Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie uzgadnianym ze związkami zawodowymi. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Uprawnionymi do świadczeń z funduszu socjalnego są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny. Możliwość korzystania ze środków ZFŚS może zostać przyznana w regulaminie funduszu także innym osobom. Zatem w regulaminie, obok rodzajów działalności socjalnej i warunków korzystania z usług i świadczeń, muszą być wskazane osoby uprawnione do tych świadczeń, a także kryteria ich udzielania uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Byli pracownicy, będący aktualnie emerytami bądź rencistami, mają ustawowo zagwarantowane prawo do świadczeń socjalnych, a pracodawca nie może ich tego prawa pozbawić ani go ograniczyć. W regulaminie powinien być taki sam jak dla pracowników katalog świadczeń i kryteria ich uzyskiwania. Podobnie nie można różnicować członków rodzin pracowników i emerytów.
Do emerytów – byłych pracowników zalicza się tych, dla których dany pracodawca był ostatnim miejscem zatrudnienia. Nie ma znaczenia, czy pracownik przeszedł na emeryturę po raz pierwszy, czy też było to przejście po ponownym podjęciu zatrudnienia u tego pracodawcy. Emerytem – byłym pracownikiem nie jest osoba, która po rozwiązaniu umowy o pracę ma uprawnienia do emerytury, lecz podjęła zatrudnienie w innym zakładzie pracy. Jeżeli emeryt ponownie podejmie pracę, to świadczenia z zfśs przysługują mu w drugim zakładzie, w którym obecnie jest zatrudniony.
Środki zgromadzone w funduszu przeznaczone są na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych, tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego oraz na cele socjalne. Zalicza się do nich usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, w przedszkolach i innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.
Podstawa prawna
Art. 1–3, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.).