Zasady przeprowadzania kontroli u przedsiębiorców regulują przepisy prawa przedsiębiorców. Zgodnie z art. 51 tej ustawy kontrolę przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania tej działalności. Za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy kontrolę przeprowadza się w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli. Z tego też powodu za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu. Zgodnie zaś z art. 50 ust. 1 prawa przedsiębiorców czynności kontrolne wykonuje się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej. Jak wynika zaś z ust. 3 tego artykułu, przedsiębiorca wskazuje na piśmie osobę upoważnioną, w szczególności w czasie swojej nieobecności. Co ważne, do czasu trwania kontroli nie wlicza się czasu nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej, jeżeli stanowi to przeszkodę w wykonaniu czynności kontrolnych.
W przypadku nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej czynności kontrolne mogą być wykonywane w obecności:
  • innego pracownika przedsiębiorcy, który może być uznany za osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności (osoba określona w art. 97 kodeksu cywilnego);
  • przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.
Jak widać, przepisy w tym zakresie są dość elastyczne i nie ograniczają katalogu potencjalnych osób upoważnianych. Nie wskazują też, kto może zostać upoważniony – czy tylko pracownik, czy może osoba, która z przedsiębiorcą pozostaje w stosunkach cywilnoprawnych.
Przedsiębiorca ma w tym zakresie swobodę, może więc zadecydować, kto będzie zastępował go w czasie nieobecności podczas czynności kontrolnych. Może to być m.in. członek jego rodziny. W orzecznictwie sądowym wskazuje się, że sformułowanie „osoba upoważniona przez kontrolowanego” posiada szeroki zakres podmiotowy i obejmuje wszelkie osoby legitymujące się ważnym pełnomocnictwem, zarówno ogólnym, rodzajowym, jak i pełnomocnictwem do udziału w kontroli. Istotne jest również to, że pracownicy organu nie mają obowiązku badania faktycznego stosunku łączącego przedsiębiorcę z osobą upoważnioną (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach z 29 listopada 2017 r., sygn. akt II SA/Ke 637/17).
Można zatem uznać, że przedsiębiorca może upoważnić dowolnie wybraną osobę do obecności w trakcie czynności kontrolnych. Może to być m.in. członek rodziny. Należy jednak uczynić to w formie pisemnej, aby upoważniony mógł skutecznie wykazać swoje umocowanie przed inspektorem kontroli. ©℗
Podstawa prawna
•art. 50 ust. 1 i 3, art. 51 ust. 1–3 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 162; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1570)
•art. 97 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2459)