Prowadzenie żłobka wymaga wpisu do rejestru prowadzonego przez gminę (burmistrza, prezydenta miasta), właściwego ze względu na miejsce prowadzenia żłobka. Aby dokonać wpisu należy w odpowiednim wydziale złożyć następujące dokumenty

1. wniosek o wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych;
2. w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej – numer lub indeks identyfikujący podmiot we właściwym rejestrze publicznym, potwierdzający status podmiotu;
3. numer: PESEL, NIP i REGON
4. oświadczenie o spełnianiu warunków lokalowych;
5. oświadczenie o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie;
6. oświadczenie o posiadaniu tytułu prawnego do lokalu, w którym ma być prowadzony żłobek lub klub dziecięcy;
7. oświadczenie potwierdzające dokonanie opłaty za wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych.

Ponadto wnioskodawca jest proszony o:

1. złożenie kserokopii z oryginałami do wglądu pozytywnej opinii komendanta miejskiego Państwowej Straży Pożarnej oraz pozytywnej opinii właściwego państwowego inspektora sanitarnego;
2. przedłożenie do wglądu dokumentu potwierdzającego dokonanie opłaty za wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych;
3. przedłożenie do wglądu dokumentu potwierdzającego posiadanie tytułu prawnego do lokalu, w którym ma być prowadzony żłobek lub klub dziecięcy.
Za wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych pobierana jest opłata w wysokości 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę które w 2014 r. wynosi 1.680,00 zł.
Przed dokonaniem wpisu wójt, burmistrz, prezydent miasta dokonuje wizytacji lokalu w celu ustalenia czy zapewnione są higieniczne i bezpieczne warunki wychowania i opieki nad dziećmi.

Wpis do rejestru żłobków następuje w ciągu 30 dni od złożenia kompletnej dokumentacji.

Wójt może odmówić wpisu żłobka do rejestru. Nastąpi to wówczas, gdy:

1. podmiot nie spełnia warunków wymaganych do utworzenia i prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego;
2. wydano prawomocne orzeczenie zakazujące przedsiębiorcy wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem.

Od decyzji o odmowie wpisu do rejestru lub o wykreśleniu wpisu z rejestru żłobków lub klubów dziecięcych można wnieść odwołanie do samorządowego kolegium odwoławczego, za pośrednictwem organu, który wydał decyzję

Wykreślenie z rejestru żłobków następuje w przypadku:

1. złożenia przez podmiot wpisany do rejestru wniosku o wykreślenie;
2. nieusunięcia przez podmiot w wyznaczonym terminie nieprawidłowości w zakresie prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego;
3. przekazania we wniosku oraz dołączonych do niego dokumentach informacji niezgodnych ze stanem faktycznym

Jakie wymagania powinien spełniać żłobek?

Aby móc prowadzić żłobek należy spełniać określone wymagania sanitarne i kadrowe. Żłobek musi gwarantować dziecku pobyt przez 10 godzin dziennie i zapewnić mu w tym czasie wyżywienie, opiekę pielęgnacyjną i edukacyjną (przez prowadzenie zajęć zabawowych z elementami edukacji, z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb dziecka). 

Lokal, w którym mieści się żłobek musi posiadać co najmniej dwa pomieszczenia, w tym jedno przystosowane do odpoczynku dzieci. Powierzchnia lokalu, w którym mieści się żłobek, musi wynosić co najmniej 16 m2 na piątkę dzieci. 

Jeśli żłobek sprawuje opiekę nad 15 dzieci wówczas musi znajdować się na parterze budynku i posiadać dwa wyjścia - jednym z nich może być okno.
Zabawki i sprzęt, które znajdują się na wyposażeniu żłobka, muszą posiadać odpowiednie atesty. 

Wymagania wobec personelu żłobka

Ustawa określa także liczbę pracowników żłobka i wymagane kompetencje. Jeden opiekun może zajmować się maksymalnie ośmiorgiem dzieci.

Jeśli w grupie znajdują się dzieci niepełnosprawne, wymagające szczególnej opieki lub takie, które nie ukończyły pierwszego roku życia, to jeden opiekun przypada na maksymalnie pięcioro dzieci. 

Żłobek, w którym znajduje się więcej niż dwadzieścioro dzieci musi zatrudnić przynajmniej jedną pielęgniarkę lub położną. 

Żłobkiem kieruje dyrektor, który musi mieć wyższe wykształcenie i co najmniej 3-letnie doświadczenie w pracy z dziećmi (jeśli ma 5-letnie doświadczenie w pracy z dziećmi, może mieć średnie wykształcenie). 

Opiekunami powinny być osoby, które mają kwalifikacje pielęgniarki, położnej, opiekunki dziecięcej, nauczyciela edukacji wczesnoszkolnej lub pedagoga opiekuńczo-wychowawczego. Mogą nimi zostać także osoby z wykształceniem średnim i minimum dwuletnim doświadczeniem w pracy z dziećmi w wieku do lat 3 lub takie, które odbyły 280-godzinne szkolenie. Jeżeli przyszły opiekun nie pracował na takim stanowisku pół roku bezpośrednio przed zatrudnieniem w placówce, musi przejść 80-godzinne szkolenie.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. z 2013 r. poz. 1457);Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 marca 2011r.w sprawie wymagań lokalowych i sanitarnych dotyczących żłobków i klubów dziecięcych (Dz. U. Nr 69, poz. 367); Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 marca 2011r.w sprawie zakresu programów szkoleń dla opiekuna w żłobku, klubie dziecięcym, dziennego opiekuna oraz wolontariusza (Dz. U. Nr 69, poz. 368)Ustawa z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. Nr 200, poz. 1679 z późn. zm.); Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2012 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2013 r. (Dz.U. z dnia 17 września 2012 r.).