Od 1 stycznia br. obowiązuje minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych. W celu stwierdzenia, czy ustawowy wymóg jej wypłacania został spełniony, niezbędne jest ustalenie liczby godzin wykonanego zlecenia lub świadczonych usług. Jak prawidłowo tego dokonać?
JEST ZMIANA! URZĄD WYJAŚNIA
I. Wynagrodzenie w formie innej niż godzinowa
PROBLEM:
W listopadzie ubiegłego roku zawarłem z firmą farmaceutyczną bezterminową umowę o świadczenie usług doradczych w zakresie działań marketingowych. Umowa przewiduje, że z tytułu wykonywanych usług przysługuje mi wynagrodzenie w kwocie 1000 zł miesięcznie, wypłacane na podstawie przedłożonego rachunku. Uwzględniając obowiązujące od 1 stycznia br. przepisy dotyczące minimalnej stawki godzinowej dla umów-zleceń lub umów o świadczenie usług, mam wątpliwości, czy przyjęty w umowie zapis przewidujący wynagrodzenie w stałej kwocie miesięcznej jest dopuszczalny?
ODPOWIEDŹ:
Przepisy ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2008 ze zm.) nie wprowadzają obowiązku ustalania w umowie wynagrodzenia w formie stawki godzinowej. Wynagrodzenie może być w umowie określone dowolnie, np. w stawce miesięcznej. Istotne jest jednak, aby wypłacone wynagrodzenie, w przeliczeniu na godzinę wykonanej pracy, nie było niższe niż gwarantowana minimalna stawka godzinowa obowiązująca w danym roku.
II. Ewidencja nie zawsze potrzebna
PROBLEM:
Jestem przedsiębiorcą prowadzącym działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami. Do zadań firmy należy m.in. dbałość o stan techniczny zarządzanych obiektów. Prace konserwatorskie (remonty, drobne naprawy) wykonują inne osoby na podstawie zawartej ze mną umowy o świadczenie usług. Obiekty, w których wykonywana jest konserwacja, znajdują się w znacznej odległości od siedziby firmy, co uniemożliwia mi, jako zleceniodawcy, ewidencjonowanie liczby godzin poświęconych przez daną osobę na wykonanie zlecenia. Jak mam postąpić w tej sytuacji? Czy jako zleceniodawca jestem zobowiązany do prowadzenia ewidencji?
ODPOWIEDŹ:
Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę nie nakłada na zleceniodawcę obowiązku prowadzenia ewidencji liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Przepisy regulują jedynie ogólny mechanizm ustalania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, pozostawiając stronom swobodę wyboru co do sposobu rejestracji czasu poświęconego na realizację umowy, w tym również określenia, która strona będzie zobowiązana do prowadzenia tej rejestracji. Co do zasady strony w umowie określają sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, a więc decydują, czy to zleceniodawca prowadzi ewidencję przepracowanych godzin, czy też informację o liczbie godzin przedstawia zleceniobiorca. W przypadku gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania, to zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Informację tę może przedłożyć w dowolnej formie: pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, a więc np. również pocztą elektroniczną.
III. Sposób rejestracji liczby godzin może być dowolny
PROBLEM:
W celu ustalenia liczby godzin świadczenia usług oraz obliczenia należnego mi wynagrodzenia zostałem zobowiązany do przedłożenia zleceniodawcy informacji w tym zakresie. Umowa, którą zawarłem ze zleceniodawcą, nie określała wzoru formularza, na jakim informacja ta powinna być sporządzona. Czy istnieje obowiązujący wzór takiego formularza? Czy informacja zawarta w treści wystawionego rachunku wystarczy?
ODPOWIEDŹ:
Ustawa nie nakłada obowiązku prowadzenia rejestracji liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług ani nie określa wzoru formularza. Przepisy pozostawiają bowiem stronom swobodę określenia sposobu rejestracji czasu poświęconego na realizację umowy. O ile więc w umowie strony nie zawarły konkretnych ustaleń co do sposobu bądź formy przedstawienia informacji (druk, formularz), wskazany wyżej sposób jest dopuszczalny.
IV. Co z umowami ustnymi
PROBLEM:
Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą, której przedmiotem jest świadczenie usług informatycznych. Właściciel składu budowlanego zlecił mi nadzór nad stroną internetową składu. Wynagrodzenie, które mam otrzymać, to 500 zł miesięcznie. Umowa nie została zawarta na piśmie. Czy w tej sytuacji istnieje obowiązek dotyczący ustalania liczby godzin wykonanego zlecenia lub świadczonych usług? Kto powinien prowadzić rejestr liczby godzin, skoro nie zapisano tego w umowie?
ODPOWIEDŹ:
Jeżeli umowa została zawarta w formie ustnej, aby pozostał trwały ślad ustaleń dokonanych między stronami co do sposobu potwierdzania liczby godzin, zleceniodawca, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, potwierdza zleceniobiorcy te ustalenia. Może tego dokonać w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. W sytuacji gdy nie dokona takiego potwierdzenia, to zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia, podobnie jak to ma miejsce w przypadku braku ustaleń między stronami w umowie. Informację tę może przedłożyć również w dowolnej formie: pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej.
V. Przechowywanie dokumentacji
PROBLEM:
Prowadzone przeze mnie biuro rachunkowe zajmuje niewielką powierzchnię. W celu zapewnienia komfortu wykonywanej pracy oraz spełnienia wymagań BHP niezbędne jest m.in. ograniczenie liczby przechowywanych dokumentów. W ramach wykonywanej działalności zawarłem umowy z trzema zleceniobiorcami na okres jednego roku. Czy po zakończeniu realizacji umowy oraz wykonaniu niezbędnych rozliczeń będę zobowiązany do przechowywania dokumentów związanych z zawartymi umowami, na podstawie których wypłacam wynagrodzenie wynikające z minimalnej stawki godzinowej?
ODPOWIEDŹ:
Dokumenty określające sposób potwierdzania oraz te potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług zleceniodawca przechowuje przez okres trzech lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. Są to: umowa lub potwierdzenie, o którym mowa w art. 8b ust. 3 ustawy, rachunki, faktury, informacje lub sprawozdanie przedstawione przez zleceniobiorcę zgodnie z art. 740 kodeksu cywilnego, a także ewidencja prowadzona przez zleceniodawcę, gdy taka forma została określona przez strony umowy. Należy jednocześnie pamiętać, że dokumenty te mogą mieć formę pisemną, elektroniczną lub dokumentową.