Od 1 kwietnia forma papierowa będzie możliwa jedynie wyjątkowo, w szczególnie uzasadnionych przypadkach. To kolejny przykład cyfryzacji kontaktów ZUS z ubezpieczonymi i płatnikami

Najważniejsze zmiany przepisów ubezpieczeniowych wprowadzone ostatnią dużą nowelizacją, tj. ustawą z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i niektórych innych ustaw, weszły w życie 18 września 2021 r. lub 12 stycznia 2022 r. Jednak niektóre wejdą w życie dopiero 1 kwietnia 2022 r. Miedzy innymi chodzi o nowo dodany art. 83e do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), który dotyczy sposobu złożenia wniosku o zaświadczenie A1. Jest to dokument, o którym mowa w art. 19 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Poświadcza on, że jego posiadacz podlega ubezpieczeniu w kraju jego wystawienia. Jeśli więc A1 jest wystawiony przez ZUS, to oznacza to, że dana osoba podlega polskim ubezpieczeniom społecznym, a nie np. niemieckim, mimo że czasowo pracuje w Niemczech. A zgodnie z ogólną regułą wynikającą z europejskich przepisów koordynujących ubezpieczeniu społecznemu można podlegać tylko w jednym państwie członkowskim UE. Chociaż zaświadczenie A1 nie dotyczy tylko pracowników, to jednak najczęściej będą korzystały z niego osoby zatrudnione na umowę o pracę i delegowane do pracy w innym kraju. Ich pracodawcy opłacają wówczas za nich tylko polskie składki.
Zgodnie z art. 83e ustawy systemowej wniosek o wydanie zaświadczenia jest składany do ZUS w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo uwiarygodnionego z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępnionego przez ZUS w systemie teleinformatycznym (PUE ZUS).
Konieczna weryfikacja
Zaświadczenie A1 wystawiane jest także w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ZUS przez udostępnienie go na profilu informacyjnym osoby składającej wniosek, utworzonym w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS. Tak naprawdę jednak możliwość elektronicznego występowania o wydanie A1 istnieje od dawna. Wprowadzony przepis jedynie potwierdza taką możliwość, wprowadzając przy tym prymat formy elektronicznej. Dopuszcza jednak składanie w szczególnie uzasadnionych przypadkach wniosku w postaci papierowej. W takiej sytuacji zaświadczenie A1 także wydawane jest w postaci papierowej. Ustawa posługuje się wyrażeniem „w szczególnie uzasadnionych przypadkach”, jednak trudno sobie wyobrazić, że ZUS będzie weryfikował, czy złożenie papierowego wniosku rzeczywiście było uzasadnione. Wprowadzenie domyślnego obiegu elektronicznego pism w tego rodzaju sprawach jest oczywiście związane z dążeniem ZUS do pełnej elektronizacji w kontaktach z ubezpieczonymi i płatnikami.
WAŻNE Wydruk zaświadczenia A1 stanowi dowód tego, co zostało w nim stwierdzone, i jest dokumentem urzędowym w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego, jeżeli zawiera dane umożliwiające jego weryfikację.
Wydanie zaświadczenia wymaga weryfikacji. Zgodnie z art. 83e ust. 7 ustawy systemowej ZUS umożliwia weryfikację dokumentu poświadczającego przez udostępnioną przez ZUS stronę internetową po podaniu:
  • danych identyfikujących dokument poświadczający,
  • typu identyfikatora płatnika składek lub ubezpieczonego i jego numeru,
  • imienia i nazwiska ubezpieczonego,
  • okresu, na który został wydany dokument poświadczający, lub daty wydania dokumentu poświadczającego.
Wydruk zaświadczenia stanowi dowód tego, co zostało w nim stwierdzone, i jest dokumentem urzędowym w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego, jeżeli zawiera dane, o których mowa w ust. 7, umożliwiające jego weryfikację w sposób określony w tym przepisie.
W razie odmowy
Jeśli zaś ZUS uzna, że dana osoba nie podlega polskiemu ubezpieczeniu, to odmawia wydania zaświadczenia. Następuje to w formie decyzji. Będą miały do niej zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy systemowej. Przysługuje od niej odwołanie do sądu powszechnego w terminie i według zasad określonych w przepisach kodeksu postępowania cywilnego. Przysługuje ono również w razie niewydania decyzji w terminie dwóch miesięcy, licząc od dnia zgłoszenia wniosku o świadczenie. Odwołanie takie wnosi się na piśmie do jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję, lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę.
Jeżeli ZUS uzna odwołanie za słuszne, to zmienia lub uchyla decyzję niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania. W tym wypadku odwołaniu nie nadaje się dalszego biegu. Jeżeli nie zostało w całości lub w części uwzględnione, to ZUS przekazuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania, sprawę do sądu wraz z uzasadnieniem.
W razie zmiany okoliczności wnioskodawca może ponownie ubiegać się o wydanie zaświadczenia.
Podstawa prawa
•ustawa z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1621)
•art. 83 ust. 2, 3 i 5‒7, art. 83a, art. 83e ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105) – obowiązujący od 1 kwietnia 2022 r.
•art. 19 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE z 2009 r. L 284, s. 1)