Zmiany w e-Doręczeniach. Dodatkowy oddech dla urzędów i małe porządki

To efekt ustawy z 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. poz. 1841; dalej: nowelizacja), która 9 grudnia br. została podpisana przez prezydenta RP. Poza wprowadzeniem swoistego okresu przejściowego dla e-doręczeń ustawodawca przygotował kilka porządkujących zmian do ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045; dalej: u.d.e.). Odpowiadamy na pytania związane z nowymi przepisami, które dotyczą podmiotów publicznych, w tym jednostek samorządu terytorialnego (JST).

Nie można nic nie robić

NIE. Termin wejścia w życie e-doręczeń dla większości organów się nie zmienił. System zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 r. Oznacza to, że od tego dnia urzędy co do zasady powinny z niego korzystać. Przyjęte w ramach nowelizacji przepisy przejściowe jednak zdejmują z urzędów presję czasową. Do końca 2025 r. urzędy będą mogły zamiennie przesyłać korespondencję przy wykorzystaniu dotychczasowych sposobów. W art. 147 u.d.e. dodano ust. 5, na mocy którego urzędy zostały do końca 2025 r. zwolnione ze stosowania e-doręczeń, „jeżeli korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na przesłanki organizacyjne”. Co ważne, kategoria „przesłanek organizacyjnych” uniemożliwiających korzystanie z nowych rozwiązań jest bardzo pojemna, a ponadto ich istnienie ma oceniać sam nadawca, czyli urząd. Jeżeli więc podmiot administracji publicznej nie będzie gotowy na wysyłanie korespondencji przez system e-Doręczeń, to należy to uznać za istnienie przesłanki organizacyjnej, która w 2025 r. będzie uzasadniała wysyłkę listów w dotychczasowy sposób.

Wprowadzenie okresu przejściowego w przywołanym kształcie z jednej strony ma zdopingować urzędników, aby nie zwlekali z wdrażaniem nowych rozwiązań (termin nałożenia obowiązku się nie zmienia), zaś z drugiej ma w praktyce umożliwić w nadchodzącym roku stopniowe implementowanie e-doręczeń, w tym wykonywanie kolejnych kroków opisanych w ustawie i dostosowywanie wewnętrznej organizacji do użytkowania systemu.

Podsumowując: urzędy powinny sukcesywnie wdrażać nowy system, ale jeżeli będą miały jakieś problemy, to mają cały rok, aby wprowadzać stosowne poprawki w organizacji obiegu korespondencji. Nie mogą jednak na najbliższe kilka miesięcy w ogóle porzucić wdrażania e-doręczeń. Jeśli urzędy nie zdążą całkowicie wdrożyć systemu, to przynajmniej powinny podejmować czynności do tego zmierzające, jak chociażby utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych.

Dla kogo adresy

TAK. Do tej pory ukształtowała się niejednolita praktyka w zakresie tworzenia adresu do doręczeń. Część samorządów założyła skrzynki dla jednostki jako takiej (np. gminy), część dla poszczególnych organów (np. wójta), a jeszcze inne dla urzędów. Nowelizacja porządkuje tę kwestię. Na mocy dodanych przepisów art. 12 ust. 1a–1c u.d.e. ustalono, że jeden adres do doręczeń tworzy się dla:

• urzędu gminy – posłuży on do obsługi urzędu oraz organów gminy,
• starostwa powiatowego – do obsługi starostwa oraz organów powiatu,
• urzędu marszałkowskiego – do obsługi urzędu oraz organów samorządu województwa,
• podmiotu obsługującego związki międzygminne, związki powiatów, związki powiatowo-gminne albo związki metropolitalne – do obsługi tych związków oraz ich organów.

Jeżeli chodzi o pozostałe podmioty działające w strukturze samorządu terytorialnego, takie jak np. samorządowe osoby prawne, jednostki budżetowe, zakłady budżetowe czy też spółki komunalne z wyłącznym udziałem jednostek samorządu terytorialnego, to ustawodawca wprowadził zasadę, że odrębny REGON oznacza odrębny adres do doręczeń elektronicznych. A więc jeżeli dany podmiot ma własny REGON, to w systemie e-doręczeń powinien działać jako odrębny uczestnik z własną skrzynką do odbioru i nadawania korespondencji.

Jednostki budżetowe pominięte

TAK. Do czasu nowelizacji na tym polu występowały wątpliwości. Takie spółki z wyłącznym udziałem JST, mimo że są prawną formą działania tegoż samorządu, nie były wprost wymienione w art. 155 ust. 6 u.d.e., który ustanawiał zwolnienie z korzystania z publicznej usługi hybrydowej do 30 września 2029 r. dla samorządów. Przepis wymieniał jedynie JST i ich związki, związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe. W ramach nowelizacji do tego wyliczenia dodano samorządowe instytucje kultury oraz samorządowe osoby prawne. Spółka komunalna powołana i w całości należąca do JST wpisuje się w tę ostatnią kategorię podmiotów korzystających z opisywanego zwolnienia.

Wątpliwości nadal dotyczą samorządowych jednostek budżetowych. Z jednej strony – na podstawie dodanego nowelizacją art. 12 ust. 1c u.d.e. – będą one miały odrębny adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli będą pełnoprawnym uczestnikiem systemu e-Doręczeń, zaś z drugiej nie są wymienione w art. 155 ust. 6 u.d.e. w jednym szeregu z innymi instytucjami samorządowymi, które w najbliższych latach będą korzystać ze zwolnienia z obowiązku korzystania z usługi hybrydowej. Taka konstrukcja nie ma logicznego uzasadnienia i prawdopodobnie dlatego kwestia ta w przyszłości zostanie rozstrzygnięta przez sądy administracyjne. Niemniej – przez wzgląd na bezpieczeństwo procesowe – zasadne jest, aby samorządowe jednostki bud żetowe nie korzystały w praktyce ze zwolnienia wynikającego z art. 155 ust. 6 u.d.e. i w związku z tym wykorzystywały w swojej działalności publiczną usługę hybrydową.

Adresy do wykreślenia

NIE. Do tej pory to, czy w bazie adresów do doręczeń elektronicznych widnieje urząd, czy JST, nie miało istotnego znaczenia. Być może tak by zostało, gdyby poza nazewnictwem nie pojawiały się inne rozbieżności pomiędzy poszczególnymi jednostkami samorządowymi co do liczby tworzonych adresów.

W ramach porządków została jednak wprowadzona zasada „jedna JST to jeden adres do doręczeń” (nie licząc jednostek organizacyjnych samorządu, takich jak spółki komunalne, zakłady budżetowe etc.). Zgodnie z art. 4 nowelizacji w przypadku gdy w danej JST utworzono więcej niż jeden adres do e-doręczeń, te dodatkowe staną się nadmiarowe i zostaną wykreślone przez ministra cyfryzacji po roku od dnia wejścia w życie nowelizacji, czyli po 1 stycznia 2026 r.

Podobny los czeka adresy, które w strukturze samorządów nie zostały właściwie przypisane. Ustawodawca zdecydował bowiem, że adres do doręczeń elektronicznych tworzy się dla urzędu gminy, starostwa powiatowego oraz urzędu marszałkowskiego, a nie dla jednostek samorządu terytorialnego jako takich czy też dla poszczególnych ich organów. Jeśli więc gmina utworzyła adres, wskazując jako dysponenta gminę czy też wójta, a nie urząd gminy, to w świetle nowych przepisów jest to błąd. W konsekwencji taki adres zostanie usunięty i trzeba będzie wnioskować o przyznanie nowego, już właściwie oznaczonego.

W obu powyższych przypadkach wykreślenie adresu do doręczeń elektronicznych będzie odbywało się w ramach czynności materialno-technicznej ministra cyfryzacji, co wyklucza ścieżkę odwoławczą dla JST. Na szczęście przed dokonaniem wykreślenia minister uprzedzi samorządowców, którzy dzięki temu w wyznaczonym przez ministra terminie będą mogli pobrać dokumenty znajdujące się w skrzynce do e-doręczeń powiązanej z adresem przeznaczonym do wykreślenia. ©℗

• urzędu gminy;
• starostwa powiatowego;
• urzędu marszałkowskiego;
• podmiotu obsługującego związki międzygminne, związki powiatów, związki powiatowo-gminne albo związki metropolitalne (art. 12 ust. 1a u.d.e.).