Subskrybuj nas na Youtube
Przejście na akta osobowe w wersji elektronicznej nie nastąpi z początkiem roku. Nawet jeśli rozporządzenie zostanie podpisane na czas, to firmy informatyczne nie zdążą ze zmianą systemów.
Ciągle nie widać końca prac nad projektem nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, za wydanie którego jest odpowiedzialny resort pracy. A data wejścia nowych przepisów w życie się nie zmienia. Ma to nastąpić już 1 stycznia 2019 r. „To mamy problem” – mówią jednogłośnie zarówno dostawcy systemów do rejestracji czasu pracy, jak i przedsiębiorcy. Podobnie uważają eksperci. Firmy informatyczne nie zdążą bowiem z przygotowaniem odpowiedniego oprogramowania na pierwszy dzień nowego roku, co jest niezbędne, by móc prowadzić dokumentację w formie elektronicznej. To zaś oznacza, że przez pierwsze miesiące 2019 r. pracodawcy będą skazani na dokumentację papierową.
– Do końca roku pozostało niewiele ponad dwa miesiące, w związku z czym opóźnienie wydania rozporządzenia o kilka kolejnych tygodni może postawić pracodawców w trudnej sytuacji – potwierdza Łukasz Kozłowski, główny ekonomista Federacji Przedsiębiorców Polskich. I zaznacza, że w przypadku tak poważnych zmian w sposobie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, jak te wprowadzane od 1 stycznia 2019 r., rzeczą nieodzowną jest zapewnienie pracodawcom odpowiedniego czasu na przygotowanie się do zastosowania nowych przepisów. – O ile okres vacatio legis samej ustawy zmieniającej przepisy dotyczące akt pracowniczych należy uznać za wystarczający, to niepokoi jednak fakt, że do tej pory brakuje stosownego aktu wykonawczego. Można jedynie przypuszczać, że wpływ na zwłokę mogło mieć to, iż za rozporządzenie odpowiadają dwa resorty. Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej powinno być bowiem wydane w porozumieniu z ministrem cyfryzacji – tłumaczy Łukasz Kozłowski.
Co ważne, w dotychczasowym projekcie rozporządzenia przewidziano 12-miesięczny (w pierwotnej wersji rozporządzenia 6-miesięczny) okres przejściowy na dostosowanie się do nowych przepisów, jednak dotyczy on wyłącznie pracowników pozostających w zatrudnieniu na dzień wejścia w życie rozporządzenia. Niestety dla tych, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r. i później, takiego okresu nie ma. W stosunku do nich pracodawca musi być zatem gotowy z prowadzeniem szeroko pojętej dokumentacji pracowniczej według nowych zasad już od początku roku. Co prawda, zgodnie z nowymi regulacjami pracodawcy nie muszą od razu przechodzić na dokumentację elektroniczną. Będą mieli wybór, ale zwłaszcza w kontekście dokumentacji czasu pracy i urlopowej i tak będzie kłopot.
– Problem w tym, że z reguły już obecnie w odróżnieniu od akt osobowych dokumentacja czasu pracy jest prowadzona w systemach informatycznych. Brak aktualizacji oprogramowania do 1 stycznia spowoduje, że decydując się na postać elektroniczną dokumentacji w odniesieniu do nowo zatrudnionych pracowników, pracodawcy nie będą w stanie zapewnić jej zgodności z wymogami z rozporządzenia. Firmy będą więc miały wybór: albo prowadzić dla nich dokumentację elektroniczną niezgodnie z prawem, licząc się z ryzykiem mandatu od Państwowej Inspekcji Pracy, albo przez pewien czas prowadzić dokumentację papierową, co de facto może oznaczać konieczność jej prowadzenia równoległe w dwóch formach, bo w przeciwnym razie później będą miały dużo więcej pracy – zauważa Łukasz Prasołek, ekspert w zakresie czasu pracy z firmy Nowoczesne Kadry).
! Brak aktualizacji oprogramowania do 1 stycznia spowoduje, że decydując się na postać elektroniczną dokumentacji w odniesieniu do nowo zatrudnionych pracowników, pracodawcy nie będą w stanie zapewnić jej zgodności z wymogami z rozporządzenia.
Przyspieszyć się nie da
Firmy informatyczne oficjalnie już przyznają, że nie są w stanie na czas zakończyć prac nad nowym oprogramowaniem, a co za tym idzie, nieprędko dostarczą go przedsiębiorcom, którzy są ich klientami. Niektóre z uwagi na brak ostatecznych przepisów nie rozpoczynają nawet działań w tym zakresie, inne podejmują ryzyko i już pracują nad nowym oprogramowaniem, kierując się projektem rozporządzenia, który może przecież ulec jeszcze zmianom. Tymczasem efekty prac powinny być gotowe już na 1 stycznia 2019 r., bo od tego czasu pracodawcy będą mogli prowadzić poszczególne rejestry i ewidencje wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej w wybranej przez siebie formie (papierowej lub elektronicznej).
– Na pewno nie wyrobimy się do stycznia z przygotowaniem oprogramowania. Potrzebujemy na to pół roku. Przygotowanie samego produktu potrwa trzy, cztery miesiące, a jeszcze potrzebne są testy, po których oprogramowanie może wymagać poprawek. Dopiero wówczas możemy ruszyć z jego wdrożeniem u naszych klientów – mówi Jakub Porycki, COO w spółce IntraworQ. I dodaje, że do tego dochodzą jeszcze liczne problemy natury technologicznej, które trzeba przy tej okazji rozwiązać, co też wpływa na czas pracy nad nową wersją programu. – Przykładowo to, jak długo trzeba będzie przechowywać dane z zakresu czasu pracy, tj. 10 lat, jest kłopotliwe z uwagi na ograniczony okres żywotności obecnej technologii, np. pamięci flash. Z upływem lat będą się zmieniały standardy i formaty plików. Już obecnie widzimy, że to co było 10 lat temu, dziś jest w pół drogi do muzeum i tak będzie też zapewne z obecnymi rozwiązaniami technologicznymi – podkreśla Porycki.
Podobne opinie słychać od większości firm w branży. Te, które wstrzymują się z pracami, tłumaczą, że jest to spowodowane brakiem pewności, czy wytyczne w sprawie zakresu prowadzenia e-dokumentacji nie zmienią w tracie dalszych prac nad przepisami. Nie chcą więc tworzyć fikcji, co wiązałoby się z wykonaniem pracy na marne i poniesieniem niepotrzebnie wydatków na ten cel.
– Wystarczy porównać ostatnią wersję projektu rozporządzenia z poprzednią, by zrozumieć o czym mówię. Wystarczył miesiąc, by zakres danych, które pracodawca będzie zobowiązany przetwarzać w celu prowadzenia ewidencji czasu pracy, uległ zmianie. Tym razem ustawodawca zmniejszył formalności, bo zrezygnował z przechowywania podpisanego przez pracownika harmonogramu czasu pracy. Gdybyśmy jednak opracowali oprogramowanie pod poprzednie wytyczne, byłoby ono nieaktualne, zawierałoby więcej, niż oczekuje ustawodawca, a to mogłoby wprowadzać w błąd użytkowników – tłumaczy przedstawiciel firmy specjalizującej się w produkcji systemów rejestracji czasu pracy. I dodaje, że dostarczenie takiej wersji oprogramowania mogłoby wpłynąć na wizerunek firmy, a to z kolei mogłoby się przełożyć na kolejne kontrakty i współpracę z klientami.
Firmy informatyczne, które podjęły już prace programistyczne, narzekają, że nie mogą ich finalizować. IntraworQ przyznaje, że opracowuje dodatek do swojego programu, który będzie pomagał w obsłudze dokumentacji w zakresie czasu pracy. Eksperci tej firmy przygotowują mechanizm, który będzie przetwarzał dane w sposób opisany w rozporządzeniu, z uwzględnieniem m.in. tego, że dany rodzaj dokumentacji musi być przechowywany w określonym w przepisach formacie plików. – Opieramy się oczywiście na obecnie dostępnym projekcie rozporządzenia. Liczymy się jednak z tym, że może się on jeszcze zmienić. Dlatego nie kończymy prac. Ale gdyby rozporządzenie przyjęto teraz, to mielibyśmy już pewność działania, czulibyśmy się bezpieczniej. Nie zmienia to jednak faktu, że z terminem na 1 stycznia i tak byśmy się nie wyrobili – mówi Jakub Porycki.
Prace programistyczne prowadzi też Comarch. – Nasi pracownicy odpowiedzialni za rozwój oprogramowań na bieżąco monitorują prace legislacyjne poszczególnych ministerstw, w tym resortu pracy. Jak tylko w projektach aktów prawnych pojawiają się zmiany, które wymagają aktualizacji systemów lub utworzenia modułu do obsługi nowych procesów, natychmiast takie funkcjonalności wprowadzamy, aby klienci mieli narzędzie na czas. Tak też jest w przypadku rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej – wyjaśnia Urszula Kozłowska, specjalista ds. kadrowo-płacowych w systemach Comarch ERP. Zwraca przy tym uwagę, że w porównaniu do obowiązującego rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika poszerzono zakres dokumentów związanych z systemem czasu pracy oraz nieobecnościami pracowników, które powinny być przechowywane w aktach pracownika. – Jak tylko projekt tego aktu zostanie zatwierdzony, odpowiedni moduł w systemach Comarch ERP zostanie dostosowany do przepisów – mówi Urszula Kozłowska. Deklaruje, że już w listopadzie firma dostarczy swoim klientom informatyczny system wspomagania zarządzania zasobami przedsiębiorstwa w wersji dostosowanej do e-dokumentacji pracowniczej. Firma, nie ukrywa, że zdaje sobie sprawę z tego, że może będzie musiała dokonać jeszcze korekty przed nowym rokiem, jeśli pojawią się nowe wytyczne. Na razie za wzór przyjęła obecnie obowiązujący projekt, bo, jak tłumaczy, nie chce zostawić klientów na lodzie.
Dla klientów Comarchu moduł do obsługi rejestru czasu pracy zostanie udostępniony w ramach gwarancji na program, bez dodatkowych opłat. Podobnie dla użytkowników systemów w modelu chmurowym. Na takich zasadach jest on dostarczany też przez inne firmy informatyczne. Przedsiębiorcy nie muszą się więc obawiać, że poniosą koszty za dostęp do nowej funkcjonalności.
Więcej do zrobienia i widmo kar
Firmy będące odbiorcami oprogramowania wskazują, że opóźnienia w jego dostarczeniu to problem nie tylko gdy chodzi o nowo zatrudnianych, lecz także w odniesieniu do starych pracowników, których obejmuje 12-miesięczny okres dostosowawczy.
– Nasz dostawca systemu kadrowo-płacowego już nam oznajmił, że nie zdąży na czas z powodu opóźniającego się rozporządzenia. Tłumaczy, że zostanie mu za mało czasu na dostosowanie zmian w systemie, które na dziś nie są jeszcze dokładnie znane. Dla nas to zła wiadomość – mówi Ewa Ślusarczyk, menedżer działu usług kadrowych, specjalista prawa pracy w firmie HRK SA, która specjalizuje się w outsourcingu administracji kadrowo-płacowej. – Dostarczenie przez firmę informatyczną systemu dostosowanego do zmian np. w marcu 2019 r. nie zwalnia nas zatem całkowicie z obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej według zasad obowiązujących od 1 stycznia 2019 r. W stosunku do danych tych pracowników, którzy zostali zatrudnieni w spółce przed 1 stycznia 2019 r., powoduje to, że będziemy musieli nadrabiać zaległości poprzez uzupełnienie brakujących danych z poprzednich miesięcy. Jest więc szansa, że się wyrobimy na czas z danymi dla pracowników objętych okresem przejściowym, choć będzie nas to kosztowało więcej pracy – podkreśla Ewa Ślusarczyk.
Firmy wskazują, że jeśli zmiany w systemach otrzymają najwcześniej w drugim kwartale 2019 r., to ryzyko nagromadzenia się pracy jest ogromne, szczególnie gdy prowadzą ewidencję dla kilkustet czy kilku tysięcy pracowników. Mają nadzieję, że w takiej sytuacji nie będą karane przez inspektorów pracy za niedociągnięcia ujawnione podczas kontroli.
Przedsiębiorcy liczą, że szczegółowe kontrole dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2019 r. rozpoczną się dopiero w 2020 r. i wówczas pracodawcy będą musieli liczyć się z karami za naruszenie przepisów. Pracodawca, który ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika oraz przechowywać ją w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, a nie tego zrobi, podlega karze grzywny od 1 do 30 tys. zł.
wAŻNE Ryzyko opóźnień niosą też zmiany w przepisach o PIT, które wprowadzają nową usługę e-PIT i jednocześnie zobowiązują pracodawców do złożenia informacji PIT-11 za pracowników do urzędów skarbowych w terminie do 31 stycznia 2019 r.
Zmiany w podatkach zaszkodzą
Przedsiębiorcy, zwłaszcza ci, którzy pracują na systemach kadrowo-płacowych, obawiają się jeszcze jednego. Otóż kolejne opóźnienia nastąpią w związku ze zmianami w przepisach o PIT, które wprowadzają nową usługę e-PIT i jednocześnie zobowiązują pracodawców do złożenia informacji PIT-11 za pracowników do urzędów skarbowych w terminie do 31 stycznia 2019 r. (obecnie jest to ostatni dzień lutego).
– Jeśli wejdą w życie takie przepisy, to dostawcy systemów skupią się na ich aktualizacji pod tym właśnie kątem. A to oznacza, że prace nad modyfikacją programów w związku z możliwością prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej jeszcze bardziej się przeciągną. Wówczas z roku danego przez resort na dostosowanie się do zmian w efekcie niewiele nam zostanie – mówi Ewa Ślusarczyk.
– Nie można zapominać o tym, że przejście na elektroniczne teczki pracownicze wiąże się z niezbędnym nakładem pracy na skanowanie dokumentów pracowniczych – kwituje Karolina Bursa-Moczulska, kierownik ds. korporacyjnych, rzecznik prasowy w Imperial Tobacco. Do tego dochodzi przeszkolenie pracowników z obsługi nowej wersji programu. To też wymaga czasu, którego może zabraknąć.