Subskrybuj nas na Youtube
Wprowadzenie dodatkowej, czwartej części akt osobowych i doprecyzowanie dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy – to tylko przykładowe zmiany, jakie czekają działy kadrowe firm.
Przeorganizowanie dotychczasowych akt przewiduje projekt ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dostosowuje on przepisy do możliwości prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej (od 1 stycznia 2019 r.) oraz zmian wprowadzanych w związku z wejściem w życie unijnego, ogólnego rozporządzenia o danych osobowych (RODO). Firmy będą miały pół roku na jego wdrożenie (od 1 stycznia 2019 r.).
Nowy dział
Zgodnie z nowymi przepisami dokumentacja pracownicza będzie dzielić się na cztery części (A–D). Wyodrębniona zostanie nowa część (C; dotychczasowy dział C będzie działem D). Pracodawca będzie musiał gromadzić w niej dokumenty związane z ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej przez pracownika lub innej, określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary (po upływie określonego czasu). Z akt trzeba bowiem usuwać odpis zawiadomienia o ukaraniu. Pozostałe trzy części (A, B i D – ta ostatnia to dzisiejsza część C) zachowają dotychczasową zawartość, ale z modyfikacjami. Rozporządzenie nie wymienia już wprost dokumentów, które należy gromadzić w związku z rekrutacją na dane stanowisko. Będzie ono zawierać jedynie odwołanie do art. 221 kodeksu pracy i następnych, które po planowanej nowelizacji określą, jakie informacje o kandydacie do pracy może pozyskiwać zatrudniający (na żądanie i za zgodą ubiegającego się o angaż). Nie oznacza to, że pracodawca nie będzie mógł domagać się obecnie wprost wymaganych dokumentów (np. świadectwa pracy). Przechowywane mają być jednak tylko te, które są istotne dla ustalenia uprawnień lub obowiązków pracownika (świadectwo jest konieczne np. w celu ustalenia wymiaru urlopu nowozatrudnionej osoby). To skutek wejścia w życie RODO.
Dokumenty mają być numerowane i przechowywane w porządku chronologicznym (każda część musi zawierać ich wykaz). Jednak część B (dokumenty związane z nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia) będzie można podzielić na mniejsze części, np. B1 – dokumenty związane z zawarciem umowy, B2 – skierowania na badania i orzeczenia lekarskie itp. Co ważne, nową część C akt trzeba będzie wyodrębniać tylko w przypadku wciąż pracujących osób oraz tych, które zostaną przyjęte do pracy (nie trzeba będzie tego robić w przypadku byłych zatrudnionych).
Projekt określa też rodzaje dokumentów, które nie stanowią akt osobowych, ale wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej. Mają być one gromadzone oddzielnie dla każdego zatrudnionego. Najwięcej zmian w tym zakresie dotyczy ewidencji czasu pracy. Przepisy uszczegółowią zakres dokumentów, jakie ona obejmie. Trzeba będzie przechowywać nie tylko kartę ewidencji podwładnego za dany okres rozliczeniowy, ale też m.in. kopię rozkładu czasu pracy, wnioski pracownika o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej lub stosowania elastycznego czasu pracy, dokumenty związane z objęciem zadaniowym czasem pracy i wykonywaniem jej w nadgodzinach.
Przekształcanie akt
Nowe przepisy regulują również zasady przekształcania i prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej (możliwość, nie obowiązek). Określają szczegółowe wymogi, jakie będzie trzeba spełnić, aby możliwa była elektronizacja akt (m.in. zabezpieczenie przed utratą, uszkodzeniem i nieuprawnionym dostępem do dokumentacji; identyfikacja osób, które mają dostęp do akt; system teleinformatyczny spełniający wymagania Web Content Accessibility Guidelines – WCAG 2.0 – co najmniej na poziomie AA). Uregulowane zostały także zasady przenoszenia akt pomiędzy systemami, w tym formaty plików i metadane przyporządkowane do dokumentu, m.in. PESEL pracownika. Nowe przepisy określają też reguły zawiadamiania pracowników o możliwości odbioru dokumentów po zakończeniu ich przechowywania przez firmę (oraz sposób ich przekazania).
Etap legislacyjny
Projekt w trakcie konsultacji
