Wspólna działalność socjalna. Jakie korzyści mogą 
odnieść pracodawcy?

Musimy prowadzić zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, bo jesteśmy jednostką budżetową. Zastanawiamy się nad wspólną działalnością socjalną z inną jednostką. Co możemy dzięki temu zyskać? Jakie warunki trzeba spełnić? Co należy ustalić w umowie?

Pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną pod warunkiem zawarcia stosownej umowy (art. 9 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Ponadto zakres wspólnej działalności musi mieścić się w ramach określonego ustawowo przeznaczenia środków funduszu. Są to jedyne ograniczenia narzucone przez przepisy. Tak więc w przypadku pracodawców prowadzących wspólną działalność socjalną obowiązują takie zasady, jak przy samodzielnym tworzeniu funduszu – zgromadzone środki można przeznaczyć wyłącznie na działalność socjalną.

Wspólna działalność może dotyczyć wszystkich lub tylko wybranych aspektów działalności socjalnej – to powinna określić umowa. Korzyści, jakie pracodawcy mogą mieć z tego tytułu, to obniżenie kosztów administrowania funduszem socjalnym (m.in. koszty obsługi bankowej rachunku funduszu, płace pracowników zajmujących się obsługą administracyjną i finansowo-księgową funduszu), utrzymanie obiektów socjalnych. Dzięki wspólnej działalności pracownicy małych jednostek mogą mieć dostęp do usług socjalnych, których nie świadczy ich pracodawca (np. żłobka czy klubu dziecięcego dla dzieci pracowników).

Warto podkreślić, że ustawa o ZFŚS nie ogranicza liczby pracodawców, którzy chcą prowadzić wspólną działalność. Takie wspólne prowadzenie działalności socjalnej przez kilku pracodawców jest praktyką bardzo często stosowaną w jednostkach samorządu terytorialnego. Pracodawcy samorządowi, ustawowo zobowiązani do tworzenia funduszu niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników, podejmują decyzję o wspólnym prowadzeniu działalności socjalnej, chcąc bardziej racjonalnie wykorzystywać niewielkie środki swoich funduszy. Na wspólną działalność socjalną często decydują się jednostki oświatowe działające na terenie jednej gminy czy powiatu.

W przypadku jednostek z sektora finansów publicznych – dysponujących środkami publicznymi – przy wyborze sposobu administrowania środkami ZFŚS należy się kierować zasadami określonymi w art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z tym przepisem wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Oznacza to, że pracodawcy powinni wybrać prowadzenie wspólnej działalności socjalnej, jeśli jest to rozwiązanie najtańsze i najefektywniejsze.

Podane zasady prowadzenia wspólnej działalności socjalnej są czasem łamane przez pracodawców. Na przykład prowadzą wspólną działalność socjalną niezgodnie z postanowieniami zawartej umowy lub bez jej zawarcia. Często też zapominają o prowadzeniu ewidencji naliczania i wydatkowania środków oraz o tym, że wszystkich uprawnionych obowiązuje jeden regulamin ZFŚS.

Przykład

Procedura uzgodnień

Zawarcie umowy zazwyczaj poprzedzają rokowania. Powinny one określić przedmiot wspólnej działalności socjalnej, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń, tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy, zakres wspólnej działalności (tj. czy będzie np. obejmować pełne środki funduszy pracodawców, czy tylko ich część).

Wypracowanie wspólnego stanowiska nie należy jednak do samych pracodawców. W tym wypadku stosujemy odpowiednie przepisy o trybie uzgodnień z organizacją związkową lub organizacjami związkowymi przy ustalaniu regulaminu ZFŚS. W zależności od tego, czy u każdego z pracodawców, którzy chcą zawrzeć umowę, działają pojedyncze organizacje związkowe, czy jest ich kilka, inny będzie charakter tych uzgodnień. Identycznie, jak ma to miejsce przy wydawaniu regulaminu, sprzeciw organizacji związkowej – podobnie jak negatywne uzgodnione stanowisko wszystkich działających u pracodawcy organizacji związkowych – uniemożliwi zawarcie umowy o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej. Natomiast jeżeli w jednym zakładzie działa kilka organizacji związkowych i nie są one w stanie wypracować wspólnego stanowiska, to stanowisko żadnej z tych organizacji, nawet popierane przez większość z nich, nie jest wiążące dla pracodawcy. Z uwagi na to, że uzgodnienia obejmują organizacje związkowe działające u wszystkich pracodawców, których ma objąć umowa, może się okazać, iż sprzeciw jednej organizacji związkowej może zablokować jej zawarcie.

Treść umowy

Umowa o wspólnej działalności socjalnej powinna określać w szczególności:

• przedmiot wspólnej działalności, czyli czy wspólnie prowadzona będzie całość działalności socjalnej, czy jedynie jej część;
• zasady jej prowadzenia, czyli w jakim zakresie każdy z pracodawców będzie uczestniczył w prowadzeniu działalności, jakie kwoty będą przekazane, jakie warunki musi spełnić każdy z pracodawców, jakie będą zasady dokonywania wypłat na rzecz osób uprawnionych, zasady przyznawania świadczeń;
• sposób dokonywania rozliczeń, np. terminy wpłat na wspólne konto, jeżeli zostanie ono utworzone;
• tryb jej wypowiedzenia oraz rozwiązania.

W umowie mogą się znaleźć też zapisy dotyczące warunków odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialności stron z tego tytułu (art. 9 ust. 3 ustawy o ZFŚS). Ze względów praktycznych umowa powinna regulować prowadzoną działalność jak najbardziej szczegółowo.

Umowa może stanowić, że wspólna działalność socjalna będzie prowadzona przy wykorzystaniu całości lub tylko części środków zgromadzonych na kontach funduszy obu (lub więcej) pracodawców. Powinien w niej być więc uregulowany sposób rozliczeń pracodawców, chodzi m.in. o pokrywanie kosztów organizowania wspólnej działalności socjalnej, wydatków związanych z obsługą wspólnego rachunku bankowego, a także obciążeń związanych z administrowaniem wspólnymi środkami funduszu. Kosztów tych nie można pokrywać ze środków ZFŚS. Zgodnie bowiem z art. 10 ustawy o ZFŚS funduszem socjalnym administruje pracodawca, i to on musi zapewnić finansową obsługę funduszu.

Wydatki związane z administrowaniem działalnością socjalną należy więc pokrywać z ogólnych kosztów prowadzenia działalności pracodawców. Można je przypisać na zasadzie proporcjonalności obciążeń w stosunku do udziału finansowego przekazywanych na ZFŚŚ środków. Niezależnie od wkładu poszczególnych pracodawców pracownicy wszystkich podmiotów podejmujących wspólną działalność socjalną korzystają z tej pomocy na takich samych zasadach. Warunki korzystania ze świadczeń objętych umową o wspólnej działalności socjalnej ustala się w regulaminie korzystania z ZFŚS, zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS.

Umowa o wspólnej działalności socjalnej jest umową cywilną. Dlatego wszelkie problemy i wątpliwości w związku z jej treścią będą wyjaśniane na podstawie przepisów prawa cywilnego.

Pracodawcy zaczynający wspólną działalność socjalną mogą:

• przeznaczyć wszystkie środki funduszu na ten cel,
• zachować nadal odrębne fundusze socjalne i osobne rachunki bankowe.

wzór

W przypadku gdy pracodawcy zdecydują się na całościowe prowadzenie wspólnej działalności, należy pamiętać, aby w umowie nie tylko uregulować przekazywanie całości naliczanych w przyszłości odpisów, lecz także określić, co dzieje się ze środkami dotychczas zgromadzonymi na koncie funduszu oraz z jego przyszłymi dochodami pochodzącymi z dotychczasowej – samodzielnej – działalności. Nieuregulowanie tej kwestii skutkuje obowiązkiem samodzielnego prowadzenia działalności socjalnej w zakresie środków już zgromadzonych na koncie funduszu.

Zawarcie umowy o prowadzenie wspólnej działalności socjalnej nie oznacza powstania wspólnego funduszu socjalnego pracodawców zawierających umowę. Każdy z pracodawców nadal tworzy odrębny fundusz na zasadach ogólnych, a na prowadzenie wspólnej działalności socjalnej przekazuje środki pieniężne. Umawiają się oni jedynie, że rozdysponowywanie środków tych funduszy (w całości lub w części) będzie odbywać się wspólnie w zakresie i na zasadach określonych w umowie.

Zasady i warunki korzystania z usług i ze świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawcy określają w regulaminie ZFŚS, ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy z o związkach zawodowych. Pracodawcy, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadniają regulamin z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. ©℗