Brak jednostek pomocniczych urzędu nie usprawiedliwia przewlekłego prowadzenia postępowań administracyjnych. W przypadku trudności organizacyjnych należy dążyć do zmian poprawiających sytuację.
To sedno wyroku, który zapadł przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Warszawie. Orzeczenie to skutek skargi na bezczynność generalnego inspektora ochrony danych osobowych (GIODO) wniesionej przez osobę fizyczną. U organu obywatel szukał pomocy, ponieważ naruszono przepisy o ochronie danych osobowych, ale zamiast z efektywnym wsparciem spotkał się z przeciągającymi się procedurami, które – w ocenie urzędu – były wywołane problemami organizacyjnymi, jak niedostatki kadrowe czy też brak oddziałów. Zdaniem sądu to chybione tłumaczenia, które nie powinny interesować interesantów administracji publicznej. Problem może dotyczyć również innych organów centralnych administracji rządowej.
Brak struktur podkopuje terminowość
Początkiem opisywanej sprawy była skarga wniesiona przez osobę fizyczną do GIODO na naruszenie przepisów o ochronie prywatności. W takiej sytuacji organ przeprowadza postępowanie administracyjne mające na celu ustalenie, czy podmiot (np. przedsiębiorstwo), na działanie którego skarży się zainteresowany, rzeczywiście uchybił regulacjom o ochronie danych osobowych. Na zakończenie sprawy GIODO ma miesiąc, a w szczególnie skomplikowanych przypadkach dwa miesiące od momentu wszczęcia postępowania. Stosuje się tu bowiem ogólne regulacje dotyczące terminów, a wynikające z art. 35 par. 3 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 23). Przekroczenie tych terminów uprawnia stronę do wniesienia skargi na bezczynność organu. Można w niej żądać wyznaczenia organowi terminu na załatwienie sprawy oraz nałożenia dyscyplinującej grzywny. W przypadku centralnych organów administracji rządowej wnosi się ją za pośrednictwem tychże organów do sądu administracyjnego. Tak też zrobił obywatel w opisywanej sprawie.
W toku postępowania przed sądem GIODO wnioskował o oddalenie skargi. Tłumaczył, że przedłużające się czynności urzędowe to efekt konieczności zebrania kompletnego materiału dowodowego i jego dokładnego zbadania. Dodatkowo GIODO podnosił, że jest jedynym urzędem na całą Polskę, bez struktur w terenie w postaci jednostek pomocniczych czy też oddziałów zamiejscowych. Do jego biura wpływają natomiast skargi osób z całego kraju oraz z zagranicy. Urząd dysponuje więc zbyt małymi zasobami kadrowymi względem skali spraw, do których załatwienia jest zobowiązany.
Sytuację paradoksalnie pogarszają działania edukacyjne. Prowadzone przez GIODO inicjatywy poszerzających świadomość obywateli na temat danych osobowych, jak i instrumentów ich ochrony, przekładają się na rosnącą rokrocznie liczbę skarg do biura na nierzetelnych przedsiębiorców, a także próśb o interwencję czy też wydanie opinii.
Problemy organizacyjne nie usprawiedliwiają
WSA w Warszawie nie uznał takiej argumentacji GIODO i stwierdził bezczynność organu. Skład orzekający podkreślił, że trudności organizacyjne organu mogą stanowić jedynie materiał do uwag legislacyjnych (łac. de lege ferenda) w zakresie odpowiedniej zmiany ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2135 ze zm.). Nie ma natomiast podstaw, by uznać je za przesłankę usprawiedliwiającą naruszanie terminowości przy załatwianiu spraw. A więc jeśli GIODO uważa, że brak jednostek pomocniczych albo niewystarczające zasoby kadrowe utrudniają prowadzenie postępowań administracyjnych, to powinien zaproponować stosowną nowelizację przepisów, która takie jednostki powoła. Dopóki zaś ustawodawca nic w tym zakresie nie zmieni, organ musi dostosowywać się do obowiązujących ram prawnych i umiejętnie działać w oparciu o obecną strukturę organizacyjną i zasoby ludzkie w sposób zapewniający właściwe wypełnianie zadań.
Wyrok warszawskiego sądu jest ważnym sygnałem dla centralnych organów administracji rządowej, które działają bez pomocy w terenie. Załatwiając wpływające do nich sprawy, nie mogą przedłużać postępowań ponad ustawowe terminy, powołując się na brak jednostek pomocniczych oraz niedostatki kadrowe, tudzież inne problemy organizacyjne. Taka argumentacja nie zostanie bowiem przyjęta przez sąd administracyjny jako swoiste usprawiedliwienie naruszenia przepisów proceduralnych.
Wyrok WSA w Warszawie z 26 stycznia 2016 r., sygn. akt II SAB/Wa 1085/15
OPINIA EKSPERTA
Braki kadrowe, braki jednostek pomocniczych czy też realia prowadzenia dużej liczby postępowań mogą czynić niemożliwym dotrzymanie przez organy maksymalnych terminów dla załatwienia sprawy (art. 35 kodeksu postępowania administracyjnego). Niemniej nie zwalnia to organu z obowiązków dotyczących przestrzegania zasad postępowania administracyjnego. Ewentualne okoliczności towarzyszące lub uzasadniające przewlekłość prowadzonego postępowania bądź bezczynność organu mogą wpływać na ocenę, czy bezczynność lub przewlekłość nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa. Należy podkreślić, że każde, nawet spowodowane okolicznościami niezależnymi od organu, przekroczenie ustawowo określonego terminu dla załatwienia sprawy rodzi po stronie organu obowiązek zawiadomienia stron o zaistniałej zwłoce, wskazania jej przyczyn oraz zakreślenia nowego terminu dla zakończenia postępowania.
