Nadpłacony dodatek stażowy gmina musi odzyskać

Regionalna izba obrachunkowa zarzuciła nam, że wadliwie naliczamy dodatek stażowy pracownikom urzędu gminy, gdyż wypłacamy go już w tym miesiącu, w którym nabyli oni do niego prawo, zamiast w miesiącu kolejnym. Czy to rzeczywiście naruszenie, skoro przepisy kodeksu pracy pozwalają pracodawcy stosować korzystniejsze dla pracownika przepisy niż powszechnie obowiązujące? Czy musimy odzyskać nadpłaty?

W opisanej sytuacji urząd gminy nieprawidłowo wypłaca dodatki stażowe, wobec tego musi odzyskać nadpłacone kwoty, gdyż są to świadczenia nie należne pracownikom.

Od kolejnego miesiąca

Z art. 38 ustawy o pracownikach samorządowych wynika, że dodatek za wieloletnią pracę przysługuje po pięciu latach pracy w wysokości 5 proc. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Następnie jego wysokość wzrasta o 1 proc. za każdy dalszy rok pracy – aż do osiągnięcia 20 proc. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Przy czym do okresów pracy uprawniających do niego wlicza się „wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze”.

Z kolei par. 7 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych stanowi, że omawiany dodatek wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia:

1) począwszy od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym pracownik samorządowy nabył prawo do dodatku lub wyższej stawki dodatku, jeżeli nabycie prawa nastąpiło w ciągu miesiąca,

2) za dany miesiąc, jeżeli nabycie prawa do dodatku lub wyższej stawki dodatku nastąpiło pierwszego dnia miesiąca.

Złamanie prawa

W opisanej sytuacji pracodawca nie może bronić się tym, że zastosował art. 18 k.p. Ten artykuł, z którego wywodzi się zasadę uprzywilejowania pracownika, nie może być interpretowany w ten sposób, że pracodawca może przyznawać świadczenia finansowe związane z pracą wbrew przepisom bezwzględnie obowiązującym, a takimi są przepisy ww. rozporządzenia. Przepis ten bowiem stanowi że: „Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy”. Zgidnie z par. 2: „Postanowienia umów i aktów, o których mowa w par. 1, mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy są nieważne; zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy”.

Co istotne, wydatek związany z dodatkiem za wieloletnią pracę jest wydatkiem budżetowym. Te zaś muszą być dokonywane przez jednostki sektora finansów publicznych zgodnie z przepisami. Na szczególną uwagę zasługuje art. 44 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych, który wymaga, by jednostki sektora finansów publicznych dokonywały wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. Ponadto dodaje on, że „wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań”.

Jak prawidłowo potrącić

Wypłacenie dodatku za wysługę lat pracownikowi samorządowemu w tym samym miesiącu, w którym nabył on prawo do wyższej stawki, a nie w miesiącu kolejnym, może spowodować interwencję regionalnej izby obrachunkowej. Do takiej sytuacji doszło w jednej gmin kontrolowanej przez RIO w Krakowie. Sprawa dotyczyła podinspektora ds. promocji gminy i rozwoju lokalnego, „któremu w maju 2021 r. wypłacono dodatek stażowy w wysokości 5 proc. wynagrodzenia zasadniczego, w sytuacji, gdy nabył on prawo do dodatku od 1 czerwca 2021 r.”. Izba w wystąpieniu pokontrolnym z 6 marca 2024 r. (znak WK.6130.50.23) zaleciła, by gmina podjęła działania, aby odzyskać nadpłacone kwoty dodatków, m.in. uzyskała zgodę pracownika na potrącenie z wynagrodzenia nienależnie wypłaconej kwoty dodatku.

Dodajmy, że gmina przy odzyskiwaniu nadpłat musi uwzględnić przepisy k.p. dotyczące potrąceń z wynagrodzeń pracowników. I tak z art. 91 par.1 k.p. wynika, że należności tego typu mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Sądy w orzeczeniach zgodnie zaś podkreślają, że zgoda ta nie może być blankietowa – musi dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności, a pracownik powinien mieć świadomość wielkości długu oraz przesłanek odpowiedzialności (por. np. wyrok Sądu Najwyższego z 8 marca 2023 r., sygn. akt I PSPK 32/22). ©℗