statystyki

Pracodawcy dłużej będą prowadzić papierową dokumentację: Będzie zamieszanie z ewidencją czasu pracy

autor: Karolina Topolska, Patrycja Otto08.11.2018, 08:35; Aktualizacja: 08.11.2018, 09:25
Firmy informatyczne mówią wprost: nie zdążymy ze zmianami w systemach do rejestracji czasu pracy. A wszystko przez zbyt długie oczekiwanie na rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej.

Firmy informatyczne mówią wprost: nie zdążymy ze zmianami w systemach do rejestracji czasu pracy. A wszystko przez zbyt długie oczekiwanie na rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej.źródło: ShutterStock

Przejście na akta osobowe w wersji elektronicznej nie nastąpi z początkiem roku. Nawet jeśli rozporządzenie zostanie podpisane na czas, to firmy informatyczne nie zdążą ze zmianą systemów.

Ciągle nie widać końca prac nad projektem nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, za wydanie którego jest odpowiedzialny resort pracy. A data wejścia nowych przepisów w życie się nie zmienia. Ma to nastąpić już 1 stycznia 2019 r. „To mamy problem” – mówią jednogłośnie zarówno dostawcy systemów do rejestracji czasu pracy, jak i przedsiębiorcy. Podobnie uważają eksperci. Firmy informatyczne nie zdążą bowiem z przygotowaniem odpowiedniego oprogramowania na pierwszy dzień nowego roku, co jest niezbędne, by móc prowadzić dokumentację w formie elektronicznej. To zaś oznacza, że przez pierwsze miesiące 2019 r. pracodawcy będą skazani na dokumentację papierową.

– Do końca roku pozostało niewiele ponad dwa miesiące, w związku z czym opóźnienie wydania rozporządzenia o kilka kolejnych tygodni może postawić pracodawców w trudnej sytuacji – potwierdza Łukasz Kozłowski, główny ekonomista Federacji Przedsiębiorców Polskich. I zaznacza, że w przypadku tak poważnych zmian w sposobie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, jak te wprowadzane od 1 stycznia 2019 r., rzeczą nieodzowną jest zapewnienie pracodawcom odpowiedniego czasu na przygotowanie się do zastosowania nowych przepisów. – O ile okres vacatio legis samej ustawy zmieniającej przepisy dotyczące akt pracowniczych należy uznać za wystarczający, to niepokoi jednak fakt, że do tej pory brakuje stosownego aktu wykonawczego. Można jedynie przypuszczać, że wpływ na zwłokę mogło mieć to, iż za rozporządzenie odpowiadają dwa resorty. Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej powinno być bowiem wydane w porozumieniu z ministrem cyfryzacji – tłumaczy Łukasz Kozłowski.

Co ważne, w dotychczasowym projekcie rozporządzenia przewidziano 12-miesięczny (w pierwotnej wersji rozporządzenia 6-miesięczny) okres przejściowy na dostosowanie się do nowych przepisów, jednak dotyczy on wyłącznie pracowników pozostających w zatrudnieniu na dzień wejścia w życie rozporządzenia. Niestety dla tych, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r. i później, takiego okresu nie ma. W stosunku do nich pracodawca musi być zatem gotowy z prowadzeniem szeroko pojętej dokumentacji pracowniczej według nowych zasad już od początku roku. Co prawda, zgodnie z nowymi regulacjami pracodawcy nie muszą od razu przechodzić na dokumentację elektroniczną. Będą mieli wybór, ale zwłaszcza w kontekście dokumentacji czasu pracy i urlopowej i tak będzie kłopot.

– Problem w tym, że z reguły już obecnie w odróżnieniu od akt osobowych dokumentacja czasu pracy jest prowadzona w systemach informatycznych. Brak aktualizacji oprogramowania do 1 stycznia spowoduje, że decydując się na postać elektroniczną dokumentacji w odniesieniu do nowo zatrudnionych pracowników, pracodawcy nie będą w stanie zapewnić jej zgodności z wymogami z rozporządzenia. Firmy będą więc miały wybór: albo prowadzić dla nich dokumentację elektroniczną niezgodnie z prawem, licząc się z ryzykiem mandatu od Państwowej Inspekcji Pracy, albo przez pewien czas prowadzić dokumentację papierową, co de facto może oznaczać konieczność jej prowadzenia równoległe w dwóch formach, bo w przeciwnym razie później będą miały dużo więcej pracy – zauważa Łukasz Prasołek, ekspert w zakresie czasu pracy z firmy Nowoczesne Kadry).

! Brak aktualizacji oprogramowania do 1 stycznia spowoduje, że decydując się na postać elektroniczną dokumentacji w odniesieniu do nowo zatrudnionych pracowników, pracodawcy nie będą w stanie zapewnić jej zgodności z wymogami z rozporządzenia.


Pozostało jeszcze 71% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Reklama

Komentarze (2)

  • Analityk(2018-11-09 10:52) Zgłoś naruszenie 02

    Tego typu wpadki są charakterystyczne dla tego rządu. Czasami można sądzić że to działania zamierzone w celu zapewnienia zasilania na 500+ i inne programy. Powyższe wytłumaczenie jest korzystniejsze dla rządu, bo inaczej można to wytłumaczyć tylko NIEKOMPETENCJĄ I GŁUPOTĄ

    Odpowiedz
  • j.(2018-11-10 19:12) Zgłoś naruszenie 00

    Chcemy teraz na siłę wszystko elektronizować i digitalizować, a w danym przypadku, jak i w wielu innych, może więcej czasu będzie potrzeba na jakieś logowania, hasła, PIN-y, certyfikaty itd. Wszystko to oznacza tylko kolejne utrudnienia i nowe obowiązki dla firm, jakby ich było dotychczas za mało. Być może ci, którzy żyją z tej elektronizacji wszystkiego mają takie silne lobby, że raz po raz kolejna sfera życia zostaje zelektronizowana, ale... Nie dajmy się zwariować, że teraz wszystko musi być "e", wszystko musi być cyfrowe, wirtualne, zdigitalizowane itd., bo... nie musi! Niekiedy tradycyjne metody są jednak bardziej pewne, a może nawet wygodniejsze.

    Odpowiedz

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Dowiedz się więcej

Galerie

Polecane