Chaos z kartami zgonu opanowany? Ministerstwo Zdrowia planuje wprowadzić je w elektronicznej wersji

To reakcja na zamieszanie, jakie spowodowało wprowadzenie nowego wzoru i obiegu tych dokumentów. Karty mają trafiać do Systemu Informacji Medycznej (P1), a stamtąd bezpośrednio do USC i GUS.

Jak dowiedział się DGP, podstawowe założenia nowego systemu zostały przekazane do konsultacji przedstawicielom samorządów i urzędów stanu cywilnego podczas kwietniowego spotkania w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji.

„Przedstawiciele Ministerstwa Zdrowia i Centrum e-Zdrowie zaprezentowali wstępne, możliwe kierunki realizacji projektu związanego z wdrożeniem elektronicznej karty zgonu i zmian związanych z jej obiegiem” – potwierdza MSWiA.

Chaos opanowany na krótką metę

Przypomnijmy, że problemy rozpoczęły się 1 stycznia br., kiedy zaczęły obowiązywać nowe karty urodzenia (i martwego urodzenia) oraz zgonu. Dwie pierwsze zyskały postać elektroniczną, karta zgonu pozostała papierowa. Ta ostatnia dotychczas stanowiła integralną całość, a teraz podzielono ją na trzy części – I dla zarejestrowania zgonu, II dla administracji cmentarza i III dla potrzeb statystyki publicznej. Dane statystyczne nie są już przekazywane do GUS przez urzędy stanu cywilnego za pośrednictwem Systemu Rejestrów Państwowych (SRP), a na wcześniejszym etapie – przez placówki medyczne, również w formie elektronicznej. Służy do tego aplikacja uruchomiona przez GUS. Lekarz albo kierownik zespołu ratownictwa medycznego nadal wystawia więc papierowy dokument i przekazuje go osobie bliskiej zmarłego (a ta dalej do USC w celu wystawienia aktu zgonu), ale dodatkowo dane statystyczne wprowadza do aplikacji. Co więcej, te ostatnie trafiają do GUS również w formie papierowej, ponieważ do przesyłania oryginału części III zostały zobowiązane urzędy stanu cywilnego.

Zmiany wprowadzane w ostatniej chwili pod koniec ubiegłego roku doprowadziły do dużego zamieszania, a do USC w pierwszych tygodniach stycznia trafiało nawet 75 proc. błędnie wypełnionych kart zgonu. Część lekarzy początkowo korzystała ze starych wzorów albo w ogóle nie uzupełniała papierowej części III – myśląc, że wystarczające jest przesłanie przyczyny zgonu bezpośrednio do GUS. Klienci byli więc odsyłani do szpitali po właściwe dokumenty, przedłużało się wystawianie aktów zgonu, bywały również problemy z dopełnieniem formalności w celu wypłaty polisy ubezpieczeniowej po zmarłej osobie. Zamieszanie udało się opanować dzięki współpracy placówek medycznych z USC.

– Najważniejsze, że ten bałagan z minimalnym skutkiem dotknął obywateli. To wyłącznie zasługa lekarzy i urzędników – komentuje Sławomir Wojciechowski, kierownik USC w Nowej Soli. Już w styczniu Ministerstwo Zdrowia informowało DGP, że w pierwszej kolejności rozważane jest zdjęcie nowych obowiązków informacyjnych ze szpitali, aby usprawnić przekazywanie danych statystycznych. Ministerstwo Cyfryzacji optowało za pełną cyfryzacją całego procesu – tak jak planowane było to w pracach nad nową ustawą o cmentarzach i chowaniu zmarłych podczas poprzedniej kadencji.

Będzie elektronicznie

Nadal nie wiadomo, czy obecny rząd wróci do prac nad tym kompleksowym projektem o cmentarzach (pisaliśmy o tym: „Nie ma chętnych do rozwiązania problemu z pochówkiem”, DGP nr 69/2024), ale systemy teleinformatyczne szpitali i urzędów mają zostać zintegrowane.

„W resorcie zdrowia prowadzona jest analiza rozwiązań prawnych dotyczących stwierdzania i dokumentowania zgonu, oraz zasad dostępu do danych i informacji objętych dokumentacją zgonu. Analiza ta umożliwi podjęcie prac legislacyjnych” – informuje Ministerstwo Zdrowia w odpowiedzi na pytania DGP o zaawansowanie prac.

Projektowane jest rozwiązanie, według którego elektroniczna karta zgonu byłaby wystawiana przez pracownika medycznego w aplikacji gabinetowej albo za pośrednictwem portalu Gabinet.gov.pl. Stamtąd automatycznie trafiałaby do Systemu Informacji Medycznej P1 i dalej do uprawnionych podmiotów. Według zaprezentowanego schematu osoba bliska zmarłego otrzymywałaby wydruk informacyjny i powiadomienie SMS (patrz: infografika).

– Wprowadzenie elektronicznych KZ (eKZ) jest wręcz niezbędne. Dzięki temu zniknie konieczność udziału obywatela w procesie rejestracji aktu zgonu w USC. Aktualnie to bliscy osoby zmarłej są przekaźnikiem informacji o zgonie z papierowej karty zgonu do USC. eKZ spowoduje, że skróci się czas realizacji zadań, zmniejszą się koszty i odciąży się obywateli. Zatem to rozwiązanie jest wielokrotnie lepsze od obecnego – mówi Sławomir Wojciechowski.

Centrum e-Zdrowia (CeZ) podczas spotkania przedstawiło również dwa modele hybrydowe uwzględniające także obieg papierowej karty zgonu – na wypadek problemów z obiegiem elektronicznym.

Uwagi do tych propozycji złożyło już Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych (OPOS). W piśmie do MSWiA czytamy, że samorządy kierunkowo zgadzają się z modelem pokazanym przez CeZ, jednak dopracowania wymaga wiele szczegółów – m.in. dotyczących ewentualnych problemów z wystawieniem eKZ przez szpital. Według OPOS w takich sytuacjach należy prawnie zobowiązać podmioty medyczne do wysłania w pierwszej kolejności dokumentu do USC za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) lub e-Doręczeń.

„Sytuacja, w której żaden z wyżej wymienionych środków komunikacji elektronicznej nie będzie działał jest praktycznie niemożliwa. Takie rozwiązanie podniesie poziom bezpieczeństwa informacji, skróci czas realizacji zadania w USC, obniży koszty i zminimalizuje ilość dokumentacji papierowej” – argumentują samorządowcy. Ponadto OPOS chciałby ostatecznego przesądzenia kwestii przetwarzania danych statystycznych.

– Zdajemy sobie sprawę, że zarówno lekarze, jak i ratownicy medyczni są przede wszystkim od leczenia i ratowania ludzkiego życia, a nie od biurokratycznych obowiązków. Może najwyższy czas się zastanowić, czy obecny zestaw danych statystycznych jest w ogóle potrzebny? Może są zupełnie inne metody ich pozyskania w dobie nowoczesnych technologii – wskazuje Sławomir Wojciechowski.

Biorąc pod uwagę złożoność ewentualnej nowej ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych – od kwestii stwierdzania zgonu przez koronera, przez alternatywne metody pochówku, po cyfryzację procesu wystawiania aktów urodzenia i zgonu – OPOS chciałby wyłączenia tej ostatniej i prac nad odrębną ustawą.

„Takie rozwiązanie w sposób optymalny zapewni szybki czas realizacji oraz kompleksowość zmian” – oceniają samorządy.©℗