Ponad 30 proc. właścicieli firm z sektora MŚP chciałoby poświęcać więcej czasu na rozwój działalności biznesowej. Jednocześnie mają świadomość, że wobec ograniczonych funduszy i niewielkiej liczby pracowników, nadmierna ilość dokumentów ogranicza czas, który mogliby poświęcić na ważniejsze procesy w firmie. Nic dziwnego, że według Raportu „The Future of Jobs” World Economic Forum, do 2020 r. kreatywność będzie jedną z najbardziej pożądanych cech także wśród pracowników biurowych. To oznacza, że pracownicy będą stawiani przed coraz to nowymi wymaganiami dotyczącymi umiejętności technicznych, a co za tym idzie - do nieszablonowego podejścia do pracy. Jednocześnie duża część podstawowych zadań administracyjnych zostanie zautomatyzowana.

Mimo, że biurowe prace administracyjne znajdują się nisko w biznesowej hierarchii priorytetów, do ich przetwarzania należy stosować te same procesy, które stosowane są przy podejmowaniu kluczowych z perspektywy firmy decyzji. Ich cztery główne etapy to:

• Zdefiniowanie problemów.
• Zbadanie i ocena dostępnych rozwiązań.
• Zakup i wdrożenie odpowiednich rozwiązań.
• Ocena efektu i ewaluacja.

Każda firma powinna zatem indywidualnie zdefiniować i ocenić obszary wymagające poprawy – potrzeby agencji nieruchomości różnią się od potrzeb firmy HR, a organizacje świadczące usługi księgowe przetwarzają zdecydowanie więcej dokumentów niż organizacje z branży IT. Dopiero potem można wybrać najlepsze rozwiązanie do zarządzania informacjami.

Odpowiedzią na wyzwania administracyjne małych i średnich przedsiębiorstw może być outsourcing wybranych procesów do zewnętrznych dostawców. Przyglądając się zagranicznym firmom, najchętniej usługi IT zlecają zewnętrznym podmiotom firmy francuskie (35 proc.). Z kolei według opracowania GrantThorton pt. „Badanie Rynku Outsourcingu”, polskie firmy z sektora MŚP najczęściej outsourcują procesy księgowe (70 proc.) i kadrowo-płacowe (60 proc.).

Cyfryzacja i outsourcing obiegu dokumentów

Jeśli chodzi o outsourcing zarządzania obiegiem dokumentów w firmie, warto rozważyć model obsługi pełnego cyklu życia dokumentów, od ich powstania aż do zniszczenia. Taki model musi obejmować zarówno procesy digitalizacji dokumentów papierowych, jak i dostosowania floty urządzeń do nowych warunków tak, aby cały proces mógł być maksymalnie zautomatyzowany i bezpieczny. Przy doborze partnera biznesowego, który przeprowadzi nas przez żmudny proces cyfrowej zmiany, warto sprawdzić, czy podmiot posiada odpowiednie certyfikacje potwierdzające jego kompetencje:

• certyfikat w zakresie bezpieczeństwa informacji ISO 27001,
• certyfikat zarządzania jakością ISO 9001.

„Z badania Office of the Future dla Canon wynika, że już blisko co trzecie przedsiębiorstwo (27 proc.) planuje w najbliższym roku zwiększenie nakładów na zaawansowane systemy do cyfrowego przetwarzania dokumentów” – przyznaje Patryk Wąsowicz, Product Business Developer, Marketing Excellence Product Business Development, Canon Polska.

„I choć nie ulega wątpliwości, że technologie oraz usługi skanowania i zarządzania dokumentami są w stanie z powodzeniem wyeliminować problemy związane z obsługą papierowych dokumentów, polskie firmy wciąż nie wykorzystują dostatecznie tej szansy. A jest o co walczyć – automatyzacja procesów to obszar generujący największy zwrot z inwestycji”.

Kompleksowe podejście do outsourcingu oznacza wdrożenie narzędzi automatyzujących procesy segregacji, przechowywania i archiwizacji (danych pochodzących z różnych kanałów), druku, skanowania i współdzielenia dokumentów w postaci cyfrowej. To ważne procesy zwłaszcza dla przedsiębiorców rozpoczynających swoją działalność. Im szybciej dokument papierowy przekształcany jest do pliku elektronicznego, tym szybszy i bardziej efektywny kosztowo będzie proces jego dalszego przetwarzania.

A ponieważ szybkość i elastyczność podejmowania decyzji to podstawa sukcesu przedsiębiorstw i jedne z kluczowych elementów rozwoju każdego biznesu, wsparcie doświadczonego partnera bywa niezbędne. Nadmiar formalności i prac administracyjnych hamuje wzrost i wydajność przedsiębiorstwa. Ograniczając do minimum działania związane z administracją, właściciele małych i średnich firm mogą skupić się na najważniejszych kwestiach związanych z rozwojem działalności.