Zamieszanie z kartami zgonu utrudnia załatwienie formalności. Bliscy osób zmarłych mają problemy m.in. z wypłatą ubezpieczeń

Ze względu na błędy w dokumentacji i brak miejsca na część danych w nowych formularzach bliscy osób zmarłych mają problemy m.in. z wypłatą ubezpieczeń. Chaos odbija się również na jakości danych statystycznych, które trafiają do GUS.

Od 1 stycznia br. zmieniły się wzory kart urodzenia i martwego urodzenia oraz kart zgonu, a także zasady przekazywania danych między placówkami medycznymi, urzędami stanu cywilnego (USC) a Głównym Urzędem Statystycznym (GUS). Karty urodzenia utrwalane są w postaci elektronicznej, a dane statystyczne (również dotyczące zgonów, chociaż ta karta wciąż funkcjonuje w formie papierowej) nie są już przekazywane do GUS przez USC, ale przez szpitale – za pomocą specjalnej aplikacji uruchomionej przez GUS (szerzej pisaliśmy o tym w artykule „Urzędy stanu cywilnego, szpitale i GUS w przededniu chaosu”, DGP nr 249/2023).

Bez danych nie ma wypłaty

Nieuruchomienie jednolitego systemu elektronicznego, niejasne wytyczne i niewystarczające przygotowanie placówek medycznych do nowych obowiązków odbiły się również na jakości obsługi obywateli.

– Do połowy stycznia 75 proc. kart zgonu, które do nas trafiały, było źle wypełnionych. Poprzednio takie przypadki były sporadyczne. Zdarza się, że musimy odesłać osobę zgłaszającą zgon z powrotem do lekarza, aby wystawił nową, poprawną kartę. To wszystko powoduje, że bardzo często proces rejestracji aktu zgonu wydłuża się, a ludzie krążą między USC a lekarzami – tłumaczy Sławomir Wojciechowski, kierownik USC w Nowej Soli.

Z odpowiedzi, które DGP uzyskał z Ministerstwa Zdrowia, wynika, że są rozważane zmiana przepisów i zdjęcie z lekarzy nowych obowiązków informacyjnych.

Do końca ubiegłego roku karta zgonu stanowiła integralną całość. Nowy wzór jest podzielony na trzy części, z których ostatnia dotyczy przyczyny zgonu i jest przeznaczona na potrzeby statystyki publicznej. Problem w tym, że nie zawiera ona danych osobowych zmarłego (te dostępne są w części I i II). Dodatkowo część lekarzy po wpisaniu przyczyny zgonu do aplikacji udostępnionej przez GUS (tam została wprowadzona identyfikacja zmarłego na podstawie numeru PESEL) nie wypełnia już wersji papierowej.

– Rodziny pacjentów zgłaszają nam problemy z polisami. Zdarzają się skargi, że jest utrudnione zakończenie procedur związanych ze zgonem osoby bliskiej – potwierdza Władysław Perchaluk, prezes Związku Szpitali Powiatowych Województwa Śląskiego. Dodaje, że zamieszanie najlepiej byłoby rozwiązać, kończąc z dublowaniem informacji z kart zgonów – teraz część danych musi być wystawiana przez lekarza zarówno na papierze, jak i elektronicznie.

Bałagan negatywnie wpływa również na zadania realizowane przez GUS.

– Mogą wystąpić problemy z kompletnością statystyk. Ich jakość nigdy nie była najwyższa, ale teraz dochodzi do tego brak wielu danych, ponieważ jest duże zamieszanie z przekazywaniem nam III części karty zgonu. Dodatkowo raz przychodzą one do nas elektronicznie przez system, raz elektronicznie w formie PDF, i do tego często też na papierze, jeśli ktoś nie zorientował się, że nastąpiła zmiana wzoru – słyszymy od pracownika statystyki publicznej.

USC mają również problemy z elektronicznymi kartami urodzeń, które są przesyłane przez szpitale za pomocą platformy ePUAP.

– Na pewno proces rejestracji jest spowolniony. Karty trzeba ręcznie wyłowić spośród mnóstwa spraw. Niektóre urzędy stworzyły specjalne stanowiska do sprawdzania podpisów. U nas robią to panie w sekretariacie. Zakładamy foldery i tam odszukujemy karty z danego dnia, ponieważ nie wpływają one do Bazy Usług Stanu Cywilnego, jak miało to być docelowo. To partyzantka – mówi Monika Derecka z Urzędu Miasta Lublin, prezes lubelskiego oddziału Stowarzyszenia Urzędników USC, reprezentująca również Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych.

Wątpliwości urzędników budzi również podpisywanie kart urodzenia przez innych pracowników szpitali niż lekarze, zwłaszcza w kontekście przetwarzania danych osobowych.

– Nie wszyscy lekarze mają uwierzytelnione podpisy elektroniczne i dlatego może się zdarzyć, że na karcie jest podpisany lekarz, a elektronicznie wysyła dane ktoś inny – wskazuje Władysław Perchaluk. MSWiA w interpretacji przesłanej do USC przekonuje, że jest to dopuszczalna praktyka, ponieważ przepisy nie precyzują, kto powinien dokonać podpisu – lekarz, położna czy inna upoważniona osoba. Dotychczasowa praktyka była jednak taka, że podpis był dokonywany przez osobę, która faktycznie wystawiała kartę.

– Zachodzi pytanie, czy w takich sytuacjach jest to w ogóle zgodne z przepisami RODO, aby osoba, która nie ma nic wspólnego z przyjęciem porodu, miała dostęp do danych osobowych matki i dziecka – mówi Sławomir Wojciechowski.

Rząd analizuje sytuację

W odpowiedzi na pytania DGP o możliwe zmiany w przepisach porządkujące sposób przekazywania informacji o urodzeniach i zgonach Ministerstwo Zdrowia przekazało, że sytuacja monitorowana jest we współpracy z resortami spraw wewnętrznych i administracji oraz cyfryzacji.

„Analizujemy możliwości przygotowania przepisów, których efektem byłoby odciążenie podmiotów leczniczych i lekarzy z nadmiernych obowiązków informacyjnych (…). Ewentualne zmiany prawne zostaną zgłoszone do wykazu prac legislacyjnych – po ich uzgodnieniu międzyresortowym” – czytamy w przesłanym stanowisku.

Z kolei Ministerstwo Cyfryzacji przyznaje, że mogą występować problemy przy sporządzaniu i obsłudze kart urodzenia i zgonu, „ale o tym, że nie ma paraliżu przy sporządzaniu aktów urodzenia czy zgonu, świadczą statystyki zdarzeń zarejestrowanych w rejestrze stanu cywilnego” od 1 do 9 stycznia. W tym roku zarejestrowano 2736 aktów urodzenia (2277 – rok wcześniej) i 9597 aktów zgonu (11 514 – w 2023 r.). Jednocześnie MC podkreśla, że jest zwolennikiem pełnej elektronizacji dokumentów, ponieważ obecny sposób przekazywania kart należy uznać za nieefektywny. „Ministerstwo Cyfryzacji nie jest zwolennikiem tworzenia doraźnych rozwiązań, lecz kompleksowego uregulowania tego obszaru na bazie wypracowanych projektów, integracji systemów i zapewnienia ich interoperacyjności” – wskazuje resort i przypomina, że w ubiegłej kadencji był mocno zaangażowany w integrację systemu P1 Ministerstwa Zdrowia z rejestrem stanu cywilnego, do czego ostatecznie nie doszło. ©℗