Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za pracowników są naliczane od wypłaconego im przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z wyłączeniem wynagrodzenia za czas choroby, zasiłków oraz przychodów wymienionych w rozporządzeniu ministra pracy w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pracodawca ustala składki od przychodu faktycznie wypłaconego pracownikowi w okresie od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca. W praktyce wynagrodzenie jest często wypłacane pod koniec miesiąca, co powoduje, że zdarzają się sytuacje, w których pracownik otrzymuje je, a następnie – jeszcze w tym samym miesiącu – staje się niezdolny do pracy albo korzysta z urlopu bezpłatnego. Wówczas wypłacona kwota przewyższa wynagrodzenie należne za faktycznie przepracowany okres.

Różne typy pomniejszeń pensji

Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia za pracę należy odróżnić od potrąceń z pensji. W obu przypadkach dochodzi wprawdzie do pomniejszenia wypłaty należnej pracownikowi, jednak odliczenie nadpłaty następuje na innych zasadach niż potrącenie. Podstawowa różnica polega na tym, że do odliczeń nie stosuje się przepisów chroniących wynagrodzenie przed nadmiernymi potrąceniami. Oznacza to, że przy odliczeniach pracodawca nie musi pozostawiać pracownikowi kwoty wolnej.

Należy jednak pamiętać, że odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia dotyczy jedynie określonego, ograniczonego zakresu świadczeń. Taka sytuacja występuje najczęściej wtedy, kiedy po wypłacie wynagrodzenia pojawia się okoliczność uzasadniająca ustalenie go w niższej wysokości (np. zwolnienie lekarskie, nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy przypadająca na ostatnie dni miesiąca, urlop bezpłatny). Problem ten co do zasady nie występuje u pracodawców, u których wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane w następnym miesią cu, np. 10 lutego za styczeń. W takim przypadku, ustalając wysokość wynagrodzenia, pracodawca dysponuje już informacjami o wszystkich nieobecnościach pracownika w poprzednim miesiącu, dzięki czemu może wypłacić wynagrodzenie w prawidłowej wysokości.

Kiedy potrzebna zgoda pracownika

Odliczenie z wynagrodzenia, o którym mowa w art. 87 par. 7 k.p., nie wymaga zgody pracownika. Pracodawca jest jednak ograniczony obowiązkiem jego dokonania w najbliższym terminie płatności. W praktyce może to powodować utrudnienie.

Ważne

Jeżeli jednak niezdolność do pracy jest dłuższa i w następnym miesiącu pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy, to potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia z tego świadczenia jest dopuszczalne jedynie za zgodą pracownika.

Pracodawca nie może także bez zgody pracownika odliczyć nadpłaconej pensji z wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w kolejnym miesiącu, jeżeli nadpłata nie jest związana z okresem nieobecności, lecz wynika z innych przyczyn, np. z błędnego wyliczenia wysokości wynagrodzenia. W takiej sytuacji odliczenie jest dopuszczalne wyłącznie za pisemną zgodą pracownika. Jeżeli natomiast pracodawca omyłkowo zawyżył wynagrodzenie, a pracownik nie wyraża zgody na potrącenie nadpłaty z bieżącej wypłaty, pracodawcy pozostaje dochodzenie jej zwrotu na drodze sądowej na podstawie przepisów kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Przykład 1

Usprawiedliwiona nieobecność na przełomie miesięcy

Pracodawca wypłaca pensje pracownikom 28. dnia miesiąca. Po wypłacie wynagrodzenia za luty br. okazało się, że pracownik od 27 lutego do 5 marca br. (7 dni) był chory. Za luty otrzymał pełne wynagrodzenie 6000 zł (pracownik nie otrzymuje innych składników wynagrodzenia).

Odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia za luty br. należy dokonać z wynagrodzenia należnego za marzec, pomniejszając je o wynagrodzenie za łączną liczbę dni absencji chorobowej przypadających w lutym, w następujący sposób:

  • 6000 zł: 30 dni = 200 zł
  • 200 zł x 2 dni absencji chorobowej w lutym = 400 zł
  • 6000 zł – 400 zł = 5600 zł (wynagrodzenie należne za luty).

Wynagrodzenie zostało wypłacone w kwocie 6000 zł, dlatego 400 zł będzie można odliczyć z wynagrodzenia za marzec. Dokonanie takiego odliczenia nie wymaga zgody pracownika.

Składając dokumenty rozliczeniowe za luty, w raporcie ZUS RCA sporządzanym za ten miesiąc składki zostaną wykazane od podstawy 6000 zł (faktycznie wypłacone wynagrodzenie). Natomiast w marcu podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne będzie odpowiednio pomniejszona (o 400 zł oraz o 1000 zł za absencję przypadającą w marcu). W rozliczeniu za marzec należy uwzględnić wynagrodzenie za czas choroby za okres od 28 lutego oraz pozostały okres choroby w marcu. ©℗

Przykład 2

Dokumenty rozliczeniowe

Pracodawca zatrudnia pracownika ze stałym miesięcznym wynagrodzeniem w kwocie 5100 zł. Załóżmy, że w marcu wypłacił mu wynagrodzenie przysługujące za cały miesiąc i od tej kwoty naliczył składki w raporcie ZUS RCA sporządzonym za pracownika. Po wypłacie pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 30 do 31 marca. Za czas choroby przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe. Za przepracowaną część marca pracownik powinien więc otrzymać wynagrodzenie w kwocie 4760 zł (5100 zł – (5100 zł: 30 x 2)). Nadpłatę wynagrodzenia w wysokości 340 zł pracodawca odliczy z wynagrodzenia za pracę należnego za kwiecień, które wynosi 5100 zł. Po dokonaniu odliczenia wynagrodzenie za kwiecień wyniesie 4760 zł przy założeniu, że przez pozostałą część miesiąca pracownik będzie pracował i nie uzyska innych przychodów.

Wraz z wynagrodzeniem za pracę pracownik otrzyma w kwietniu także wynagrodzenie chorobowe za 2 dni marca. Przyjmując, że podstawę wymiaru zasiłku stanowi kwota 5100 zł pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne, podstawa ta wynosi 4400,79 zł (5100 zł – 5100 zł x 13,71 proc.).

4400,79 zł: 30 = 146,69 zł; 146,69 zł x 80 proc. = 117,35 zł – stawka za jeden dzień choroby

117,35 zł x 2 = 234,70 zł – wynagrodzenie chorobowe, od którego pracodawca naliczy składkę zdrowotną.

W konsekwencji podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za kwiecień wyniesie 4760 zł, natomiast podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia zdrowotne – 4342,10 zł, co wynika z wyliczenia: 4760 zł – (4760 zł x 13,71 proc.) + 234,70 zł.

Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za kwiecień, pracodawca wykaże pracownika w raportach:

  • ZUS RCA – z rozliczonymi składkami na ubezpieczenia społeczne od kwoty 4760 zł oraz składką na ubezpieczenie zdrowotne ustaloną od kwoty 4342,10 zł,
  • ZUS RSA – z kodem świadczenia/przerwy 331, okresem 30–31 marca oraz kwotą wynagrodzenia chorobowego 234,70 zł.

Jeżeli jednak niezdolność do pracy byłaby długotrwała i w kolejnym miesiącu nie byłoby możliwości odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia, to pracodawca powinien dokonać korekty listy płac za miesiąc, w którym pracownik zachorował. W dokumentach rozliczeniowych sporządzanych za ten miesiąc, w zależności od tego, czy zostały one już przesłane do ZUS, należy:

  • rozliczyć składki od wynagrodzenia za pracę, które faktycznie pracownik powinien otrzymać (pomniejszonego o dni niezdolności do pracy) – jeśli dokumenty nie zostały jeszcze przekazane albo
  • sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych za ten miesiąc, wykazując tego pracownika z rozliczonymi składkami od skorygowanego wynagrodzenia – jeśli dokumenty zostały już przekazane.

W takiej sytuacji kwota nadpłaconego wynagrodzenia powinna zostać rozliczona na poczet należnego świadczenia chorobowego. ©℗

Podstawa prawna

art. 87 par. 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277, ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 25)