Zagubienie korespondencji czy przesyłanie wiadomości przez kilka dni – to tylko część problemów zgłaszanych przez urzędników z całej Polski. Eksperci grzmią, że zagrożone jest prawidłowe prowadzenie postępowań.

W samej Warszawie w ostatnich dniach nie udało się skutecznie przesłać kilkuset pism. Te nadane w połowie tygodnia jeszcze w piątek nie zostały dostarczone. Nie lepiej jest w mniejszych urzędach.

– Korzystanie z e-Doręczeń jest na razie niemożliwe. Nie unikamy wyzwań, ale staje się to niebezpieczne, bo płyną nam terminy – mówi Joanna Wons-Kleta, wójt gminy Pawonków (woj. śląskie) i wiceprzewodnicząca Związku Gmin Wiejskich Rzeczypospolitej Polskiej.

Co nie działa w systemie e-Doręczeń?

Jak dowiedział się DGP, samorządowcy podczas spotkań z przedstawicielami Ministerstwa Cyfryzacji (MC), Centralnego Ośrodka Informatyki (CO) i Poczty Polskiej, która obsługuje system, zażądali jego wyłączenia, jeśli problemy nie zostaną usunięte do końca stycznia. Jednocześnie ruszają prace nad kolejną nowelizacją przepisów, która ma usprawnić działanie e-Doręczeń.

Przypomnijmy, że od 1 stycznia br. większość urzędów i instytucji publicznych ma obowiązek korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), czyli e-Doręczeń. Jednak w ostatnich dwóch tygodniach stosowanie elektronicznych odpowiedników listów poleconych za potwierdzeniem odbioru paraliżuje pracę urzędników. System nie wytrzymuje obciążenia – skrzynki mogą otwierać się nawet przez kilkadziesiąt minut, a ściąganie wiadomości z choćby niewielkimi załącznikami trwa przez kilka godzin. Poczta Polska tłumaczy, że to wina systemów EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentacją) dostarczanych przez podmioty prywatne.

– System odpytuje o tę samą przesyłkę nieskończoną liczbę razy, czyli ktoś ją otworzył, pobrał, a system nadal o nią pyta. To powoduje taki ruch, ze blokuje się możliwość logowania – relacjonuje Patrycja Grebla-Tarasek, radca prawny Związku Powiatów Polskich. A to przekłada się na problemy wszystkich urzędów, nie tylko tych mających EZD. Samorządy uważają, że winny jest również sam operator systemu, który nie zapewnił odpowiedniej wydajności. Inaczej wypadały testy, a inaczej – zdecydowanie gorzej – działają e-Doręczenia obciążone przesyłkami w skali całego kraju.

– Mamy bardzo dużo przesyłek, które zaginęły albo wiszą w systemie w trakcie weryfikacji od kilku dni i nie mamy dowodów wysłania – relacjonuje Karolina Rutkowska, naczelnik Wydziału Elektronicznego Zarzadzania Dokumentacją w Urzędzie m.st. Warszawy.

Urzędy czeka wysyłka decyzji podatkowych. e-Doręczenia to ryzyko

Teraz stołeczny magistrat skłania się do rezygnacji z systemu przy wysyłce decyzji podatkowych, bo jest to zbyt ryzykowne. Na porządku dziennym są sytuacje, w których pisma rzeczywiście trafiają do skrzynek po kilku dniach, ale z wcześniejszą datą doręczenia. I to od tej drugiej zależy bieg terminów w postępowaniach. Albo w potwierdzeniu odbioru wiadomości widocznym dla osoby fizycznej umieszczony jest PESEL urzędnika wysyłającego do niej korespondencję.

Informowaliśmy już, że od początku roku część organów podchodziła sceptycznie do pełnego wdrożenia e-Doręczeń (czytaj więcej: „Trudny start e-Doręczeń. RIO i wojewoda chcą pism po staremu”, DGP nr 3/2025). Chociaż od 1 stycznia br. priorytet ma nowy system, to według MC i COI między podmiotami publicznymi nadal możliwe jest korzystanie z ePUAP (patrz: ramka).

– Dopóki się to nie ustabilizuje, to jeżeli mogę się powoływać na okres przejściowy, mogę wysyłać przez ePUAP do innych podmiotów, to trzeba to robić. Nie mam żadnej gwarancji, że dostanę dowód, że otrzymam go w terminie albo dowiem się po dwóch dniach, że przesyłka została odrzucona – komentuje Sylwester Szczepaniak, radca prawny oraz koordynator ds. społeczeństwa informacyjnego i smart city w biurze Unii Metropolii Polskich.

Samorządowcy czekają na komunikat o problemach

W minionym tygodniu podczas posiedzenia Zespołu ds. Społeczeństwa Informacyjnego Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego lokalni włodarze zgłosili postulat wyłączenia e-Doręczeń, jeśli system nie zostanie poprawiony do końca stycznia. Powtórzono to podczas spotkania grupy roboczej ds. e-Doręczeń. Ponadto samorządowcy oczekują od MC, COI i Poczty Polskiej wydania komunikatu o problemach z systemem. To mogłoby być podstawą do zawieszenia ich stosowania ze względów technicznych, o których mowa w art. 6 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.). Samorządy nie chcą powoływać się na przesłanki organizacyjne – wprowadzone w rocznym okresie przejściowym, a więc do końca br. – ponieważ dotyczą one problemów po stronie nadawcy, a nie działa cały system.

W cieniu rozmów o problemach MC i COI przedstawiły założenia do nowelizacji przepisów. Mają się tam znaleźć m.in. usprawnienia przy korzystaniu z bazy adresów elektronicznych (BAE), wprowadzenie e-Doręczeń do aplikacji mObywatel czy zwiększenie pojemności skrzynek podmiotów publicznych. W grę wchodzi także integracja BAE z rejestrem PESEL. ©℗