Pracuję w administracji rządowej i chętnie wzięłabym udział w szkoleniach zorganizowanych przez urząd – pisze pani Urszula. – Słyszałam, że od 23 lipca po zmianie przepisów dyrektor generalny może bez zbędnej biurokracji przygotować takie kursy. Czy to oznacza, że łatwiej będzie ubiegać się o szkolenie?
Tak. Dodatkowe kursy i szkolenia mają pomagać w pracy, a ich ukończenie – nawet bardzo specjalistycznych – może skutkować awansem. Decyzja w tej sprawie należy do przełożonych pracownika, w tym m.in. dyrektora generalnego urzędu. Ci często nie wykorzystywali wszystkich środków, bo nadmiernie rozbudowana procedura związana ze szkoleniami utrudniała ich przeprowadzenie, a nawet wręcz zniechęcała do ich organizowania. Z kolei tuż pod koniec roku, gdy zostawały środki na szkolenia, nie były one z tych samych powodów przeznaczane na ten cel.
Z pewnością nowe rozporządzenie ułatwi pani Urszuli zdobywanie niezbędnych kwalifikacji. Na organizatorach szkoleń (dyrektorach generalnych) nie będzie już ciążył obowiązek stawiania wymogu, by podmiot, któremu powierza się prowadzenie szkolenia, spełniał sztywne kryteria. Nie będzie też obowiązku przygotowania i zatwierdzania jego harmonogramu równolegle z programem. W rozporządzeniu złagodzono również przepisy, które wręcz wskazywały, że w organizowaniu szkoleń mają pierwszeństwo podmioty zewnętrzne. Teraz urzędy mogą bez problemu porozumieć się w tej sprawie między sobą bez zbędnych formalności.
Wprowadzono również zasadę, że nie odgórne przepisy, ale dyrektor generalny będzie decydował o dokumentacji szkolenia w porozumieniu z podmiotem, któremu zostanie zlecone jego zorganizowanie. Zniknął też obowiązek dokonywania przez organizatora każdorazowej oceny zrealizowanego szkolenia w formie sprawozdania. Dyrektorzy generalni, którzy będą informować szefa służby cywilnej o priorytetach i rodzajach szkoleń, ograniczą się tylko do przedstawienia informacji z jednego roku (a nie jak poprzednio – dwóch). Zrezygnowano również ze zbierania informacji dotyczących zapotrzebowania urzędów na środki finansowe na szkolenia na następny rok i prognoz zapotrzebowania na kolejny. W nowym akcie odchodzi się od praktyki corocznego przekazywania przez dyrektora generalnego urzędu zbiorczego zestawienia ocen szkoleń i podmiotów je prowadzących. Wprowadzone zmiany mają przede wszystkim uprościć procedury i dostosować je do różnych warunków organizacyjnych, zmniejszyć też obciążenia pracą po stronie urzędów. Warto więc przekonywać swoich przełożonych do wysyłania pracowników na szkolenia, tym bardziej że zlikwidowano bariery, który wydłużały albo wręcz utrudniały zorganizowanie kursów.
Zgodnie z nowym rozporządzeniem pani Urszula ma wiele możliwości podnoszenia kwalifikacji. Na jego podstawie może ubiegać się o udział w szkoleniach centralnych. Te są określone przez szefa służby cywilnej i w tym roku skupiają się m.in. na kursach, które umożliwią poprawę relacji urzędnika z petentem w zakresie załatwiania określonych spraw. Dyrektor generalny może też zgodzić się na udział urzędniczki w szkoleniach powszechnych, które mają na celu rozwijanie wiedzy i umiejętności. Są one dostosowane do specyfiki urzędu. Jeśli np. zmienią się przepisy podatkowe, to pracownik zatrudniony w urzędzie skarbowym może skorzystać ze szkoleń, które umożliwią mu poznanie nowych regulacji. Każdy, w tym też pani Urszula, realizuje indywidualny program rozwoju zawodowego. Po rozmowie z przełożonym mogą wspólnie dojść do wniosku, że trzeba uzupełnić określone braki, aby mogła w przyszłości awansować.
Nie ma też przeszkód, aby dyrektor generalny wysłał urzędnika na szkolenie specjalistyczne, które również jest potrzebne przy realizowaniu urzędniczych zadań. Szkolenia mogą być prowadzone w różny sposób. Część na terenie urzędu dla co najmniej kilku urzędników, część na zewnątrz. Mogą być zlecone firmie szkoleniowej albo urzędnikom z innego urzędu. Nie ma więc przeszkód, aby np. pracownik izby skarbowej poprowadził szkolenie dla pracowników urzędu skarbowego.
Podstawa prawna
Art. 1–18 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 24 czerwca 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz.U. poz. 960).
OPINIA EKSPERTA
Claudia Torres-Bartyzel, szef służby cywilnej
Zmiany w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów dotyczącym warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej to element większej całości - projektu, który nazwaliśmy „Mniej wysiłku – więcej efektu”. Sprawdziliśmy, czy są procedury, które można tak uprościć, aby bez szkody dla funkcjonowania urzędów oszczędzić czas. Czyli po prostu ograniczyć zbędną biurokrację. Przegląd zaczęliśmy od SWEZ, czyli systemu raportowania przez administrację do szefa służby cywilnej. Sprawdziliśmy, które dane są gromadzone niepotrzebnie. Okazało się, że szef służby cywilnej może się spokojnie obejść bez ponad połowy z 1400 pytań standardowo zadawanych urzędom. Łatwo sobie wyobrazić, ile godzin pracy ludzi z komórek kadrowych w całej Polsce udało się zaoszczędzić dzięki rezygnacji z corocznego obowiązku raportowania ponad 700 zbędnych danych. Zakres zadań administracji publicznej w Polsce stale rośnie, chociażby w efekcie wdrażania kolejnych dyrektyw UE. Jednocześnie nie ma, i z pewnością nie będzie, społecznej zgody na wzrost zatrudnienia w tym sektorze. Bez lepszej organizacji pracy i racjonalizacji sobie nie poradzimy. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia szkoleń to pierwszy znowelizowany akt wykonawczy do ustawy o służbie cywilnej, który został poddany tej samej weryfikacji co SWEZ. Jak ułatwić pracę urzędników? Które pracochłonne obowiązki nie mają żadnej praktycznej wartości? Okazało się, że funkcja organizatora szkolenia jest bardzo sformalizowana, związana z licznymi wymogami dotyczącymi dokumentacji i sprawozdawczości. Często zupełnie niepotrzebnie. W efekcie naszych prac udało się odbiurokratyzować procedury organizowania szkoleń i zmniejszyć zakres obowiązków informacyjno-sprawozdawczych dyrektorów generalnych (kierowników urzędów). Uproszczone i skrócone rozporządzenie jest bardziej czytelne, łatwiej odnaleźć w nim porządek. To z pewnością dobra wiadomość dla pracowników komórek kadrowych urzędów, ale też dla firm szkoleniowych. Odchudzone rozporządzenie powinno sprawić, że liczba formalnych wymogów w ogłaszanych zamówieniach publicznych na szkolenia spadnie. Często proste, zdroworozsądkowe zmiany w treści aktu prawnego dają dużo więcej zysku w pracy urzędnika, niż można się spodziewać. Na samym ograniczeniu listy obowiązkowych dokumentów przecież się nie kończy. Zbyt skomplikowane przepisy rodzą wątpliwości, które później wielokrotnie, każdy urząd osobno musi wyjaśniać. Jasne przepisy nie wymagają niekończących się, płatnych z kieszeni podatnika, dyskusji. Dostosowanie rozporządzenia do realiów rynkowych to znowu oszczędność czasu dla firm szkoleniowych. Czytając ogłoszenie o zamówieniu, nie muszą tracić czasu na dopasowywanie standardów sektora prywatnego na potrzeby pisania oferty dla klienta z sektora publicznego.
