Jak prawidłowo rozliczyć używanie przez włodarza prywatnego auta do celów służbowych

Regionalna izba obrachunkowa uznała, że burmistrz nieprawidłowo rozlicza używanie swojego prywatnego pojazdu do celów służbowych. Zawarł on z gminą umowę, w której strony ustaliły miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne na obszarze gminy (do 300 km). Dodatkowo urząd wystawia burmistrzowi delegacje na każdy miesiąc za podróże na obszarze gminy. Czy RIO ma rację?

Zgodnie z par. 1 ust. 1 rozporządzenia ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie o ryczałcie), zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu. W myśl zaś par. 3 rozporządzenia o ryczałcie „miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2– 4, ustala pracodawca. Limit, o którym mowa w ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć (…):

1) 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców”.

W przypadku pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, limit może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3000 km.

Natomiast w myśl par. 4 rozporządzenia o ryczałcie zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu, o której mowa w par. 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w par. 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać: dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Podróże służbowe w przepisach

Z kolei kwestie związane z tzw. delegacjami służbowymi reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie o podróżach służbowych). Z par. 2 wynika m.in., że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Z porównania treści przytoczonych aktów prawnych wynika, że służą one odmiennym celom. O ile pierwsze rozporządzenie reguluje rozliczanie kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych (lokalnie), o tyle drugie rozporządzenie – dotyczy podróży służbowych, czyli wyjazdów niemających charakteru lokalnego.

Ocena po kontroli

W wystąpieniu pokontrolnym z 6 grudnia 2024 r. (znak WK– 0911/20/2024) Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu stwierdziła: „Kontrola wydatków bieżących wykazała, że Burmistrz w 2023 roku miał zawartą umowę cywilnoprawną Nr (…..) o używanie pojazdu prywatnego dla celów służbowych, w której zapisano m.in.: «par. 2: Pracodawca ustala miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne w granicach administracyjnych Gminy (……) w wysokości 300 km.»”. Jednocześnie jednak RIO ustaliła, że burmistrzowi wystawiano również delegacje na każdy miesiąc, a jako cel wyjazdu wskazano „teren gminy (……)”. RIO uznało, że taki system rozliczeń z tytułu używania prywatnego pojazdu do celów służbowych był niezgodny ze wspomnianym wyżej par. 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ryczałtu samochodowego. W ramach wniosku pokontrolnego Izba nakazała jednostce, aby zaprzestała wystawiania delegacji na teren gminy w przypadku zawarcia z pracownikiem umowy cywilnoprawnej o używaniu pojazdu do celów służbowych.

Podsumowując: zasady rozliczania używania pojazdu prywatnego do celów służbowych muszą być objęte umową cywilnoprawną, z uwzględnieniem limitu przejazdu kilometrów na cele lokalne. Tych przejazdów nie można jednocześnie rozliczać w ramach delegacji służbowych. W przeciwnym razie może to być uznane za niewłaściwe wydatkowanie środków budżetowych, wbrew podstawowym zasadom dotyczącym gospodarki finansowej. Mowa o regulacjach zawartych w art. 44 ust. 2–3 ustawy o finansach publicznych, w myśl którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w sposób celowy i oszczędny, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. ©℗