Partnerstwo oznacza wspólną realizację projektu przez co najmniej dwa podmioty angażujące swoje zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe. Możemy o nim mówić tylko wówczas, gdy wszystkie te podmioty zaangażowane są w projekt na każdym etapie – począwszy od przygotowania, poprzez realizację, aż po zakończenie, a także uczestniczą wspólnie w procesie zarządzania. Nie jest formalnie partnerstwem sytuacja, w której realizator projektu zleca innym firmom lub organizacjom wykonanie części zadań czy zakupuje od nich towary. Partnerstwa nie stanowi również ukonstytuowany już podmiot zrzeszający organizacje i instytucje, np. związek stowarzyszeń lub stowarzyszenie – lokalna grupa działania ani też grupa przedsiębiorstw powiązanych ze sobą kapitałowo lub organizacyjnie.
Zasady realizacji projektów partnerskich określone są w artykule 33 ustawy z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020. Warunki współpracy w ramach projektu określa porozumienie albo umowa o partnerstwie.
Informacja o partnerstwie podawana jest już na etapie wnioskowania o dofinansowanie projektu. Partnerzy powinni być wskazani we wniosku, a opis powinien zawierać informacje na temat zakresu zadań i odpowiedzialności przypisanych do każdego z nich. Każde partnerstwo powinno mieć swojego lidera – podmiot, który oficjalnie reprezentuje partnerstwo i jest stroną umowy o dofinansowanie. Niezależnie od podziału zadań i obowiązków to właśnie lider ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu.
W projektach partnerskich bardzo ważny jest sprawny system zarządzania. Jego struktura powinna wyraźnie oddzielać zarządzanie strategiczne – realizowane przez wszystkich partnerów, oraz administracyjne leżące po stronie lidera. Lider odpowiada też za dystrybucję środków finansowych w projekcie. Istnieją tu dwie możliwości – pozostawienie wszelkich płatności w gestii lidera lub powierzenie realizacji zobowiązań finansowych partnerom w zakresie działań, za które odpowiadają. W przypadku drugiego rozwiązania lider może przekazywać partnerom środki w formie zaliczek lub refundacji.
Partnerstwa powinny być budowane w taki sposób, aby kompetencje wszystkich uczestniczących w nich podmiotów wzajemnie się uzupełniały. Dla mniejszych podmiotów udział w partnerstwie jest szansą na realizację ciekawych i złożonych przedsięwzięć, które w innych okolicznościach byłyby dla nich nieosiągalne. To również doskonała szkoła zarządzania i odpowiedzialności. Często udział w projekcie w charakterze partnera ośmiela firmy czy organizacje pozarządowe do samodzielnej realizacji projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich.
Co określa umowa
1) przedmiot porozumienia albo umowy;
2) prawa i obowiązki stron;
3) zakres i formę udziału poszczególnych partnerów w projekcie;
4) partnera wiodącego uprawnionego do reprezentowania pozostałych partnerów projektu;
5) sposób przekazywania dofinansowania na pokrycie kosztów ponoszonych przez poszczególnych partnerów projektu, umożliwiający określenie kwoty dofinansowania udzielonego każdemu z partnerów;
6) sposób postępowania w przypadku naruszenia lub niewywiązania się stron z porozumienia lub umowy.
Projekt realizowany w ramach konkursu dotacji organizowanego przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna.