Jak wliczać trzynastkę do podstawy wymiaru zasiłków, gdy pracownik nie przepracował całego roku?

Jako jednostka budżetowa jesteśmy płatnikiem dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki). Kilka pracownic w poprzednim roku przebywało na urlopach rodzicielskich i otrzymało trzynastki pomniejszone. Ponadto jeden z pracowników został zatrudniony od 1 maja 2022 r., a u innego zmieniono wymiar czasu pracy od 15 września 2022 r. A jeśli pracownicy chorują w 2023 r., np. w lipcu/sierpniu, jak wówczas wliczać im wynagrodzenie roczne do podstawy zasiłków? Mamy też pracownicę, która wróciła do pracy w czerwcu 2023 r. z rocznego urlopu wychowawczego (wcześniej pobierała zasiłek macierzyński). Osoba ta za 2022 r. nie otrzymała trzynastki, a poprzednia została jej wypłacona za 2021 r. Czy wliczyć ją do bieżącego zasiłku?

Zgodnie z ustawą o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej sześć miesięcy (180 dni). Jednak przepracowanie co najmniej sześciu miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w określonych przypadkach, np. w razie korzystania z urlopu wychowawczego, macierzyńskiego, rodzicielskiego lub opiekuńczego.

Wynagrodzenie roczne (popularnie zwane trzynastką) ustala się w wysokości 8,5 proc. sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne wchodzi do podstawy wymiaru zasiłków, ponieważ:

• jest ono składnikiem wynagrodzenia – przychodem ze stosunku pracy i podlega składkom na ubezpieczenia społeczne;
• jest zaliczane do składników przysługujących za okresy roczne;
• nie przysługuje za okresy usprawiedliwionych nieobecności, w tym z powodu niezdolności do pracy i pobierania zasiłków; należności za te okresy (wynagrodzenie chorobowe, zasiłki) są wyłączane przy obliczaniu trzynastej pensji, co oznacza, że trzynastka przysługuje wyłącznie za okresy przepracowane.

Doliczana 1/12

Składniki wynagrodzenia (premie, nagrody, dodatki) przysługujące za okresy roczne (czyli w tym trzynastki) wlicza się do podstawy wymiaru zasiłków w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. [przykład 1]

przykład 1

przykład 2

przykład 3

przykład 4

przykład 5

Jeżeli premie i inne składniki wynagrodzenia, w tym trzynastka, nie przysługują za okresy, z których uwzględnia się je w podstawie wymiaru zasiłku, podstawę tę ustala się bez tych składników. Oznacza to, że jeżeli za 2022 r. pracownik nie nabył prawa do trzynastki, to podstawa zostanie ustalona bez tego wynagrodzenia. Ten przypadek dotyczy wskazanej w pytaniu czytelnika pracownicy, która nie otrzymała trzynastki za 2022 r., ponieważ w tamtym roku nie przepracowała ani jednego dnia ze względu na korzystanie z urlopów związanych z rodzicielstwem.

Składnik roczny niewypłacony

Jeżeli składnik wynagrodzenia uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku przysługuje, lecz nie został wypłacony do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków, to do podstawy wymiaru danego zasiłku przyjmuje się ten składnik w wysokości wypłaconej za poprzedni okres. W przypadku trzynastek będzie to wynagrodzenie roczne wypłacone za 2021 r. Gdy taka sytuacja wystąpi, wypłata trzynastki już po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłków (czyli z tym wstecznym składnikiem) nie powoduje ponownego obliczenia tej podstawy. Jednak w tym roku okres wypłat trzynastek za 2022 r. już się skończył (w marcu) i zapewne zostały już uregulowane. [przykład 2]

Jeżeli roczne składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone również za okresy poprzednie, podstawę wymiaru zasiłku ustala się z ich pominięciem, a po wypłacie podstawę się przelicza, uwzględniając te składniki, oraz wyrównuje wysokość zasiłku.

Podlega uzupełnieniu

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku, zmniejszane proporcjonalnie w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy zgodnie z przepisami płacowymi, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku po uzupełnieniu zgodnie z ogólnymi zasadami. Składnik roczny, którym jest dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka), może być uzupełniony z zastosowaniem metody przewidzianej dla:

• zmiennych składników wynagrodzenia, tj. kwotę otrzymanego składnika rocznego, po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek, dzieli się przez liczbę dni przepracowanych w roku kalendarzowym oraz mnoży przez liczbę dni, którą pracownik przepracowałby w roku kalendarzowym [przykład 3]

albo

• stałych składników wynagrodzenia, tj. może być przyjęty w kwocie, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym roku kalendarzowym nie chorował, a więc w kwocie równej 8,5 proc. sumy pełnego wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie.

Niepełny rok

Jeżeli pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy przez cały rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, premie i inne składniki za okresy roczne powinny być uwzględnione proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tym roku, z którego składnik roczny podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku. Ta zasada ma zastosowanie także wówczas, gdy pracownik korzystał z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego, który rozpoczął się przed okresem, z którego składnik wynagrodzenia jest uwzględniany, i skończył się w trakcie tego okresu. [przykład 4]

Zmiana wymiaru czasu pracy

W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających, z których jest liczona podstawa.

Jeśli chodzi o sposób wliczenia trzynastego wynagrodzenia w takiej sytuacji, to panuje zasada, że jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie roku poprzedzającego niezdolność, składnik roczny przyjmuje się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy w roku kalendarzowym poprzedzającym tę niezdolność. Innymi słowy, obliczamy stosunek liczby etatów w miesiącach po zmianie do łącznej liczby wszystkich etatów w roku poprzednim i mnożymy wynik przez roczną kwotę nagrody. Następnie ustalamy nagrodę za jeden miesiąc po zmianie. [przykład 5] ©℗