Papierowa i elektroniczna forma równoważna. E-doręczenia nieobowiązkowe i z wątpliwościami

Do końca 2025 r. papierowa i elektroniczna forma doręczeń ma być równoważna. Trzeba rozstrzygnąć, kiedy urzędy skorzystają z nowych e-Doręczeń, a kiedy pozostaną przy platformie ePUAP.

Chociaż urzędy od 1 października br. będą miały obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), to zgodnie z zapowiedziami wiceministra cyfryzacji Michała Gramatyki („e-Doręczenia bez zmiany ustawy spowodowałyby chaos”, DGP nr 53/2024) przez ponad rok korzystanie z nich nie będzie obowiązkowe. Okres przejściowy potrwa do 31 grudnia 2025 r.

Elektronicznie, czyli jak

Według projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu usprawnienia doręczeń elektronicznych do końca 2025 r. doręczanie korespondencji do urzędów przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP) będzie równoważne z korzystaniem z nowych e-Doręczeń. Co więcej, samo posiadanie ADE nie będzie równoznacznie z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. Wątpliwości budzi natomiast sytuacja, w której obywatel zadeklaruje komunikację elektroniczną, ma ADE, ale do korespondencji wykorzystuje nadal ePUAP. Według pierwotnej propozycji MC (patrz: infografika) urząd miałby sprawdzać bazę adresów elektronicznych (BAE) i w takiej sytuacji odpowiedź przyszłaby na nową skrzynkę.

– W okresie przejściowym powinniśmy jednak utrzymać możliwość komunikowania się w sposób, jaki obywatel zna i z jakiego korzysta. Jeśli obywatel przesyła pismo do urzędu przez ePUAP – powinniśmy odpowiedzieć mu ePUAP-em – uważa Artur Prasal, p.o. zastępca dyrektora wydziału zarządzania kontaktami z mieszkańcami w Urzędzie Miasta Łodzi.

To istotna różnica, ponieważ po zalogowaniu się na ePUAP, nawet jeśli wcześniej zostało już założone ADE – skrzynka e-Doręczeń nie jest widoczna. Inaczej działa to w przypadku e-Doręczeń, które dają dostęp do obu skrzynek.

– W tej kwestii trwają rozmowy z jednostkami samorządów terytorialnych oraz z innymi podmiotami zobowiązanymi do stosowania e-Doręczeń. Podkreślić należy, że celem Ministerstwa Cyfryzacji jest promowanie przygotowanego narzędzia (e-Doręczeń) – komentuje Katarzyna Zajkowska, kierownik zespołu e-Doręczeń w Centralnym Ośrodku Informatyki, pytana przez DGP, do jakiego rozwiązania skłania się rząd.

Nowe przepisy muszą również uwzględnić sytuację, w której urząd inicjuje kontakt – np. wysyła decyzję w sprawie ustalenia zobowiązania podatkowego.

– To jeszcze bardziej skomplikowane, bo nie mamy wtedy pierwszego kroku klienta. Urząd sam musi zdecydować, jak wysłać korespondencję. Przez cały czas nie ma między nami zgody. Na ten moment wydaje się, że nie będzie obowiązku sprawdzania BAE i wysyłka będzie tradycyjna. Obecnie trzeba ręcznie przeszukiwać bazę – mówi Patrycja Grebla-Tarasek, radca prawny Związku Powiatów Polskich.

W przypadku korespondencji papierowej od obywatela i braku deklaracji o chęci otrzymania odpowiedzi w formie elektronicznej to urząd ma zdecydować, czy wyśle pismo tradycyjnie, czy z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (PUH). W tym drugim przypadku dokument przesłany elektronicznie będzie drukowany i dostarczany przez operatora wyznaczonego (obecnie Poczta Polska).

Cyfrowe deklaracje

W projekcie nowelizacji proponuje się, aby obywatel mógł wystąpić do organu o wysyłanie pism na ADE albo mógł wyrazić zgodę na takie doręczenie.

– Ten przepis nawiązuje do zasad doręczania elektronicznego za pośrednictwem ePUAP-u obecnie funkcjonujących w KPA. W mojej ocenie zgody, o których mowa, należy więc odczytywać w odniesieniu do konkretnego postępowania, nie zaś zbiorczo do wszystkich – komentuje Mateusz Karciarz, prawnik w Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy sp.k. w Poznaniu.

Artur Prasal zwraca uwagę, że w praktyce wiele urzędów przyjmuje szerszą interpretację i w okresie przejściowym należałoby tę kwestię doprecyzować.

– Docelowo (po wygaszeniu ePUAP) przepis powinien zostać wykreślony. Obowiązywać powinna jasna zasada, iż dopisanie adresu do Bazy Adresów Elektronicznych (deklaracja cyfrowości) oznacza żądanie doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych we wszystkich sprawach prowadzonych przez wszystkie podmioty publiczne – podsumowuje urzędnik.

Następne spotkanie przedstawicieli MC z samorządowcami ma się odbyć w najbliższy czwartek. ©℗