Dyrektorzy szkół i przedszkoli do końca kwietnia muszą przesłać samorządom do akceptacji tzw. arkusze organizacyjne dotyczące nowego roku szkolnego. Na jego podstawie ustala się liczbę klas i nauczycieli.
Szefowie placówek oświatowych zanim przygotują taki dokument, muszą zapoznać się z wytycznymi organu prowadzącego. Inaczej może okazać się, że arkusz nie zostanie zaakceptowany przez gminę. Ostatecznie do 31 maja plan nowego roku szkolnego powinien zostać przyjęty. Niewielkie zmiany są ewentualnie dokonywane bezpośrednio przed 1 września, jeśli np. okaże się, że więcej sześciolatków zostało zapisanych do szkoły niż się tego spodziewał dyrektor szkoły.
Przy wypełnianiu arkusza organizacyjnego dyrektorzy muszą m.in. uwzględnić liczbę uczniów w klasach na niektórych przedmiotach. Zgodnie z nowym ramowym planem nauczania od września np. na zajęciach z języka obcego nie może być więcej uczniów w jednej grupie niż 24. Na zajęciach laboratoryjnych dopuszczalna liczba to 30 osób. Ten limit będzie obowiązywać również na zajęciach praktycznych kształcenia zawodowego. Z kolei na wychowaniu fizycznym nie może być więcej niż 26 uczniów. W przypadku pozostałych zajęć maksymalna liczba uczniów określa statut szkoły.
W arkuszu organizacyjnym wskazywana jest też liczba etatów nauczycielskich. Gminom zależy na tym, aby pracujących w szkołach było jak najmniej. Jeśli więc dyrektor decyduje się na zwolnienie części nauczycieli, bo np. mniej jest klas niż w roku poprzednim, wraz z zatwierdzeniem planu musi im wypowiedzieć umowę o pracę do końca maja.
