Dokumentacja pracownicza od 2019 r. Jakie nowe obowiązki dla pracodawców?

10 lat przechowywania dokumentacji. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą (związaną ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika) przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

Od 1 stycznia 2019 r. nastąpią zmiany - pracodawcy będą przechowywać dokumentację osobową i płacową pracowników przez 10 lat. Nowe przepisy wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Zmienione przepisy będą obowiązywały tylko w stosunku do nowych pracowników, czyli zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy (po 1 stycznia 2019 r.). Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadniczo pracodawca powinien przechowywać ich dokumentację przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników oraz zleceniobiorców raportów informacyjnych i te raporty faktycznie złoży.

Akta osobowe w formie elektronicznej. Pracodawcy zyskają także od 1 stycznia 2019 r. możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w wybranej przez siebie formie - papierowej lub elektronicznej. Teraz jest to dozwolone tylko w formie papierowej.

W przypadku, gdy pracodawca nawiąże stosunek pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, będzie mógł kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

Planowana jest także gruntowna przebudowa dokumentacji pracowniczej - wprowadzenie dodatkowej, czwartej części akt osobowych i doprecyzowanie dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy. Jeśli planowane zmiany wejdą w życie, firmy będą miały pół roku na ich wdrożenie (od 1 stycznia 2019 r.). Więcej na ten temat czytaj tutaj>>

Przekazanie dokumentacji pracownikowi. Ponadto od 1 stycznia 2019 r. w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie musiał wydać pracownikowi (w postaci papierowej lub elektronicznej) informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.

Jakie zmiany w świadectwie pracy od 2019 roku>>