Taki jest plan Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Proponowane rozwiązania, po konsultacji ze środowiskiem akademickim, mają znaleźć się w nowej ustawie.
Już obecnie część uczelni ma elektroniczny system komunikacji ze studentem (np. USOS). Ale co z tego, skoro student i tak musi pójść do dziekanatu po pieczątkę albo żeby złożyć podpis. Resort nauki chce to zmienić.
– Zmiany nie są jeszcze przesądzone i będą konsultowane z przedstawicielami uczelni, ale chcielibyśmy wprowadzić wymóg prowadzenia niektórych procedur w drodze elektronicznej – mówi Piotr Müller, doradca Jarosława Gowina, wicepremiera, ministra nauki i szkolnictwa wyższego.
Impuls dla uczelni
Resort nauki wyjaśnia, że nie oznacza to rezygnacji z dokumentacji papierowej, ale uczelnie musiałyby ją prowadzić równolegle w formie elektronicznej.
– To pozwoliłoby stopniowo rezygnować z papierowej dokumentacji. Taki wymóg byłby dla uczelni mobilizujący – mówi Piotr Müller.
Dodaje, że przede wszystkim chodzi o elektroniczne prowadzenie tych procedur, które są związane z tokiem studiów, jak wydawanie decyzji rekrutacyjnych. Szkoły wyższe co roku tradycyjną pocztą wysyłają setki tysięcy pism z informacją, czy kandydat dostał się na studia.
– To zupełnie niepotrzebnie pochłania ogromne pieniądze. Wystarczyłoby e-mailem przesłać informację do zainteresowanego. To także będzie opłacalne dla kandydatów, bo uczelnie powinny wówczas obniżyć opłaty za przeprowadzenie postępowania rekrutacyjnego – uważa Müller.
Dodaje, że skoro technika daje takie możliwości, warto żeby wykorzystała je uczelnia administracja. – Rośnie liczba kont z profilem zaufanym. Jak tylko Ministerstwo Cyfryzacji zakończy prace nad usprawnieniem e-PUAP, będzie można lepiej wykorzystywać to narzędzie na potrzeby uczelni. Zwłaszcza że młodzi ludzie są najbardziej mobilną grupą pod tym względem. Dla nich założenie konta w profilu zaufanym potrwa nie więcej niż kilka minut. Uczelnie też już dorosły do tego, aby korzystać z tych możliwości. Dzięki wprowadzeniu usprawnień student za pomocą komputera będzie mógł załatwić większość formalności na wydziale – uzupełnia.
W ten sposób można by również rozsyłać decyzje stypendialne dotyczące np. przyznawania pomocy socjalnej czy naukowej.
Drogie archiwa
To nie koniec zmian, które chciałby wprowadzić resort. Obecnie teczka studenta musi być przechowywana przez 50 lat. – To również dla uczelni oznacza ogromne koszty – setki tysięcy złotych rocznie. Dlatego chcemy znieść ten obowiązek – informuje Piotr Müller.
Resort bierze pod uwagę rozwiązanie, żeby przez pół wieku archiwizowane były jedynie dyplom absolwenta i suplement do niego. Pozostała dokumentacja byłaby przechowywana przez 10–15 lat, a potem niszczona. To, czy uczelnia pozbyłaby się tych dokumentów, zależałoby od niej. Rozważana jest jeszcze inna opcja – aby materiały te mogły być zniszczone pod warunkiem, że uczelnia dokona ich digitalizacji, czyli przeniesie na elektroniczny nośnik.
– Pracując nad projektem rozporządzenia w sprawie dokumentacji przebiegu studiów, które obowiązuje od 1 października, chcieliśmy znieść 50-letni obowiązek przechowywania całej teczki studenta, ale z uwagi na ustawę o archiwach państwowych, nie mamy takiej możliwości – tłumaczy doradca ministra nauki.
Do skrócenia okresu przechowywania teczki studenta wniesiono liczne uwagi. Pomysł ten skrytykowało m.in. Stowarzyszenie Archiwizjoner. Wskazało ono, że nie wiadomo, dlaczego resort proponuje np. 15-letni okres przechowywania dokumentów, a nie dłuższy bądź krótszy. W ocenie jego przedstawicieli planowana zmiana skutkowałaby tym, że przeciętny absolwent już w wieku mniej więcej 40 lat straciłby możliwość sięgnięcia do swojej teczki. Oznacza to także, że inne podmioty, zainteresowane sprawdzeniem różnych kwestii dotyczących jego osoby, nie mogłyby tego uczynić ze względu na brak dokumentacji.
Resort nauki jednak się nie poddaje. – Przy okazji nowej ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym, albo znowelizujemy ustawę o archiwach, albo wprowadzimy lex specialis dla uczelni – zapowiada Piotr Müller.
Kosztowna zmiana
Szkoły wyższe z rezerwą podchodzą do planów ministerstwa. – Elektroniczny obieg dokumentów i tak jest nieunikniony – mówi Krzysztof Szwejk ze Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie. – Takie rozwiązanie już wprowadzamy, ale sama aplikacja jest bardzo kosztowna, dodatkowo wymaga to przeszkolenia pracowników, w przypadku naszej placówki to ok. 3 tys. osób – uzupełnia.
Zdaniem przedstawicieli szkół wyższych resort powinien zapewnić na ten cel środki, szczególnie jeśli miałby to być wymóg ustawowy. Ministerstwo nauki zapewnia, że nie zostawi uczelni bez pomocy.
Akademicy bez entuzjazmu oceniają natomiast pomysł skrócenia okresu przechowywania dokumentacji.
– Nawet gdyby nie było takiego wymogu i tak archiwizowalibyśmy te dane, bo są one dla nas bardzo cenne – mówi Krzysztof Szwejk. – Nasza uczelnia ma 200 lat. Z historycznego punktu widzenia informacje o absolwentach mogą być bardzo wartościowe. Przykładowo zwracają się do nas dzieci czy wnuki naszych byłych studentów, które chcą poznać historię swojej rodziny – dodaje.
Z proponowanego przez resort rozwiązania skorzystają zwłaszcza mniejsze szkoły wyższe.
Projekt nowej ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym ma zostać przedstawiony w przyszłym roku.