Gdzie powinna być przechowywana decyzja o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego?

Nasz pracownik choruje od dawna. Wpłynęła do nas ostatnio decyzja ZUS o przyznaniu mu świadczenia rehabilitacyjnego. Prawdopodobnie wypowiemy mu umowę po trzech miesiącach pobierania świadczenia. Czy decyzję ZUS należy przechować w aktach osobowych pracownika?

Decyzja ZUS o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego nie jest dokumentem związanym z przebiegiem zatrudnienia. Nie musi być zamieszczona w aktach osobowych pracownika, ale powinna być przechowywana w dokumentacji pracowniczej (w tym przypadku płacowej). Taki wniosek można wysnuć z obowiązujących w tym zakresie przepisów.

Zgodnie z art. 94 pkt 9a-9b kodeksu pracy jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacja pracownicza), a także przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Okres przechowywania wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej określa rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie). Zgodnie z par. 2 rozporządzenia pracodawca jest zobligowany prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Akta te, zgodnie z par. 3 tego rozporządzenia, składają się z czterech części i obejmują:

• w części A: oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
• w części B: oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
• w części C: oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
• w części D: odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Niezależnie od tego zgodnie z par. 6 rozporządzenia pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 par. 3 k.p.),
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Skoro zatem w aktach osobowych nie wymieniono tego rodzaju orzeczeń, nie należy umieszczać tam decyzji ZUS. ©℗