Elektroniczną korespondencję urzędy obsłużą w dwóch systemach

Coraz więcej urzędów wśród swoich danych kontaktowych wymienia równolegle dwa główne systemy teleinformatyczne, za których pośrednictwem można do nich napisać. Tak jest już w stołecznym zarządzie dróg miejskich, który na stronie internetowej w zakładce „Kontakt” zamieścił już adres do e-doręczeń, ale równocześnie wskazał, że pismo można skierować za pośrednictwem skrzynki podawczej elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP). Takich przypadków w miarę wdrażania systemu e-doręczeń przez kolejne podmioty będzie tylko przybywać.

Równoległe działanie

Dalsze funkcjonowanie ePUAP, mimo istnienia e-doręczeń, to efekt wprowadzenia przez ustawodawcę okresu przejściowego. Zgodnie z regulacjami, które znalazły się jeszcze w pierwotnej wersji ustawy o e-doręczeniach, infrastruktura ePUAP będzie utrzymywana do 30 września 2029 r. Chodziło m.in. o to, by użytkownicy kont i elektronicznych skrzynek podawczych w ePUAP zachowali dostęp do zgromadzonej tam korespondencji (zgodnie z art. 148 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych; dalej: u.d.e.). W myśl art. 148 ust. 2 u.d.e. po upływie tego terminu konta i skrzynki wraz z ich zawartością zostaną usunięte z ePUAP. Dopiero wówczas cała platforma zostanie zamknięta i przejdzie do historii procesu cyfryzacji polskiej administracji.

Ponadto w okresie przejściowym ePUAP umożliwi także:

► Wymianę korespondencji między urzędami. Zgodnie z art. 147 ust. 1 u.d.e. skorzystanie z ePUAP będzie możliwe do 30 września 2029 r. zawsze, gdy wymiana korespondencji – np. w toku współdziałania przy jakimś postępowaniu administracyjnym – następuje pomiędzy podmiotami publicznymi, o ile mają one elektroniczne skrzynki podawcze na ePUAP. W takim przypadku użycie ePUAP będzie taktowane jako równoważne w skutkach ze skorzystaniem z systemu e-doręczeń. Czy zatem urząd mógłby uwolnić się od stosowania tego przepisu wcześniej, jeżeli zlikwidowałby elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP? Nie, bo w myśl art. 16 ust. 1a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1557) urzędy muszą mieć elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP, a ten przepis obowiązuje do 30 września 2029 r.

► Wymianę korespondencji między urzędem a podmiotami niepublicznymi. Użycie ePUAP w konfiguracji urząd jako nadawca korespondencji a osoba fizyczna lub jednostka niebędąca podmiotem publicznym (np. spółka) jako adresat będzie możliwe tylko w określonych sytuacjach. W świetle obowiązującego art. 147 ust. 3 u.d.e. wykorzystanie ePUAP miało być dopuszczalne tylko, jeżeli przesyłka stanowi odpowiedź na podanie albo wniosek złożone przez nadawcę przez ePUAP. Obecnie jednak na podpis prezydenta czeka ustawa z 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych. W nowo dodanym do art. 147 u.d.e. ustępie 3 wprowadzi ona drugą przesłankę wykorzystania ePUAP, a mianowicie, jeżeli to osoba fizyczna lub podmiot wystąpiły do organu administracji publicznej o doręczenie korespondencji na konto w ePUAP. Ale, uwaga, skorzystanie z art. 147 ust. 3 u.d.e. będzie możliwe tylko do 31 grudnia 2025 r.

Oznacza to, że czeka nas nawet kilkuletnia perspektywa równoległego funkcjonowania dwóch opisywanych systemów, przy czym, jeżeli chodzi o ePUAP, obowiązują inne zasady w zależności od tego, kto występuje po stronie nadawcy i adresata korespondencji. Należy też pamiętać, że podstawowym systemem komunikacji mają być e-doręczenia, zaś ePUAP będzie utrzymywany jako kanał wymiany korespondencji, na zasadzie wyjątku.

Problematyczny przepis

Wątpliwości co do tego, czy dopuszczalne będzie równoległe korzystanie z ePUAP po wdrożeniu systemu e-doręczeń, pojawiają się w przypadku, gdy urząd występuje w charakterze odbiorcy korespondencji kierowanej do niego przez osobę fizyczną lub jednostkę niebędącą podmiotem publicznym. Otóż w myśl dotychczas obowiązującego art. 147 ust. 2 u.d.e. urząd powinien przyjmować korespondencję wpływającą przez ePUAP tylko do czasu wdrożenia systemu e-doręczeń. W praktyce przepis ten często pozostaje martwy, jak pokazuje opisany na wstępie przykład stołecznego urzędu, gdzie mimo wdrożenia e-doręczeń podmiot umożliwia przesyłanie do niego korespondencji przez ePUAP. Na podstawie ustawy z 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych ma nastąpić uniezależnienie obowiązywania przejściowego terminu od momentu wprowadzenia w urzędzie e-doręczeń. W świetle noweli zasada wynikająca z art. 147 ust. 2 u.d.e. ma obowiązywać do 31 grudnia 2025 r.

Nowelizacja nie rozwiązuje wątpliwości, jaka towarzyszy przywołanemu przepisowi, a mianowicie, czy po 31 grudnia 2025 r. urząd dalej będzie zobowiązany przyjmować przez ePUAP pochodzącą od podmiotów niepublicznych korespondencję. Teoretycznie, zgodnie z art. 147 ust. 2 u.d.e., nie będzie.

Czy to oznacza, że urzędnicy powinni po 31 grudnia 2025 r. automatycznie odrzucać korespondencję kierowaną do nich przez ePUAP przez podmioty prywatne? Niekoniecznie. Trzeba bowiem pamiętać, że oprócz przepisów przejściowych (sformułowanych w u.d.e.) wciąż obowiązują regulacje procesowe regulujące działalność administracji publicznej. A po 31 grudnia 2025 r. – jeżeli nie powstanie projekt ich nowelizacji – będą obowiązywały nadal w niezmienionym kształcie. I tak, zgodnie z art. 63 ust. 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 572), podania utrwalone w postaci elektronicznej zainteresowani mogą wnosić do organu na adres do doręczeń elektronicznych (czyli przy wykorzystaniu systemu e-doręczeń) lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu (czyli np. przez ePUAP). Analogiczną regulację zawiera art. 168 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Dodatkowo mamy przywołany już obowiązek utrzymywania skrzynki podawczej na ePUAP wynikający z ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Ministerstwo Cyfryzacji wyjaśniało te rozbieżności w stanowisku (nr DUC.WED.701.1.2023) w ten sposób, że terminy dotyczące możliwości wysyłania korespondencji przy wykorzystaniu ePUAP, wynikające z u.d.e., odnoszą się wyłącznie do zachowania równoważności ePUAP i systemu e-doręczeń w zakresie mocy prawnej dowodów wysłania i doręczenia korespondencji, a nie w ogóle do możliwości korzystania z ePUAP. Problem jednak polega na tym, że korzystanie z ePUAP po terminach wynikających z art. 147 ust. 2 i 3 u.d.e. nie będzie miało sensu, gdyż uniemożliwi urzędom i ich klientom dysponowanie dowodami przekazania korespondencji.

Rozwiązaniem tego problemu, nieprzewidzianym jednak w przywołanej nowelizacji z 21 listopada 2024 r., byłoby wprowadzenie możliwości likwidowania przez urząd elektronicznej skrzynki podawczej na ePUAP po wdrożeniu systemu e-doręczeń. Samo stosowanie art. 147 u.d.e. jest bowiem uwarunkowane posiadaniem przez podmiot publiczny konta w systemie ePUAP. Jeżeli urząd nie miałby takiej skrzynki, to nie znajdowałby do niego zastosowania przepis przejściowy. Tyle że na wcześniejszą likwidację konta w ePUAP nie pozwala cytowany wcześniej art. 16 ust. 1a ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Brak technicznych przewag

W oczekiwaniu na upowszechnianie się e-doręczeń udało się podwyższyć standard techniczny nowego systemu. Jeszcze rok temu sygnalizowaliśmy, że problematyczne może być ograniczenie do 15 MB rozmiaru dokumentu elektronicznego, w tym załączników, przekazywanego przy wykorzystywaniu e-doręczeń. Obecnie operator wyznaczony usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli Poczta Polska, zwiększył dopuszczalny rozmiar do 500 MB. Tym samym e-doręczenia pod tym względem zrównały się z ePUAP. Ta druga platforma utraciła więc przewagę techniczną.

Zgodnie z par. 8 ust. 4 regulaminu świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej rozmiar 500 MB dotyczy pojedynczej wiadomości przy jednoczesnej wysyłce do maksymalnie 15 adresatów. Jeżeli urzędnicy będą chcieli wysłać seryjnie korespondencję do grupy od 16 do 1000 adresatów, to rozmiar pojedynczej wiadomości nadal wynosi 15 MB. ©℗