Jak rozliczyć przychód pracownika z tytułu zasilenia karty lunchowej?

Nasi pracownicy w ramach dodatkowego bonusu mają zapewniane posiłki. Dany pracownik dysponuje kartą lunchową z określonym limitem kwotowym i może tą kartą opłacać obiady w przerwie w obowiązkach służbowych. Pracodawca zasila kartę co miesiąc kwotą ok. 400 zł. Dotychczas tylko część takiego przychodu była zwolniona ze składek na ZUS. Jak po zmianach przepisów rozliczyć taką kartę?

Jak rozliczyć przychód z tytułu zasilenia karty lunchowej? [odpowiedź]

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe i wypadkowe jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyjątkiem:

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy spowodowanej chorobą lub za czas odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
• zasiłków z ubezpieczeń społecznych,
• składników przychodu wymienionych w treści rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (rozporządzenie składkowe).

Przychodami są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

• wynagrodzenia zasadnicze;
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe;
• różnego rodzaju dodatki;
• nagrody, premie;
• odprawy, odszkodowania, rekompensaty;
• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop;
• wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona,
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika;
• wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Pracodawca jako płatnik jest obowiązany obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy, zgodnie z przepisami ustawy systemowej. Pracodawca ustala u pracownika podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oddzielnie dla każdego miesiąca kalendarzowego pracy. W podstawie tej uwzględnia wszystkie dokonane lub postawione do jego dyspozycji w danym miesiącu wypłaty (od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca), stanowiące podstawę wymiaru składek. Jeśli w danym miesiącu pracownik nie osiągnął przychodu, który stanowi podstawę wymiaru składek, to podstawa wymiaru wraz ze składkami wynoszą „zero”. Nie ma też znaczenia, za jaki okres poszczególne należności przysługują, zatem także w przypadku zaległego wynagrodzenia warunkiem uwzględnienia go w podstawie wymiaru składek jest jego faktyczna wypłata bądź postawienie do dyspozycji pracownika.

Są wyjątki

Nie od wszystkich przychodów ze stosunku pracy płatnik nalicza i odprowadza składki. Jednym z wyłączeń z podstawy wymiaru składek jest od 1 września 2023 r. wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł. Wynika to z nowego brzmienia par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe). Wcześniej wyłączeniu podlegała wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 300 zł. Zmiany dotyczą zatem nie tylko podniesienia limitu zwolnienia do 450 zł miesięcznie, wyszczególniono bowiem także, że zwolnieniem są objęte również wartości świadczeń w postaci innych znaków jak bony, kupony i karty przedpłacone.

Za posiłek w rozumieniu powyższego przepisu należy rozumieć zarówno gotowe posiłki, jak i przetworzone produkty żywnościowe nadające się do bezpośredniego spożycia.

Na skutek ugruntowanej już w tej kwestii wykładni, stosowanej przez ZUS, zwolnione z podstawy wymiaru składek są wartości:

• gotowych posiłków oraz przetworzonych produktów żywnościowych, które nadają się do bezpośredniego spożycia;
• kuponów, talonów i bonów żywieniowych, które uprawniają do nabycia wyłącznie posiłku lub przetworzonych produktów żywnościowych w placówkach gastronomicznych, tj. restauracjach, barach, stołówkach czy innych punktach gastronomicznych; nie mogą być jednak zamieniane na pieniądze;
• kart przedpłaconych – na analogicznych zasadach jak wyżej.

Zatem oprócz obowiązkowych posiłków profilaktycznych przekazywanych przez pracodawców na podstawie przepisów bhp lub tzw. diet delegacyjnych poza podstawą wymiaru składek znajdują się również posiłki o charakterze dodatkowego bonusu. A ponieważ to pracodawca może wybrać formę i miejsce konsumpcji posiłków, to nie ma więc znaczenia, czy posiłki są spożywane w zakładzie pracy (np. w stołówce, barze, kantynie), czy w innych, zewnętrznych punktach, np. restauracjach, pizzeriach, barach bistro itp. Przez udostępnienie pracownikom posiłków rozumie się bowiem nie tylko fizyczną możliwość zjedzenia dania na miejscu (na terenie zakładu pracy), lecz także np. przekazanie bonów, kuponów, karnetów żywieniowych, na podstawie których można dokonać konsumpcji w różnych placówkach gastronomicznych. Warunkiem zwolnienia wartości posiłków udostępnianych przez pracodawcę do 450 zł miesięcznie jest więc ich spożywanie w naturze, bez możliwości zamiany czy zastąpienia jedzenia pieniądzem. Jeśli – przykładowo – regulamin wynagradzania dopuszcza wypłatę ekwiwalentu pieniężnego w razie pominięcia posiłku czy niezrealizowania bonu, to wartość posiłków, w tym równoważnika pieniężnego, podlega obłożeniu składkami na ZUS. Przy czym według ZUS nie są wyłączone z podstawy wymiaru składek wartości bonów, talonów czy innych znaków towarowych, które umożliwiają zakup wszelkich towarów, zarówno spożywczych nieprzetworzonych, jak i np. przemysłowych, chemicznych, a także usług w sklepach lub sieciach handlowych. Dotyczy to szczególnie wartości środków znajdujących się na kartach płatniczych typu prepaid, doładowanych środkami pieniężnymi i przekazanych pracownikom bądź zleceniobiorcom, którzy mogą wykorzystać je do zapłaty za różne towary i usługi (a więc nie tylko gotowe posiłki lub przetworzone produkty żywnościowe) oferowane zarówno przez placówki gastronomiczne, sklepy, jak i punkty usługowe. Nie ma zatem znaczenia rodzaj znaku uprawniającego do zakupów (karta, żeton, bon, kupon itp.), a to, na co pracownik może go wymienić lub co może nabyć.

Stanowiska sądów

Powyższe tezy potwierdza orzecznictwo sądowe. Już w ubiegłych latach sądy podkreślały, że bony (talony lub kupony) żywnościowe (żywieniowe) uprawniające do nabycia posiłków lub artykułów spożywczych w zakładach zbiorowego żywienia lub sieciach (placówkach) handlowych, które nie zostały wydane przez pracodawcę na podstawie przepisów prawa pracy lub postanowień układu zbiorowego pracy (art. 86 par. 2 k.p.), nie podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na pracownicze ubezpieczenia emerytalne i rentowe w rozumieniu par. 2 pkt 11 rozporządzenia składkowego. Zdaniem SN nie podlega oskładkowaniu: (...) wyłącznie wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikowi do spożycia, które znajdują się w stanie nadającym się do tego celu (spożycia) w miejscu i czasie pracy u zainteresowanego pracodawcy. Takich wymogów nie spełniają natomiast bony żywieniowe realizowane w celu nabycia różnych produktów spożywczych w określonych punktach.

Ponadto Sąd Najwyższy zauważył, że choć nie istnieje legalna definicja pojęcia „posiłek”, to nie ulega wątpliwości, iż „posiłku” nie można utożsamiać z produktem spożywczym, którym jest też np. mąka i makaron, a które nie nadają się do bezpośredniego spożycia. Sąd podkreślił także, że wszelkie zwolnienia z zaliczania do podstawy wymiaru składek są wyjątkiem, nie można więc przy ich stosowaniu posługiwać się wykładnią rozszerzającą (wyrok SN z 24 września 2015 r., sygn. akt I UK 205/15).

W starszym wyroku SN zwrócił uwagę, że inny przepis rozporządzenia składkowego (par. 2 ust. 1 pkt 6) dopuszcza zwolnienie z podstawy wymiaru składek wartości otrzymywanych przez pracownika bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, wyłącznie w tych przypadkach, gdy pracodawca mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych. Według Sądu Najwyższego analogiczna wykładnia pkt 11 rozporządzenia jest niedopuszczalną interpretacją rozszerzającą (wyrok SN z 10 września 2013 r., sygn. akt I UK 73/13).

Z kolei Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 13 kwietnia 2010 r. (sygn. akt III AUa 3012/09) orzekł, że bony, kupony żywieniowe nie są oskładkowane także wówczas, gdy można dzięki nim zakupić produkty spożywcze w marketach i sklepach, a także że finansowanie udostępnianych przez pracodawcę posiłków do spożycia, bez prawa do ekwiwalentu, może polegać na dostarczaniu pracownikom bonów żywieniowych, a świadczenie tego rodzaju korzysta ze zwolnienia ze składek do wyznaczonego limitu kwotowego.

Prawo do zwolnienia składkowego przysługuje także w stosunku do dofinansowania do posiłków dla pracowników poprzez narzędzie, jakim jest aplikacja mobilna obsługiwana z poziomu telefonu komórkowego. Jeżeli aplikacja ta działa w ten sposób, że ogranicza możliwość wykorzystania środków przekazanych przez pracodawcę wyłącznie do posiłków rozumianych jako gotowe dania, bez możliwości wykorzystania dostępnej kwoty w celu zakupu innych produktów bądź półproduktów składających się na danie, to takie świadczenie spełnia warunki wyłączenia (interpretacja ZUS oddział w Gdańsku z 26 czerwca 2020 r., DI/100000/43/409/2020). ©℗

przykład