Do podstawy wymiaru składek zwykle nie wlicza się świadczeń z zakresu BHP

Profilaktyczna ochrona zdrowia

Badania wstępne, okresowe, kontrolne

Przepisy o bhp nakładają na pracodawcę obowiązek stosowania wobec pracowników profilaktycznej ochrony zdrowia. W granicach tej ochrony mieści się kierowanie pracowników na badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne do danej jednostki służby medycyny pracy, z którą pracodawca ma zawartą umowę w tym przedmiocie. Zasady, zakres oraz częstotliwość wykonywania badań profilaktycznych wynikają z przepisów rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w k.p.

Koszty wymienionych badań, a także inne koszty profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami, niezbędnej z uwagi na warunki pracy, np. w przypadku podejrzenia choroby zawodowej, zatrudnienia w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających, ponosi pracodawca.

Uwaga! Pracownik nie uzyskuje z tego tytułu przychodu podlegającego oskładkowaniu. Dotyczy to również sytuacji, gdy przed terminem kolejnego badania okresowego zatrudniony zgłosi pracodawcy pogorszenie stanu zdrowia i otrzyma z zakładu pracy skierowanie na dodatkowe badania z dziedziny medycyny pracy.

Okulary lub szkła kontaktowe

Zagrożenie związane z obsługą monitorów ekranowych jest czynnikiem uciążliwym obciążającym układ ruchu, szczególnie w odcinku szyjnym kręgosłupa, oraz narząd wzroku. Dlatego na badaniach okresowych jest sprawdzany wzrok pracowników wykonujących pracę przy komputerze.

Jednym z obowiązków pracodawcy jest zapewnienie pracownikom okularów korygujących wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Dotyczy to każdej osoby zatrudnionej przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażysty, jeśli użytkują w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Uwaga! Pracodawca może wypełnić swój obowiązek dwojako, tj. poprzez:

1) zakup i wydanie zaleconych okularów/soczewek korygujących wzrok, lub

2) refundację kosztów poniesionych przez pracownika na powyższy cel udokumentowanych wystawioną fakturą.

W drugim przypadku pracodawca może ustalić zwrot kwoty wynikającej z faktury bez żadnych ograniczeń albo wyznaczyć określony limit kwotowy, z uwzględnieniem zaleceń lekarza dotyczących parametrów, jakie powinny mieć okulary. Wartość dofinansowania powinna pokrywać koszt szkieł, oprawek (o przynajmniej średniej jakości), spełniających podstawowe standardy oraz robociznę.

Uwaga! Uzyskana przez pracownika kwota zwrotu kosztów za zakup okularów korygujących wzrok lub wartość wydanych okularów/szkieł korzysta ze zwolnienia ze składek, jeśli:

• badania okulistyczne przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania okularów/soczewek korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, co potwierdzi aktualne zaświadczenie lekarza medycyny pracy,
• zakup udokumentowany jest fakturą,
• pracownicy użytkują monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Szczepienia ochronne

W tym zakresie obowiązki pracodawcy określa rozporządzenie w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki. Zgodnie z nim w celu ochrony pracowników przed zagrożeniami spowodowanymi przez szkodliwy czynnik biologiczny pracodawca musi stosować, na warunkach określonych w rozporządzeniu, wszelkie dostępne środki eliminujące narażenie lub ograniczające stopień tego narażenia (środki zapobiegawcze). Jednym z wymienionych, szkodliwych czynników biologicznych jest np. wirus grypy, odry, kleszczowego zapalenia mózgu.

Wśród prac narażających pracowników na działanie m.in. takich czynników są np. te wykonywane w zakładach produkujących żywność, w rolnictwie, w jednostkach ochrony zdrowia, w zakładach gospodarki odpadami czy laboratoriach klinicznych, weterynaryjnych, a także inne prace, podczas wykonywania których potwierdzono narażenie na działanie czynnika chorobotwórczego.

Przed wyborem środka zapobiegawczego pracodawca musi ocenić ryzyko zawodowe, na jakie może być narażony pracownik. W przypadku wystąpienia lub możliwości wystąpienia w środowisku pracy szkodliwego czynnika biologicznego, przeciw któremu jest dostępna szczepionka, stosuje się przepisy ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi. Koszty przeprowadzania szczepień oraz zakupu szczepionek ponosi pracodawca.

Uwaga! Jeśli narażeni pracownicy poddadzą się szczepieniom ochronnym, to z tego tytułu nie uzyskają przychodu, a tym samym nie wystąpi obowiązek składkowy.

Przykładowo, pracownicy ośrodka pomocy społecznej, którym pracodawca zapewnił szczepienia przeciwko grypie, nie uzyskują przychodu, a więc nie będą należne składki od wartości takiego świadczenia.

Posiłki i napoje

Pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a tym, zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych – oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.

Pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie:

1) posiłki wydawane ze względów profilaktycznych, w formie jednego dania gorącego,

2) napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, w tym wzbogacone w sole mineralne i witaminy.

Pracownikowi nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje.

Uwaga! Posiłki i napoje przyznane pracownikom na podstawie przepisów z dziedziny BHP również nie stanowią podstawy wymiaru składek.

Środki czystości

Pracodawca musi dostarczać pracownikom środki higieny osobistej, których liczba i rodzaje powinny być dostosowane do rodzaju i stopnia zanieczyszczenia ciała przy określonych pracach. Pracodawca powinien je dostarczyć w formie rzeczowej, a nie ekwiwalentu pieniężnego. Przepisy k.p. ani też wykonawcze (rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy) nie wyszczególniają, o jakie konkretnie środki chodzi, w jakich liczbach, dlatego to pracodawca powinien sam je określić np. w regulaminie pracy, zarządzeniu. Chodzi tu o przybory toaletowe, np. mydło (może być w dozownikach), ręczniki do osuszania rąk (mogą być papierowe) lub suszarki, środki higieny osobistej jak papier toaletowy, podpaski, środki dezynfekujące, a w przypadku prac fizycznych lub silnie brudzących pracodawca powinien też zapewnić inne produkty – pasty, kremy, żele.

Uwaga! Te świadczenia nie generują u pracowników oskładkowanego przychodu.

Szkolenia

Nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca jest więc obowiązany zapewnić przeszkolenie zatrudnionego w tym zakresie przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń. Odbywają się one w czasie pracy i na koszt firmy. Można tu wymienić szkolenia wstępne w formie instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego, oraz okresowe, które mają na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy i umiejętności w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zaznajomienie uczestników szkolenia z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi w tym zakresie.

Uwaga! Pracownik uczestniczący w szkoleniu z dziedziny BHP, którego koszty musi pokryć pracodawca, nie osiąga przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek.

środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze

Pracodawca ma także obowiązek dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, które spełniają wymagania określone w Polskich Normach:

• jeśli w czasie pracy może zniszczyć lub znacznie zabrudzić własną odzież,
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca może wyznaczyć stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania BHP (poza stanowiskami z bezpośrednią obsługą maszyn albo pracami powodującymi intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi, promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi).

Zatrudnionemu używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Ze względu na brak szczegółowego określenia wysokości tych ekwiwalentów, a także częstotliwości ich wypłacania, te kwestie powinny być więc przedmiotem wewnętrznych ustaleń pracodawcy.

W praktyce firmy szacują wartość ekwiwalentu na podstawie bieżących cen rynkowych stosowanych przez punkty handlowe zajmujące się sprzedażą takiej odzieży. Można również wypłacić pracownikowi ekwiwalent na podstawie przedłożonego przez niego dokumentu zakupu odzieży. Wtedy będzie on zwrotem faktycznie poniesionych na ten cel wydatków.

Uwaga! Wymienione ekwiwalenty są zwolnione ze składek.

Pranie i konserwacja

Firma jest obowiązana zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie gwarantuje prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez zatrudnionego.

Ekwiwalent nie jest podstawą wymiaru składek, jeśli pracodawca ustali go w kwocie, która odpowiada:

• rzeczywistym kosztom prania odzieży na podstawie cen obowiązujących w okolicznych pralniach – w przypadku, gdy pracownik korzysta z pralni i składa pracodawcy oświadczenie o wysokości poniesionych kosztów;
• kwocie wskazanej na rachunku z pralni – jeśli pracownik przedkłada go pracodawcy;
• skalkulowanym wydatkom na zużytą energię elektryczną, proszek do prania i wodę, które powinny uwzględniać również zmiany cen oraz zużycie sprzętu – w przypadku, gdy pracownik pierze odzież roboczą we własnym zakresie.

Uwaga! Natomiast ze zwolnienia nie korzysta ryczałt ustalony w stałej miesięcznej wysokości, bez względu na wysokość faktycznych kosztów (w oderwaniu od jakiejkolwiek kalkulacji kosztu). Podstawę wymiaru składek stanowią również ekwiwalenty za konserwację oraz naprawę odzieży i obuwia roboczego, a także za pranie ręczników. ©℗