Założenie adresu do e-doręczeń to zgoda na taką przesyłkę

Takie rozwiązanie zaproponowali przedstawiciele samorządów podczas ubiegłotygodniowego spotkania z Ministerstwem Cyfryzacji. W ostatniej wersji projektowanej nowelizacji przepisów mowa jest o konieczności wyrażenia zgody przez obywatela na elektroniczne doręczenia.

– Ta zgoda to byłby dodatkowy obowiązek dla urzędów i organów – komentuje Patrycja Grebla-Tarasek, radca prawny Związku Powiatów Polskich (ZPP), która bierze udział w prekonsultacjach.

E-Doręczenia ruszają 1 października br. i do tego czasu urzędy centralne i samorządowe muszą założyć adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Jednak do końca 2025 r. resort cyfryzacji proponuje okres przejściowy, w którym korzystanie z tej formy wysyłki będzie nieobowiązkowe. Wciąż ważą się losy m.in. relacji wysyłki za pomocą popularnej Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) do nowego narzędzia, zwłaszcza że obywatele nie będą musieli zakładać ADE.

Zgoda dorozumiana

Pierwsza wersja projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu usprawnienia doręczeń elektronicznych miała uregulować okres przejściowy w ustawie z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 285 ze zm., dalej: ustawa o e-doręczeniach). Zrezygnowano jednak z tej koncepcji i najnowszy projekt, do którego dotarł DGP, wprowadza przepisy epizodyczne dotyczące doręczeń do kodeksu postępowania administracyjnego i Ordynacji podatkowej. Według nich e-Doręczenia miałyby być stosowane, „jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania posiada adres do doręczeń elektronicznych i wyraziła zgodę na doręczanie pism na adres do doręczeń elektronicznych”. Tak sformułowane przepisy zrodziły wątpliwości.

– W jaki sposób ta zgoda miałaby być wyrażana? Czy jeśli napiszę do organu ze swojego ADE na ADE organu, to będzie to równoznaczne z moją zgodą? – komentuje Mateusz Karciarz, prawnik w Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy sp.k. w Poznaniu.

Ten wątek pojawił się podczas konsultacji z samorządowcami i wiele wskazuje na to, że urzędy będą miały obowiązek przeszukania Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) bez względu na sposób wniesienia podania (papierowo, ePUAP czy e-Doręczenia), a posiadanie ADE będzie równoznaczne z żądaniem stosowania doręczeń elektronicznych.

– Zwróciliśmy uwagę na projektowany przepis w aspekcie rezygnacji z doręczania pism elektronicznych. Otrzymaliśmy informację, iż zagadnienie nie zostało jeszcze rozstrzygnięte. Jedną z propozycji samorządu było wręcz wykreślenie tego przepisu w całości – relacjonuje Artur Prasal, p.o. zastępca dyrektora wydziału zarządzania kontaktami z mieszkańcami w Urzędzie Miasta Łodzi.

Wybranie koncepcji, wedle której samo założenie ADE decyduje o sposobie doręczenia pisma z urzędu, jest istotne nie tylko dla tych osób, które w okresie przejściowym wolałyby pozostać przy papierowej korespondencji, chociaż utworzyły już adres elektroniczny, ale również dla aktywnych użytkowników ePUAP. Przypomnijmy, że po zalogowaniu na ePUAP nie jest widoczna skrzynka do e-Doręczeń – dostęp do połączonych skrzynek daje tylko zalogowanie na ADE. Jednocześnie już dziś przy zakładaniu ADE należy potwierdzić zapoznanie się z oświadczeniem o treści: „wiem, że na aktywną skrzynkę będę dostawać korespondencję elektroniczną od urzędów, które mają adres e-Doręczeń”.

– Przepisy dotyczące zgody mają zostać wykreślone na mój wniosek. Jeżeli adresat będzie miał ADE, to w sposób dorozumiany znaczy to, że chce otrzymywać korespondencję. MC chce promować e-Doręczenia i powoli na nie przechodzić. Poza tym obywatel może w każdej chwili tę skrzynkę usunąć. To także uczenie ludzi odpowiedzialności. Propozycja „wysłałam papierem i otrzymuję papierem” też się nie ostała – mówi Patrycja Grebla-Tarasek.

Korzystanie z ePUAP w okresie przejściowym będzie nadal możliwe dla osób, które nie mają ADE.

Adres dla urzędu

Ministerstwo Cyfryzacji nie przychyliło się natomiast do postulatu ZPP, aby w ustawie o e-doręczeniach wprost zdefiniować podmioty publiczne zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń. Dziś wątpliwości budzą chociażby różne terminy wdrożenia poszczególnych obowiązków dla samych JST i samorządowych instytucji kultury czy brak jednoznacznego wskazania samorządowych jednostek budżetowych, czyli np. szkół (o wątpliwościach dotyczących spółek komunalnych pisaliśmy w artykule: „Więcej czasu na e-doręczenia”, DGP nr 229/2023).

– Zmian w katalogu nie będzie, ale ma wyjść rekomendacja – poradnik, żeby podmioty bez problemu mogły się zidentyfikować i sprawdzić, czy mają obowiązki, czy też nie – mówi Patrycja Grebla-Tarasek. Resort przystał z kolei na rozstrzygnięcie innej kwestii – ADE ma być zakładane dla urzędu obsługującego daną jednostkę samorządową. Wcześniej były wątpliwości, czy mają być oddzielne np. dla urzędu miasta i gminy.

– Mamy kilka jednostek, które mają dwie skrzynki na powiat i na starostwo. Mamy też takie, które mają na powiat, a na urząd już nie – tłumaczy Patrycja Grebla-Tarasek.

Dodatkowo samorządy zaproponowały takie rozbudowanie BAE, by podczas wyszukiwania adresu urzędu, gminy czy prezydenta miasta wyszukiwarka automatycznie podpowiadała ten sam podmiot, czyli urząd.

– Ustalenia wymaga nadal sposób ujednolicenia wpisów w BAE dla podmiotów już posiadających adresy do doręczeń elektronicznych – podsumowuje Artur Prasal. ©℗