Usługi rejestrowanego e-doręczenia oraz usługi hybrydowej nie stosuje się, gdy powodem są ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny. Te wyjątki sformułowano na tyle ogólnie, że już widać chęć pozostania przy korespondencji papierowej.
Choć od 10 grudnia br. urzędy jednostek samorządu terytorialnego zostaną objęte systemem e-doręczeń, co oznacza, że będą musiały m.in. stosować elektroniczną usługę w korespondencji z tymi podmiotami, które zobowiązane są posiadać adresy do doręczeń (a więc m.in. z nowo wpisanymi do KRS przedsiębiorcami, z pełnomocnikami procesowymi, a także w korespondencji z innymi urzędami – patrz: ramka), to nie wszystkie będą do tego technicznie przygotowane. Dlatego wiele z urzędów już dziś zastanawia się nad tym, czy nie będą mogły skorzystać z wyjątków, jakie wprowadza ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 285 ze zm.; dalej: u.d.e.). Jednak od razu należy dodać, że kwestia tego, jak bardzo można powoływać się na te wyjątki, budzi spory rozdźwięk wśród ekspertów.
Kto powinien korzystać z systemu już w tym roku
Od 1o grudnia br. obowiązek stosowania e-doręczeń będzie ciążyć na:
• podmiotach zaufania publicznego, tj. adwokatach, radcach prawnych, doradcach podatkowych, doradcach restrukturyzacyjnych, rzecznikach patentowych, notariuszach,
• jednostkach samorządu terytorialnego i ich związkach, związkach metropolitalnych, samorządowych zakładach budżetowych (w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego),
• organach administracji rządowej, jednostkach budżetowych obsługujących te organy, innych organach władzy publicznej i jednostkach budżetowych je obsługujących,
• ZUS, KRUS, NFZ,
• firmach rejestrowanych po tej dacie w KRS (jednocześnie wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń stanie się elementem wniosku o wpis do KRS). ©℗
Wytrychem przeszkody techniczne
Pierwszy wyjątek opisany jest w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. e u.d.e. Wskazuje on, że „usługi rejestrowanego e-doręczenia oraz usługi hybrydowej nie stosuje się w przypadkach, gdy powodem są ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny”. – Po to awaryjne rozwiązanie, które przewiduje u.d.e. oraz kodeks postępowania administracyjnego czy ordynacja podatkowa, będą zapewne sięgały urzędy, które poza posiadaniem adresu do e-doręczeń nie będą organizacyjnie gotowe na pełne wdrożenie systemu i korzystanie z niego w bieżącej działalności. W początkowym okresie ustawowe wyłączenia od stosowania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej, w tym inne sposoby doręczeń dopuszczone ustawowo, mogą być więc stosowane częściej aniżeli system e-doręczeń – wskazuje prof. Martyna Wilbrandt-Gotowicz, kierownik Katedry Postępowania Administracyjnego na Wydziale Prawa i Administracji UKSW.
W jej ocenie za wprowadzeniem tego przepisu stała chęć wyeliminowania przez ustawodawcę ryzyka wystąpienia sytuacji, w której brak odpowiedniego przygotowania danego podmiotu do wdrożenia systemu e-doręczeń (z jakiejkolwiek przyczyny, zawinionej czy nie) oznaczałby, że jednostka administracji publicznej nie będzie w stanie wysyłać korespondencji.
Drugi wyjątek koncentruje się na kryterium efektywności. – Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 3 u.d.e. od stosowania rozwiązań przyjętych w tej ustawie można odstąpić, jeżeli przepisy odrębne przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także innych sposobów, a w konkretnych okolicznościach nadawca uzna inny sposób doręczenia za bardziej efektywny. W ustawach procesowych określono dyrektywy wyboru sposobu doręczeń, które nie są jednak jednoznaczne, dając dużą dowolność co do doręczania pism w inny sposób – np. na konto w systemie teleinformatycznym czy przesyłką rejestrowaną albo za pośrednictwem upoważnionych osób, także w odniesieniu do wydruku dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej – zauważa prof. Wilbrandt-Gotowicz.
W jej ocenie tak ogólne zapisy ustawy, czytane literalnie, mogą w praktyce stanowić wytrych pozwalający urzędom uniknąć stosowania e-doręczeń dopóty, dopóki nie będą gotowe na nowe rozwiązania. Tym bardziej że przepisy o e-doręczeniach nie przewidują sankcji za brak zastosowania się do obowiązków wynikających z ustawy.
Co więcej, przywołaną językową wykładnię przepisów wzmacnia brzmienie uzasadnienia do ustawy o doręczeniach elektronicznych. Czytamy w nim, że o zaistnieniu przesłanek uzasadniających odstąpienie od zastosowania systemu e-doręczeń będzie decydować podmiot publiczny będący nadawcą korespondencji. Wystarczy więc, że urzędnicy będą potrafili uzasadnić odwołanie się w swojej praktyce do wyjątku.
Przykład
Gdy sprawa już była do tej pory prowadzona papierowo
W urzędzie obowiązuje tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych. Akta spraw są więc prowadzone w postaci papierowej. Pracownicy zastanawiają się, czy obowiązek stosowania systemu e-doręczeń dotyczy tylko spraw założonych od 10 grudnia 2023 r., czy także wcześniejszych. Jeżeli także tych drugich, to czy można odstąpić od użytkowania e-doręczeń, powołując się na wyjątek z art. 6 ust. 1 pkt 3 u.d.e.? Obowiązek stosowania e-doręczeń odnosi się do wszystkich spraw prowadzonych w podmiotach publicznych, a więc także tych rozpoczętych już wcześniej i niezakończonych przed 10 grudnia 2023 r. Przy czym w opisywanym przypadku można podjąć próbę zastosowania wyjątku, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 3 u.d.e. W ocenie części ekspertów urzędnicy mogą tłumaczyć, że skoro sprawy są prowadzone z wykorzystaniem dokumentacji papierowej, to z punktu widzenia ekonomiki procesowej lepiej (efektywniej) będzie zakończyć je przy użyciu tradycyjnej korespondencji, zamiast w trakcie trwających już postępowań wprowadzać element cyfrowy. Jednak nie wszyscy eksperci podzielają taką opinię.
Cel jest inny
Nie jest jednak tak, że stosowanie przywołanych wyjątków będzie dla podmiotów publicznych całkowicie bezpieczne w ujęciu procesowym. Już teraz wskazuje na to część ekspertów, którzy nie podzielają powyższych poglądów. – Wykładnia celowościowa przepisów jest jasna. Zarówno z art. 4 u.d.e., jak i z art. 39 par. 1 kodeksu postępowania administracyjnego wynika, że obowiązkiem organów jest korzystanie z systemu e-doręczeń w przypadku, gdy adresat korespondencji urzędowej posiada adres do doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych. Dlatego działania polegające na regularnym stosowaniu tego, co powinno być wyjątkiem, traktowałbym jako obejście prawa – uważa prof. Dariusz Szostek, partner w Kancelarii Prawnej Szostek Bar i Partnerzy.
Ekspert stoi na stanowisku, że nie jest możliwe powoływanie się na kryterium efektywności w przypadku, gdy urzędnicy chcieliby odstąpić od systemu e-doręczeń na rzecz korespondencji papierowej z tego tylko powodu, że większość akt prowadzonych spraw ma postać papierową. – Pamiętajmy, że opłata za wysłanie listu poleconego jest dla organu wyższa niż jednostkowy koszt skorzystania z systemu e-doręczeń. Oznacza to, że za stosowaniem e-doręczeń przemawiają także względy ekonomiczne – mówi prof. Szostek.
Nie każdy powód uzasadni
Jednocześnie rozmówca przyznaje, że choć dzień, w którym duża grupa podmiotów publicznych powinna wdrożyć e-doręczenia, jest już bardzo blisko, to wciąż uwidaczniają się trudności techniczne. – Istnieje problem z integracją systemów informatycznych różnych jednostek publicznych z oferowaną przez operatora wyznaczonego usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a także integracją pomiędzy usługą operatora wyznaczonego a usługami e-doręczeń oferowanymi przez komercyjne podmioty – alarmuje prof. Szostek. – Sugerowałoby to potrzebę przesunięcia terminu wdrożenia e-doręczeń co najmniej o kwartał – dodaje.
Tu znów wracamy do wyjątku opisanego w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. e u.d.e. Występowanie tego typu problemów technicznych, jak wskazane przez eksperta, może stanowić podstawę aktywacji przywołanego wyjątku. Wówczas nie będzie już wątpliwości wynikających z różnic pomiędzy interpretacją przepisów przez pryzmat ich literalnego brzmienia, jak również w kontekście celu, jaki przyświecał ustawodawcy w trakcie formułowania regulacji dotyczących e-doręczeń.
Skutki braku promocji
Zdaniem ekspertów być może stopień przygotowania urzędów do wdrożenia systemu e-doręczeń byłby bardziej satysfakcjonujący i rozważania o stosowaniu wyjątków nie byłyby potrzebne, gdyby zapewniono odpowiedni poziom informacji na temat nadchodzących zmian. – Urzędy zostały pozostawione z tematem same sobie – uważa prof. Szostek. Dodaje, że zabrakło choćby kampanii społecznej promującej użytkowanie systemu e-doręczeń.
Wtóruje mu prof. Martyna Wilbrandt-Gotowicz: – Nie prowadzono zakrojonej na szerszą skalę, jak w przypadku aplikacji mObywatel, kampanii społecznej, która propagowałaby wśród obywateli przejście w komunikacji z urzędami na system e-doręczeń. Przepisy normujące doręczenia elektroniczne, a zwłaszcza regulacje przejściowe, nie są ponadto przejrzyste, co wywołuje wątpliwości chociażby w zakresie równo ległego stosowania w okresie wdrożenia doręczeń na adres do doręczeń elektronicznych i za pośrednictwem elektronicznych skrzynek podawczych na ePUAP – wskazuje prof. Wilbrandt-Gotowicz.
Z drugiej strony – eksperci zauważają, że w pierwszym okresie wejścia w życie systemu e-doręczeń problem będzie dotyczył korespondencji ze stosunkowo niewielkimi grupami zobowiązanych. Gros spraw administracyjnych odbywa się bowiem z udziałem osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. A tacy obywatele nie będą mieli obowiązku korzystania z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
– Wbrew pozorom stosowanie nowego systemu e-doręczeń od 10 grudnia br. wcale nie będzie od razu powszechne. Mimo że teoretycznie będzie ono dla wielu podmiotów obligatoryjne, to pamiętajmy, że aktywacja publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego nastąpi tylko wtedy, jeżeli odbiorca będzie posiadał adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych bądź z takiego adresu uprzednio nada korespondencję do podmiotu publicznego – zauważa prof. Wilbrandt-Gotowicz.
Jeśli zatem obywatele nie będą tworzyli dla siebie adresów do e-doręczeń, to podmioty publiczne nie będą miały w praktyce konieczności kierowania do tej największej grupy adresatów korespondencji z wykorzystaniem opisywanego systemu. W przypadku JST oznacza to, że w najbliższych latach będą one w zdecydowanej mierze wciąż korzystały z dotychczasowych rozwiązań, czyli listów poleconych. Samorządy nie będą bowiem na razie korzystać z usługi hybrydowej (polegającej na przygotowywaniu korespondencji w postaci elektronicznej, którą następnie Poczta Polska drukuje). ©℗
