Nasz pracownik przebywa od 1 stycznia 2021 r. na urlopie wychowawczym. Chcielibyśmy go zatrudnić na jakiś czas do realizacji pewnego projektu. Pracownik chce wziąć udział w projekcie, nie chce jednak przerywać urlopu. Czy wobec tego możemy podpisać z nim np. umowę zlecenia? Jakie dokumenty zgłoszeniowe musimy za niego złożyć do ZUS? Czy musimy opłacać za niego składki?
odpowiedź
Owszem, pracownik może podjąć prace zlecone na rzecz własnego pracodawcy podczas urlopu wychowawczego, podobnie jak w przypadku np. urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. Jednak podjęcie pracy podczas tych urlopów będzie miało odmienne konsekwencje ubezpieczeniowe.
Macierzyński i rodzicielski
Za czas urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego pracownik ma prawo do zasiłku macierzyńskiego. Może on podjąć w tym czasie pracę zarobkową, w tym na rzecz własnego pracodawcy w ramach umowy zlecenia. Zarówno stosunek pracy, jak i umowa zlecenia są niezależnymi tytułami do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Odrębnym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych jest także pobieranie zasiłku macierzyńskiego albo zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Oznacza to, że w razie pobierania zasiłku i wykonywania dodatkowej aktywności stanowiącej tytuł do ubezpieczeń mamy do czynienia ze zbiegiem tytułów.
Osoby wykonujące umowę zlecenia spełniające jednocześnie warunki do objęcia ich obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego podlegają obowiązkowo tym ubezpieczeniom z tytułu pobierania tego zasiłku. Mogą one jednak dobrowolnie – na swój wniosek – być nimi objęte także z pozostałych, wszystkich lub wybranych tytułów.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób pobierających zasiłek macierzyński stanowi kwota wypłaconego tego zasiłku brutto. W przypadku gdy miesięczna kwota zasiłku macierzyńskiego, pomniejszonego o zaliczkę na podatek dochodowy, jest niższa niż kwota świadczenia rodzicielskiego (1000 zł), kwotę zasiłku netto (po odliczeniu zaliczki PIT) podwyższa się do wysokości świadczenia rodzicielskiego. Wtedy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego stanowi kwota tego zasiłku po podwyższeniu. Oznacza to, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób pobierających zasiłek macierzyński podwyższony do kwoty świadczenia rodzicielskiego stanowi kwota po podwyższeniu uwzględniająca zaliczkę na podatek.
Dodatkowe zatrudnienie
W czasie urlopu wychowawczego pracownik nie uzyskuje żadnego świadczenia o charakterze zasiłkowym. Ma prawo podjąć pracę zarobkową u dotychczasowego lub innego pracodawcy albo inną działalność, a także naukę lub szkolenie, jeżeli nie wyłącza to możliwości sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Zatem osoba na wychowawczym może podjąć współpracę również ze swoim pracodawcą np. na umowę zlecenia.
Osoby przebywające na urlopach wychowawczych podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym tylko wówczas, gdy nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie posiadają innych, dodatkowych tytułów powodujących obowiązek ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że w razie podjęcia pracy na podstawie umowy zlecenia zawartej z własnym pracodawcą lub innym podmiotem albo zawartej z innym podmiotem, lecz z pracą wykonywaną na rzecz własnego pracodawcy, osoba podlega odpowiednio ubezpieczeniom społecznym jako zleceniobiorca.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych stanowi kwota 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, z zastrzeżeniem, że podstawa ta nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy oraz nie może być niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia. Składki finansuje w całości budżet państwa.
Osoby przebywające na urlopie wychowawczym obowiązkowo podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu, o ile nie podlegają temu obowiązkowi z innego tytułu. Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Składka jest miesięczna i niepodzielna.
Zgłoszenia i rozliczanie składek
Zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz zdrowotnego z tytułu urlopu wychowawczego, a także zgłoszenie z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego należy do obowiązków płatnika składek. Zgłoszenia dokonuje się poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA lub ZUS RZA z kodem tytułu ubezpieczenia 1211xx.
Przekazanie tego raportu jest traktowane na równi ze zgłoszeniem do ubezpieczeń. Dodatkowo płatnicy składek są zobowiązani do przekazania za osoby przebywające na urlopie wychowawczym raportu ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 121 lub 122 (w przypadku urlopu na dziecko niepełnosprawne).
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinna być wykazana w ZUS RCA w bloku III.B, IV.B w polu 04, a składki – w polu 15 (kwota składki na ubezpieczenie emerytalne finansowana przez budżet państwa) i w polu 16 (kwota składki na ubezpieczenia rentowe finansowana przez budżet państwa). Następnie składki sumowane z raportów ZUS RCA powinny być wykazywane w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w bloku IV pola 10, 11 oraz 12 (składki finansowane przez budżet państwa).
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne powinna być wykazana w imiennym raporcie ZUS RCA w bloku III.C., IV.C. w polu 01 lub ZUS RZA – w bloku III.B., IV.B. w polu 02, a składka w ZUS RCA w bloku III.C., IV.C. polu 03 (kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne finansowana przez budżet państwa) lub ZUS RZA w bloku III.B., IV.B. w polu 04 (kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne finansowana przez budżet państwa).
Następnie składka zdrowotna wykazana w raporcie imiennym powinna być wykazana w bloku VII w polu 04 deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.
Jeżeli osoba przebywająca na urlopie wychowawczym poinformuje płatnika składek, że w okresie tego urlopu ma inny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, nie powinna być zgłaszana przez płatnika do ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia 1211xx, a tym samym wykazywana w imiennych raportach ZUS RCA, ZUS RZA z tym kodem. [przykład 1]
przykład 1
Jakie trzeba złożyć raporty
Pracownik od 1 stycznia 2021 r. przebywa na urlopie wychowawczym. U swojego pracodawcy podjął pracę na umowę zlecenia w okresie od 10 do 30 czerwca 2021 r. W tym czasie obowiązkowo jest objęty ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi i wypadkowemu ze zlecenia. Za czerwiec pracodawca jest zobowiązany przekazać:
• raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 121100, z podstawą wymiaru i należnymi składkami na ubezpieczenia społeczne za okres od 1 do 9 czerwca oraz pełną składkę zdrowotną;
• raport ZUS RSA z kodem tytułu 011000, z okresem 10-30 czerwca 2021 r. i kodem świadczenia przerwy – 350; oznacza to, że osoba w podanym okresie nie jest objęta ubezpieczeniami z tytułu urlopu wychowawczego.
przykład 2
Za niepełny miesiąc
Pracownica w trakcie urlopu rodzicielskiego pobrała zasiłek macierzyński za okres 1–15 czerwca br. Następnie od 16 czerwca przeszła na urlop wychowawczy. Poinformowała płatnika, że w okresie 20 – 30 czerwca wykonywała umowę zlecenia. Płatnik składek powinien złożyć za czerwiec
• raport ZUS RSA z kodem 011000 i kodem świadczenia/przerwy 311, z kwotą zasiłku macierzyńskiego za okres 1–15 czerwca;
• raport ZUS RSA z kodem 011000 i kodem świadczenia/przerwy 121, z przerwą związaną z urlopem wychowawczym 16–30 czerwca;
• raport ZUS RSA z kodem 121100 i kodem świadczenia/przerwy 350 za okres 20–30 czerwca,
• raport ZUS RCA z kodem 124000 – z kwotą zasiłku macierzyńskiego i naliczonymi składkami emerytalną i rentową;
• raport ZUS RCA z kodem 121100 – z podstawą wymiaru i składkami emerytalną i rentową od kwoty 4/30 podstawy wymiaru składek wynoszącej 3155,40 zł oraz podstawą wymiaru składki zdrowotnej 620 zł i kwotą składki.
Raport ZUS RSA z kodem 011000 i kodem świadczenia/przerwy 311 oraz kodem 124000 i kodem świadczenia/przerwy 350 należy umieścić na tej samej stronie formularza ZUS RSA. ©℗
Także w przypadku osób pobie rających zasiłek macierzyński płatnik składek dokonuje zgłoszenia poprzez wykazanie ubezpieczonego w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 1240xx. Jeśli pracodawca jest płatnikami zasiłku, to wykazuje go w raporcie ZUS RSA – z kodem 311 lub 319.
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego powinna być wykazana w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA w bloku III.B, IV.B w polu 04, a składki na te ubezpieczenia w polu 15 i 16. Następnie składki zsumowane z raportu ZUS RCA przechodzą do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w bloku IV pola 10, 11 oraz 12. [przykład 2]
W czasie urlopu bezpłatnego
Przebywanie na urlopie bezpłatnym nie jest odrębnym tytułem do ubezpieczeń. Oznacza przerwę w opłacaniu składek, którą płatnik wykazuje w raporcie ZUS RSA z kodem 111. Pracownik na urlopie bezpłatnym nie świadczy pracy, a pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia. Tym samym stosunek pracy ulega zawieszeniu, a strony nie mają wobec siebie praw i obowiązków. Pracownik korzystający z urlopu bezpłatnego może więc zawrzeć ze swoim pracodawcą umowę zlecenia na inne czynności niż pracownicze i w tym czasie nie będzie traktowany jak pracownik, lecz jako zleceniobiorca. Umowa zlecenia będzie jego tytułem do ubezpieczeń. Przychód ze zlecenia będzie oskładkowany jak w przypadku zleceniobiorcy wykonującego pracę na rzecz obcego podmiotu, a nie jak pracownika, który zawarł umowę cywilną z własnym pracodawcą. Zleceniobiorca będzie musiał zgłosić zatrudnionego na druku ZUS ZUA z kodem 0411xx, jeśli ten poza zleceniem nie będzie miał jeszcze innego tytułu.
Zamiast wypoczynku
Może się zdarzyć, że pracodawca będzie chciał podpisać umowę zlecenia z własnym pracownikiem podczas jego urlopu wypoczynkowego. Nie jest to co prawda zabronione przepisami, jednak nie powinno być praktykowane. Urlop ma służyć odpoczynkowi, oderwaniu się spraw zawodowych, a nie podejmowaniu innej pracy. Jednak gdy strony się na to zdecydują, to przychód z umowy cywilnej zostanie potraktowany jak z umowy o pracę i oskładkowany w pełnym zakresie. Umowa zlecenia nie będzie tu widoczna jako odrębny tytuł. Będzie traktowana jak zawarta z własnym pracodawcą.
Podstawa prawna
• art. 6 ust. 1 pkt 1, 4, 5, 19, art. 9 ust. 1c, 1d, 6, art. 18 ust. 5b, 6, 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 794)
• art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 79, art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1398; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 694)
• rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. poz. 2366)