75 mln zł kosztów, bo ZUS cyfryzuje się z opóźnieniem

ZUS zamiast pobierać odpisy aktów stanu cywilnego przez usługę sieciową, odsyła klientów po papierowe dokumenty. Urzędy stanu cywilnego szacują, że rocznie generuje to co najmniej 75 mln zł kosztów.

Chodzi o odpisy potrzebne m.in. do wypłaty zasiłku pogrzebowego. Ich pozyskanie bezpośrednio przez ZUS z pomocą usług sieciowych jest możliwe od kwietnia 2020 r. na podstawie art. 45 ust. 3 ustawy z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1378 ze zm.). Jak informuje ZUS, Kompleksowy System Informatyczny (KSI ZUS) został w pełni dostosowany jesienią ubiegłego roku i pobieranie dokumentów rozpoczęto pod koniec listopada 2023 r. Oprócz tego pracownicy ZUS mogą się zwracać po odpisy do USC za pomocą platformy ePUAP. Przedstawiciele tych drugich alarmują jednak, że wciąż jest powszechne odsyłanie klientów po papierowe dokumenty, a w niektórych gminach korzystanie z usług sieciowych jest uruchamiane częściowo, ale po interwencji ze strony USC.

Koszty liczone w milionach

ZUS nie podaje, ile ostatecznie zapłacił za dostosowanie systemów informatycznych do pozyskiwania odpisów z Rejestru Stanu Cywilnego (RSC). Z odpowiedzi na oświadczenie senatora Wadima Tyszkiewicza sprzed kilku miesięcy wiadomo, że maksymalny koszt z umowy wykonawczej to ponad 5,2 mln zł. Do tego trzeba doliczyć koszty utrzymania usługi sieciowej, a przede wszystkim wydawania papierowych odpisów, które – w przypadku tych na potrzeby ZUS – są dla obywateli bezpłatne.

– Koszt po stronie administracji (wydatki z budżetu państwa i z dochodów własnych gmin) wydania jednego odpisu w postaci papierowej to ok. 30 zł, nie licząc produkcji blankietu oraz kosztów, jakie ponosi obywatel w celu uzyskania odpisów (urlop, wizyta w USC i ZUS). Średnio w skali roku z RSC do ZUS wydaje się ok. 2,5 mln odpisów, co daje kwotę 75 mln zł. To ogromne marnotrawstwo – mówi Sławomir Wojciechowski, kierownik USC z Nowej Soli.

Cyfryzacja nie wszędzie dotarła

Z ankiety przeprowadzonej przez Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych (OPOS) wynika, że do wielu USC wciąż zgłaszają się obywatele wysłani przez ZUS po papierowe odpisy. Inaczej twierdzi centrala zakładu.

„Oddziały ZUS w sytuacji, kiedy wnioskodawca nie dołączy do wniosku emerytalno-rentowego wymaganych odpisów aktów stanu cywilnego, pozyskują je we własnym zakresie, wykorzystując wdrożone od 25 listopada 2023 r. oprogramowanie umożliwiające bezpośrednie ich pobieranie z Rejestru Stanu Cywilnego” – informuje z kolei zakład w odpowiedzi na pytania DGP o to, czy nadzoruje oddziały i inspektoraty w tym zakresie.

Nie wszędzie wdrażanie tych rozwiązań idzie jednak sprawnie.

– W przypadku zasiłków pogrzebowych, po mojej interwencji telefonicznej, ZUS od stycznia korzysta z usług sieciowych. Jeżeli nie ma aktu stanu cywilnego w rejestrze, wtedy wpływają do nas wnioski z ZUS za pośrednictwem ePUAP o wydanie odpisu elektronicznego – wskazuje Magdalena Tazbir-Suchocka, kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Głogowie.

W stanowisku przesłanym DGP ZUS deklaruje, że takie działanie ma zostać upowszechnione. „W celu zminimalizowania osobistego pozyskiwania aktów stanu cywilnego przez wnioskodawców organy rentowe zostaną zobowiązane, by również w przypadku, gdy wymagany dokument nie został przeniesiony do rejestru stanu cywilnego, pozyskiwały z USC akta stanu cywilnego we własnym zakresie, za pośrednictwem platformy ePUAP” – czytamy.

O ile w Głogowie załatwiono kwestię zasiłku pogrzebowego, to już w przypadku postępowań w sprawie rent i emerytur interesanci nadal są odsyłani do USC. Podobne sytuacje zdarzają się również w Nowej Soli.

– W ubiegłym tygodniu była u nas starsza pani, po „70”. Chcąc przejść na emeryturę po zmarłym mężu, musiała dostarczyć papierowy odpis aktu zgonu i małżeństwa do ZUS, choć wcześniej ZUS zwrócił się do nas poprzez ePUAP po odpis elektroniczny w celu wypłaty zasiłku pogrzebowego. To całkowicie niezrozumiałe – mówi Sławomir Wojciechowski.

Zmiana przepisów mogłaby pomóc

W ocenie przedstawicieli USC do korzystania z usługi sieciowej – skoro została ona już uruchomiona – obligują ZUS art. 7 i 7b kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.).

– Posiadając taką możliwość prawną i techniczną, pracownicy ZUS, obciążając klientów obowiązkiem dostarczania odpisów, naruszają zasady k.p.a. – uważa Sławomir Wojciechowski. Przepisy te stanowią m.in., że „organy administracji publicznej (…) z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli” oraz „współdziałają ze sobą w zakresie niezbędnym do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i prawnego sprawy (…) przy pomocy środków adekwatnych do charakteru, okoliczności i stopnia złożoności sprawy”.

Z taką interpretacją zgadza się Mateusz Karciarz, prawnik w Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy sp.k. w Poznaniu, jednak w jego ocenie egzekwowanie takiego działania od ZUS ułatwiłoby doprecyzowanie przepisów szczególnych.

– K.p.a. nie przewiduje żadnego mechanizmu przymuszającego ZUS do takiego działania czy sankcji za odsyłanie klientów po odpisy. Rozwiązaniem tego problemu mogłoby być wskazanie w przepisach ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego, że nie wydaje się papierowych odpisów na potrzeby postępowań w ZUS – podkreśla ekspert.

Z inicjatywy OPOS problem odsyłania klientów po odpisy został poruszony podczas kwietniowego posiedzenia zespołu ds. społeczeństwa informacyjnego Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego. Postanowiono, że na kolejne spotkanie zostanie również zaproszony przedstawiciel ZUS. ©℗