Zakres obowiązków głównego księgowego ośrodka kultury musi się pokrywać z katalogiem z ustawy

W myśl art. 27 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: u.o.p.d.k.) instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Podstawą jej gospodarki finansowej jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. Instytucja kultury sporządza plan finansowy zgodnie z przepisami u.f.p.

Nie ma zatem wątpliwości, że instytucja kultury ma specyficzne podstawy funkcjonowania, ale jednocześnie niektóre z mechanizmów określonych w u.f.p. pozostają aktualne również w odniesieniu do zadań realizowanych przez instytucje kultury. Dotyczy to w szczególności gospodarki finansowej i stanowisk w strukturze organizacyjnej jednostki odpowiedzialnych za funkcjonowanie tej sfery.

Z art. 54 ust. 1 u.f.p. wynika, że głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

1) prowadzenia rachunkowości jednostki;

2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;

3) dokonywania wstępnej kontroli:

a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

W myśl art. 54 ust. 3 u.f.p. dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;

2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;

3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Z kolei w ust. 4 omawianego artykułu wskazano, że główny księgowy – w razie ujawnienia nieprawidłowości w zakresie określonym w ust. 3 – zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a jeśli nieprawidłowości nie zostaną usunięte, odmawia jego podpisania.

Orzecznictwo sądowe i doktryna

W orzecznictwie sądowym akcentuje się, że art. 54 u.f.p. ma charakter indykatywny. Jego celem jest powierzenie finansów publicznych osobie zatrudnionej na stanowisku pracownika. A contrario: wyklucza się wykonywanie obowiązków głównego księgowego na innej podstawie czy też wręcz bez podstawy prawnej w obrębie prawa publicznego i podstawowych gwarancji pracowniczych. Podmioty sektora publicznego, w tym samorządowego, powinny tworzyć relacje stanowiące matrycę działania także w innych sferach gospodarki. Chodzi o transparentne rozwiązania, polegające na uregulowaniu kwestii związanych z zatrudnieniem, nawet jeśli jego rozmiar nie obejmuje pełnego etatu i nie gwarantuje pracownikowi tym samym minimalnego wynagrodzenia (por. wyrok Sądu Najwyższego z 30 maja 2017 r., sygn. akt I PK 171/16).

W komentarzu do art. 54 u.f.p. [P. Walczak (red.), „Ustawa o finansach publicznych. Komentarz dla jednostek samorządowych”. Wyd. 2, Warszawa 2021] m.in. stwierdzono: „Wykonanie dyspozycji środkami pieniężnymi to czynność odrębna od czynności dysponowania tymi środkami, która zastrzeżona jest dla kierownika jednostki albo osoby działającej w jego imieniu. „Dyspozycja środkami pieniężnymi” oznacza podjęcie decyzji o transferze tych środków z określonego tytułu (np. zapłaty za nabyte usługi, dostawy, roboty budowlane; wypłaty wynagrodzenia dla pracowników czy odprowadzenie składek z tytułu ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych i na Fundusz Pracy). Wykonanie dyspozycji to czynności o charakterze technicznym, realizowane w rezultacie decyzji kierownika jednostki”.

Stanowisko RIO

Na uwagę zasługują ustalenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z 7 kwietnia 2025 r. (znak RIO.I.6002–2/25). Izba, w trakcie kontroli w jednej z gmin, stwierdziła, że „zakres czynności głównego księgowego MOK, nadany pismem z 23 sierpnia 2010 r. nie wykazuje zgodności z postanowieniami art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (…) określającymi, że obowiązki i odpowiedzialność głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych obejmują prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych”.

Jak oceniła RIO, nadany zakres czynności nie odnosi się do wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi. Izba zwróciła uwagę, że zadania głównego księgowego zostały też ujęte w regulaminie organizacyjnym instytucji kultury, a ich katalog jest tożsamy z zakresem czynności i również nie odnosi się do wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi. W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce, aby dostosowała zakres czynności głównego księgowego do art. 54 u.f.p.©℗