Zgodnie z par. 1 ust. 1 rozporządzenia ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie o ryczałcie), zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu. W myśl zaś par. 3 rozporządzenia o ryczałcie „miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2– 4, ustala pracodawca. Limit, o którym mowa w ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć (…):

1) 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców”.

W przypadku pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, limit może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3000 km.

Natomiast w myśl par. 4 rozporządzenia o ryczałcie zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu, o której mowa w par. 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w par. 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać: dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Podróże służbowe w przepisach

Z kolei kwestie związane z tzw. delegacjami służbowymi reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie o podróżach służbowych). Z par. 2 wynika m.in., że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Z porównania treści przytoczonych aktów prawnych wynika, że służą one odmiennym celom. O ile pierwsze rozporządzenie reguluje rozliczanie kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych (lokalnie), o tyle drugie rozporządzenie – dotyczy podróży służbowych, czyli wyjazdów niemających charakteru lokalnego.

Ocena po kontroli

W wystąpieniu pokontrolnym z 6 grudnia 2024 r. (znak WK– 0911/20/2024) Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu stwierdziła: „Kontrola wydatków bieżących wykazała, że Burmistrz w 2023 roku miał zawartą umowę cywilnoprawną Nr (…..) o używanie pojazdu prywatnego dla celów służbowych, w której zapisano m.in.: «par. 2: Pracodawca ustala miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne w granicach administracyjnych Gminy (……) w wysokości 300 km.»”. Jednocześnie jednak RIO ustaliła, że burmistrzowi wystawiano również delegacje na każdy miesiąc, a jako cel wyjazdu wskazano „teren gminy (……)”. RIO uznało, że taki system rozliczeń z tytułu używania prywatnego pojazdu do celów służbowych był niezgodny ze wspomnianym wyżej par. 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ryczałtu samochodowego. W ramach wniosku pokontrolnego Izba nakazała jednostce, aby zaprzestała wystawiania delegacji na teren gminy w przypadku zawarcia z pracownikiem umowy cywilnoprawnej o używaniu pojazdu do celów służbowych.

Podsumowując: zasady rozliczania używania pojazdu prywatnego do celów służbowych muszą być objęte umową cywilnoprawną, z uwzględnieniem limitu przejazdu kilometrów na cele lokalne. Tych przejazdów nie można jednocześnie rozliczać w ramach delegacji służbowych. W przeciwnym razie może to być uznane za niewłaściwe wydatkowanie środków budżetowych, wbrew podstawowym zasadom dotyczącym gospodarki finansowej. Mowa o regulacjach zawartych w art. 44 ust. 2–3 ustawy o finansach publicznych, w myśl którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w sposób celowy i oszczędny, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. ©℗

Podstawa prawna

Podstawa prawna

par. 1, 3 i 4 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 5)

par. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190)

art. 44 ust. 2–3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1530; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 39)