwierdziła, że pracodawca tworzący ZFŚS może wspierać finansowo pracowników dotkniętych skutkami powodzi. Taka pomoc socjalna ze środków ZFŚS może polegać m.in. na udzieleniu bezzwrotnej pomocy finansowej (zapomogi), w tym na cele mieszkaniowe ,której wysokość będzie zależała od możliwości finansowych ZFŚS, liczby pracowników wnioskujących o taką pomoc i ich faktycznej sytuacji życiowej i materialnej. [ramka]

PIP jednak podkreśliła, że szczegółowe warunki udzielania pomocy socjalnej określa pracodawca w regulaminie ZFŚS. Trzeba zwrócić uwagę, że art. 10 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (dalej: specustawa powodziowa) nie wprowadza zmian w zakresie ustalania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ani też nie określa odrębnego trybu wypłaty świadczeń z funduszu.

Zapisy regulaminu ZFŚS dotyczące zapomóg

Regulamin funduszu obowiązujący u danego pracodawcy powinien określać częstotliwość przyznawania zapomóg oraz ich wysokość. Ponadto warto, aby zawierał szczegółowe zasady i warunki ubiegania się i przyznawania pomocy bezzwrotnej, tj.:

• okoliczności uzasadniające przyznanie zapomogi, np. sytuacje losowe: powódź, pożar, kradzież, choroba pracownika lub członków jego rodziny, utrata zatrudnienia przez współmałżonka powodująca radykalne pogorszenie sytuacji materialnej rodziny pracownika lub emeryta;
• formę pomocy (finansowa lub rzeczowa);
• zasady ustalania wysokości pomocy;
• częstotliwość przyznawania zapomogi (np. raz, kilka razy w roku, w każdym przypadku wystąpienia potrzeby socjalnej itp.);
• obowiązek i sposób dokumentowania okoliczności potwierdzających wystąpienie zdarzenia uzasadniającego udzielenie zapomogi (ma to istotne znaczenie nie tylko do ustalenia zasadności udzielenia pomocy z funduszu, lecz także do celów podatkowych).

Można w regulaminie użyć np. następujących sformułowań:

• „Przyznanie świadczeń oraz wysokość dopłaty z funduszu jest uznaniowe, uzależnione od sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej osoby uprawnionej”,
• „Zapomogi losowe przyznawane są w przypadku zaistnienia zdarzeń, których nie dało się przewidzieć, np. będących skutkiem klęsk żywiołowych, nagłej śmierci małżonka pozostającego we wspólnym gospodarstwie domowym, nagłej choroby wymagającej długotrwałego leczenia”.

Tryb przyznawania

Wysokość zapomogi, która stanowi pomoc doraźną dla pracownika, za każdym razem musi być rozpatrywana indywidualnie. Pod uwagę należy brać sytuację życiową i materialną pracownika ubiegającego się o tego typu wsparcie. Wszystkie świadczenia socjalne, w tym zapomogi, mają charakter uznaniowy, co oznacza, że decyzja o ich przyznaniu i wysokości jest zawsze uzależniona wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej wnioskodawcy.

Postępowanie w sprawach przyznawania świadczeń rozpoczyna się z chwilą złożenia wniosku przez osobę uprawnioną. Formularze wniosków powinny być dostępne dla pracowników – można je zamieścić np. na stronie internetowej. Wnioski o przyznanie świadczeń, według wzorów stanowiących załączniki do regulaminu, z wymaganymi oświadczeniami i dokumentami dodatkowymi, składa się w terminach przewidzianych regulaminem. Przy czym w regulaminie może być też zapis, że „wnioski o zapomogi mogą być składane w dowolnym terminie – jeśli zachodzi taka potrzeba – i są niezwłocznie rozpatrywane przez komisję”. [wzór]

przykładowy wzór

Kolejnym etapem jest weryfikacja wiarygodności złożonych dokumentów. Przyznając świadczenia, pracodawca (a także komisja socjalna, o ile działa w zakładzie) będzie miał podstawy do oceny według kryteriów zawartych w regulaminie. Jest to szczególnie ważne przy późniejszych kontrolach. Na przykład podanie o zapomogę powinno być udokumentowane aktualnymi dowodami potwierdzającymi stan faktyczny. Przepisy nie określają, jakie dokumenty powinien przedstawić pracownik, któremu ma być wypłacona taka zapomoga. Należy to określić w regulaminie.

Protokoły posiedzeń komisji, po uzgodnieniu ze związkami zawodowymi, są przedkładane do akceptacji np. dyrektorowi. Od decyzji komisji wnioskodawcom przysługuje odwołanie, które rozpatruje np. dyrektor w porozumieniu z prezydiami związków zawodowych. [przykład]

przykład

Bez składek i PIT

Zapomoga udzielona w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych lub długotrwałej choroby nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (par. 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ) oraz na ubezpieczenie zdrowotne (do ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosujemy odpowiednio przepisy dotyczące składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Jeśli chodzi o podatki, to tu kluczowy będzie art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nim zapomogi z ZFŚS otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych czy długotrwałej choroby lub śmierci są wolne od podatku dochodowego niezależenie od ich wysokości.

U innego pracodawcy

Zgodnie z art. 10 specustawy powodziowej środki z ZFŚS mogą być przeznaczone na cele związane z pomocą dla poszkodowanych zatrudnionych u pracodawcy, który utworzył fundusz, a także dla poszkodowanych zatrudnionych u innego pracodawcy – w okresie wskazanym w przepisach wydanych na podstawie art. 1 ust. 2. Chodzi tu o rozporządzenie Rady Ministrów z 16 września 2024 r. w sprawie wykazu gmin, w których są stosowane szczególne rozwiązania związane z usuwaniem skutków powodzi z września 2024 r. oraz rozwiązań stosowanych na ich terenie. Na terenie gmin poszkodowanych okres ustala się do 31 grudnia 2024 r. Oznacza to, że można wesprzeć nie tylko własnych pracowników, lecz także pracowników innych zakładów pracy. ©℗