Będzie opóźnienie. e-Doręczenia jednak od 1 stycznia 2025 r.

Mimo wcześniejszych zapewnień, że termin 1 października br. zostanie dotrzymany, Ministerstwo Cyfryzacji zdecydowało o jego przesunięciu. Utrzymano roczny okres przejściowy.

Początek przyszłego roku to ostatni możliwy termin na wdrożenie e-Doręczeń w urzędach państwowych i samorządowych, który przewiduje ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 285 ze zm., dalej: u.d.e.). Do formalnej zmiany konieczne jest jeszcze opublikowanie przez ministra cyfryzacji w Dzienniku Ustaw komunikatu w tej sprawie.

„Przesunięcie terminu jest niezbędne, aby przeprowadzić nowelizację ustawy o doręczeniach” – informuje MC. Kolejne wersje zmian przepisów (najnowsza z 27 czerwca) są teraz wypracowywane z przedstawicielami samorządów. Następne spotkanie zaplanowano na piątek, 19 lipca. Zgodnie z poprzednimi zapowiedziami w 2025 r. będzie obowiązywał okres przejściowy, w którym urzędy będą musiały mieć adres do doręczeń elektronicznych (ADE), ale komunikacja wyłącznie przez e-Doręczenia ma ruszyć od 2026 r.

Urzędy i ePUAP

W konsultowanej obecnie nowelizacji u.d.e. znalazł się przepis, który przesądza, że samorządy powinny zakładać jeden ADE na urząd.

– Kierunek jest dobry, widać, że ministerstwo wsłuchuje się w stanowisko samorządów. Klientom zawsze mówiłem, że teoretycznie powinni mieć ADE osobno na urząd i osobno na organ, ale moja rekomendacja jest taka, żeby zakładać tylko na urząd – mówi Mateusz Karciarz, prawnik w Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy sp.k. w Poznaniu.

W ocenie Patrycji Grebli-Tarasek, radczyni prawnej Związku Powiatów Polskich (ZPP), projektowany przepis powinien zostać uzupełniony o jednoznaczne wskazanie, że jeden ADE jest zakładany na urząd obsługujący daną jednostkę i organ, a kolejne osobno dla jednostek organizacyjnych takich jak ośrodki pomocy społecznej czy powiatowe urzędy pracy. – Kwestia ta wymaga dostatecznie klarownego dla urzędników uregulowania – podkreśla ekspertka ZPP.

W ostatnich miesiącach wątpliwości budziło również, w jaki sposób urzędy mają odpowiadać w 2025 r. na wiadomości przesyłane przez obywateli za pomocą Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Zwyciężyło przekonanie, że jeśli taka osoba ma ADE, to odpowiedź otrzyma na ten adres.

– Argumentem była konieczność przyzwyczajania, już w okresie przejściowym, do korzystania z nowego systemu e-Doręczeń – komentuje Artur Prasal, p.o. zastępcy dyrektora wydziału zarządzania kontaktami z mieszkańcami w Urzędzie Miasta Łodzi.

Z inicjatywy samorządów MC zdecydowało o możliwości odstąpienia przez urzędy – ze względów organizacyjnych i wyłącznie w okresie przejściowym – od sprawdzania, czy adresat ma ADE, a co za tym idzie – o rezygnacji z doręczenia elektronicznego, nawet jeśli taki adres jest. Chodzi przede wszystkim o wysyłki masowe i doręczanie decyzji o wymiarze podatku (np. od nieruchomości). Obecnie nie jest możliwe automatyczne przeszukanie Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). – Pracownicy urzędu musieliby przeszukiwać BAE w sposób ręczny – wskazuje Patrycja Grebla-Tarasek. W dużych miastach to nawet kilkaset tysięcy podatników. – Realizacja tego zadania bez narzędzia automatyzującego masowe odpytanie BAE jest w praktyce niemożliwa – dodaje Artur Prasal. Patrycja Grebla-Tarasek uważa również, że do zasad ogólnych kodeksu postępowania administracyjnego powinien zostać dopisany przepis o posługiwaniu się przez klientów w kontakcie z urzędami numerem PESEL. Dzięki niemu najłatwiej wyszukać ADE, a dziś nie stanowi on obligatoryjnego elementu wniosków składanych w urzędach.

Ujednolicenie terminów

Nowelizacja doprecyzowuje, że samorządowe instytucje kultury i samorządowe osoby prawne (spółki komunalne) – tak jak już dziś jest to określone dla samych JST – będą miały obowiązek stosować Publiczną Usługę Hybrydową (PUH) od 1 października 2029 r. (dzięki niej urzędy będą mogły wysyłać dokumenty elektronicznie, a operator – obecnie Poczta Polska – wydrukuje je i doręczy odbiorcom, którzy nie będą mieć ADE). Obecna wersja przepisów obliguje je do tego w tym samym momencie, co wdrożenie doręczeń elektronicznych (PURDE) – czyli na starych zasadach od 1 października br., a według zapowiedzi resortu – od 1 stycznia 2025 r. W tym miejscu pozostaje wątpliwość systemowa – kiedy możemy mówić o samorządowej osobie prawnej – czy jest nią np. spółka komunalna, w której pewna część udziałów jest w rękach prywatnych.

Resort cyfryzacji nie zdecydował się natomiast na dopisanie do art. 155 ust. 6 u.d.e. samorządowych jednostek budżetowych (np. szkoły i przedszkola publiczne, ośrodki pomocy społecznej czy powiatowe urzędy pracy). Utrzymuje stanowisko poprzedniego kierownictwa, zgodnie z którym należy stosować do nich terminy określone dla JST, których są częścią. To jednak niejedyna możliwa interpretacja.

– Zakłady budżetowe też są częścią JST, a zostały wymienione w przepisie. Stoję na stanowisku, że tak długo jak nie ma w nim samorządowych jednostek budżetowych, to należy traktować je jako inne podmioty publiczne z art. 155 ust. 9 – tłumaczy Mateusz Karciarz. To oznaczałoby, że szkoły powinny stosować zarówno PURDE, jak i PUH już od 1 stycznia 2025 r. Oddzielny termin – 1 października 2026 r. – na wdrożenie obu kanałów komunikacji MC chce wprowadzić m.in. dla Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu i Ministerstwa Obrony Narodowej (patrz: infografika).©℗