Od 17 listopada br. weszły w życie przepisy, które nakazują szefom urzędów obsługujących interesantów ustalić godziny ich otwarcia tak, aby przynajmniej w jednym dniu tygodnia były one dostępne od godz. 8 do 18. Ponadto będą one działały również w niektóre soboty

rozwiń ›

Mowa o zarządzeniu nr 525 prezesa Rady Ministrów z 26 października 2023 r. dotyczącego organizacji pracy w służbie cywilnej (MP z 2023 poz. 1189; dalej: zarządzenie). Określa ono sposób organizacji przez dyrektorów generalnych urzędów czasu pracy tych urzędów, o których mowa w art. 2 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 1691; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598; dalej: u.s.c.) [ramka 1].

Ramka 1

Kogo dotyczy zarządzenie

Zarządzenie wprowadzające regulacje dotyczące organizacji czasu pracy pracowników zatrudnionych w korpusie służby cywilnej dotyczy pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych w:

1) Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;

2) urzędach ministrów i przewodniczących komitetów wchodzących w skład Rady Ministrów oraz urzędach centralnych organów administracji rządowej;

3) urzędach wojewódzkich oraz innych urzędach stanowiących aparat pomocniczy terenowych organów administracji rządowej podległych ministrom lub centralnym organom administracji rządowej, z wyłączeniem terenowych organów wykonawczych ministra obrony narodowej;

4) Krajowej Informacji Skarbowej i izbach administracji skarbowej;

5) komendach, inspektoratach i innych jednostkach organizacyjnych stanowiących aparat pomocniczy kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich oraz kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży, chyba że odrębne ustawy stanowią inaczej;

6) Centralnym Biurze Śledczym Policji;

7) Biurze Spraw Wewnętrznych Policji;

8) Centralnym Biurze Zwalczania Cyberprzestępczości;

9) Centralnym Laboratorium Kryminalistycznym Policji;

10) Biurze Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej;

11) Biurze Nasiennictwa Leśnego;

12) jednostkach budżetowych obsługujących państwowe fundusze celowe, których dysponentami są organy administracji rządowej. Nie dotyczy natomiast powiatowych i granicznych lekarzy weterynarii oraz ich zastępców. ©℗

Jego wydanie jest wynikiem zmian wprowadzonych ustawą z 14 kwietnia 2023 r. o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1195), która obowiązuje od 27 września br.

Godziny przychylne urzędnikom

Zgodnie z postanowieniami zarządzenia (par. 2 ust. 1) dyrektor generalny urzędu ma obowiązek ustalać czas pracy urzędów, w tym rozkład czasu pracy członków korpusu służby cywilnej, w taki sposób, aby praca w urzędzie była:

  • wykonywana od poniedziałku do piątku, nieprzerwanie przez osiem godzin każdego dnia;
  • rozpoczynana nie wcześniej niż o godz. 7 i nie później niż o godz. 10, przy czym zgodnie z par. 4 zarządzenia pracodawca powinien brać pod uwagę – w miarę możliwości – ważne względy osobiste lub rodzinne członków korpusu służby cywilnej. Zatem w tym zakresie zawsze powinna być przeprowadzona ocena ważąca względy prywatne pracownika, np. w tym celu może wziąć pod uwagę liczbę dzieci pozostających pod opieką, szczególną sytuację zdrowotną członków rodziny wymagających opieki, możliwość dojazdu do pracy i z pracy osoby zamieszkującej w znacznej odległości od urzędu w połączeniu ze słabą infrastrukturą komunikacyjną.

Ponadto – zgodnie z par. 2 ust. 1 – w urzędach, w których są wykonywane zadania związane z obsługą interesantów, czas pracy członków korpusu służby cywilnej powinien być ustalany w taki sposób, aby co najmniej w jednym dniu tygodnia zadania były wykonywane między godz. 8 a 18. Przy czym użycie sformułowania „co najmniej” wskazuje, że takich dni może być więcej niż jeden. Warto jednak tutaj zwrócić uwagę, że regulacje zarządzenia dotyczą tylko rozkładów czasu pracy, których wprowadzenie i stosowanie musi zawsze uwzględniać systemy czasu pracy obowiązujące w danym urzędzie i daną grupę pracowników. Oznacza to, że ustalając dzień 10-godzinnej pracy urzędu, nie można jednocześnie zobowiązać pracowników objętych systemem podstawowym do pracy przez 10 godzin. Konieczne będzie ustalanie harmonogramowych rozkładów przewidujących różne pory wykonywania pracy poszczególnych pracowników.

Organizacja pracy zmianowej

Ze względu na szczególny charakter zadań wykonywanych na danym stanowisku pracy dyrektor generalny urzędu może ustalić rozkład czasu pracy dla członka korpusu służby cywilnej zatrudnionego na tym stanowisku pracy tak, aby przewidywał pracę zmianową, przypadającą między godz. 6 jednego dnia a godz. 6 następnego dnia, w ramach systemu czasu pracy, którym osoba ta jest objęta (par. 3 ust. 1 zarządzenia). Analogiczną regulację przewidywało już rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 25 kwietnia 2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (Dz.U. nr 76 poz. 505; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 120 poz. 775), które zostało wydane na podstawie nieaktualnych już przepisów. Uzasadnieniem dla ustalenia pracy zmianowej jest specyfika pracy na konkretnym stanowisku – należy zatem sięgnąć do definicji zawartej w art. 128 par. 2 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465), gdzie wskazano, że przez pracę zmianową należy rozumieć wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni. Praca zmianowa jest zatem organizowana indywidualnie dla każdego z urzędników.

Dyrektor zdecyduje

Na podstawie par. 3 ust. 2 zarządzenia, ze względu na szczególny charakter zadań wykonywanych w komórce organizacyjnej lub na danym stanowisku pracy, dyrektor generalny urzędu może ustalić dniem pracy dla członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w tej komórce organizacyjnej lub dla członka korpusu służby cywilnej zatrudnionego na tym stanowisku pracy dzień tygodnia niebędący dniem pracy w urzędzie, w tym dzień wolny wyznaczony na podstawie art. 97 ust. 3 pkt 3 u.s.c., jeżeli jest to uzasadnione potrzebami urzędu. Wyjaśnijmy, że w oparciu o ten przepis prezes RM może w drodze zarządzenia wyznaczać dla członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w poszczególnych urzędach jednakowe lub różne dni wolne od pracy podlegające odpracowaniu. Regulacja ta daje możliwość wyznaczenia jako dnia pracy każdego dnia tygodnia (także soboty czy niedzieli). Oznacza to, że praca danego urzędu, która co do zasady ma miejsce od poniedziałku do piątku, może zostać na stałe rozszerzona o dodatkowy dzień tygodnia i ustawodawca ma na myśli tutaj sobotę. Jest to jednak rozwiązanie fakultatywne i może być podyktowane wyłącznie uzasadnionymi potrzebami funkcjonowania urzędu, np. realizowaniem szerszej dostępności usług świadczonych przez urząd dla interesantów. Jednak i w tym zakresie dyrektor generalny urzędu w miarę możliwości bierze pod uwagę ważne względy osobiste lub rodzinne członków korpusu służby cywilnej.

Odpracowywanie wolnego

Prezes RM będzie mógł zarządzeniem wyznaczyć dla członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w poszczególnych urzędach jednakowe lub różne dni wolne od pracy podlegające odpracowaniu (par. 5 zarządzenia). W przypadku wyznaczenia dla danego urzędu przez prezesa RM dnia wolnego od pracy podlegającego odpracowaniu dyrektor generalny urzędu wyznaczy dzień, w którym wykonuje się pracę w zamian za dzień wolny, sobotę przypadającą:

1) w tym samym okresie rozliczeniowym co wyznaczony dzień wolny lub

2) w następnym okresie rozliczeniowym.

Wykonaniem tego przepisu jest zarządzenie nr 524 prezesa Rady Ministrów z 24 października 2023 r. w sprawie wyznaczenia dla członków korpusu służby cywilnej dni wolnych od pracy (M.P. z 2023 r. poz. 1137), które aktualnie wyznaczyło dla członków korpusu służby cywilnej dni wolne od pracy z tytułu obniżenia wymiaru czasu pracy, o którym mowa w art. 130 par. 2k.p. Są to:

1) 2 listopada 2023 r. – z tytułu Narodowego Święta Niepodległości przypadającego w sobotę 11 listopada 2023 r.;

2) 2 stycznia 2024 r. – z tytułu Święta Trzech Króli przypadającego w sobotę 6 stycznia 2024 r.

Obowiązek informacyjny wobec urzędników i interesantów

Dyrektor ma obowiązek poinformować członków korpusu służby cywilnej oraz interesantów:

► niezwłocznie – o wyznaczeniu dnia wolnego od pracy podlegającego odpracowaniu w sposób przyjęty w danym urzędzie,

► z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem – o wyznaczeniu soboty dniem, w którym wykonuje się pracę w zamian za dzień wolny.

Zmiany w czasie pracy obowiązują już od września

Przypomnijmy, że od 27 września br. czas pracy w służbie cywilnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie dłuższym niż 4 miesiące. Okres 4 miesięcy nie jest zatem sztywny i jedynie określa maksymalną długość okresu rozliczeniowego, jaką mogą wprowadzić urzędy (nie jest to automatyczne).

Od jesieni obowiązuje również zasada, że w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy i jej organizacją mogą być stosowane rozkłady czasu pracy, w których jest dopuszczalne przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę. W tych rozkładach czas pracy nie może jednak przekraczać średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie dłuższym niż 4 miesiące.

W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być już teraz stosowany:

  • system zadaniowego czasu pracy,
  • na pisemny wniosek członka korpusu służby cywilnej system skróconego tygodnia pracy lub
  • praca weekendowa świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta.

Wrześniowa nowelizacja dała zatem możliwość wprowadzenia trzech nowych systemów czasu pracy, tj. zadaniowego, skróconego tygodnia oraz systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta. I tak:

► zadaniowy system czasu pracy – jest dostępny dla wszystkich członków korpusu służby cywilnej, niezależnie od zajmowanego stanowiska, a decyzję podejmuje pracodawca w porozumieniu z urzędnikiem. Cechuje go znaczna elastyczność. Może być wykorzystywany szczególnie w pracach, które ze względu na ich rodzaj i organizację stanowią zamknięty zespół czynności, których wykonanie jest całkowicie zależne od pracownika. Zadania ustalane przez pracodawcę nie mogą jednak przekraczać ogólnych norm czasu pracy wyrażonych w art. 97 ust. 1 u.s.c., tj. 8 godzin dziennie i średnio 40 godzin tygodniowo. W taki sposób pracownik zyskuje swobodę w organizacji pracy własnej;

► system skróconego tygodnia – jest dostępny dla wszystkich członków korpusu służby cywilnej, niezależnie od zajmowanego stanowiska, a decyzję podejmuje pracodawca w porozumieniu z urzędnikiem. Podobnie jak równoważny system czasu pracy charakteryzuje się możliwością wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin. Zastosowanie go nie jest jednak uzależnione od rodzaju organizacji pracy, co daje możliwość jego elastycznego kształtowania. Zasady jego stosowania są wypracowywane w drodze porozumienia, na wniosek pracownika, stron stosunku pracy, co daje dużą swobodę i ułatwia godzenie życia rodzinnego z pracą;

► praca w soboty, niedziele i święta – jest dostępna dla niektórych członków korpusu służby cywilnej, niezależnie od zajmowanego stanowiska, a decyzję podejmuje pracodawca w porozumieniu z urzędnikiem. System ten jest w szczególności wykorzystywany przez osoby pracujące w niepełnym wymiarze etatu. W niektórych urzędach zadania są wykonywane w sposób ciągły, np. kontrole drogowe wykonywane przez inspektorów transportu drogowego. W tym systemie praca w nietypowe dni jest łatwiejsza do rozplanowania, gdyż nie jest uzależniona od katalogu sytuacji wymienionych w art. 15110 k.p. oraz ogólnych zasad rekompensowania pracy wyrażonych w art. 15111 k.p. ©℗

Ramka 2

Dyspozycja dla premiera

Zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 97 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej w brzmieniu obowiązującym od 27 września br. prezes Rady Ministrów, w drodze zarządzenia, uwzględniając potrzebę zapewnienia sprawnego wykonywania zadań, w tym obsługi interesantów, a także zróżnicowany charakter zadań wykonywanych w urzędach, ma obowiązek:

1) określić sposób organizacji przez dyrektorów generalnych urzędów czasu pracy urzędów, w tym ustalania rozkładów czasu pracy oraz wyznaczania dni, w które wykonuje się pracę w zamian za dni wolne podlegające odpracowaniu;

2) wyznaczyć dla członków korpusu służby cywilnej dni wolne od pracy z tytułu obniżenia wymiaru czasu pracy, o którym mowa w art. 130 par. 2 ustawy – Kodeks pracy (dzień wolny za święto przypadające w sobotę).

Przy czym premier może wyznaczać dla członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w poszczególnych urzędach jednakowe lub różne dni wolne od pracy podlegające odpracowaniu. ©℗

Ramka 3

Rozliczanie godzin nadliczbowych – zmiany od 1 stycznia 2024 r.

Od nowego roku wejdą też zmiany w rozliczeniu godzin nadliczbowych pracowników służby cywilnej. W stosunku do poprzednio obowiązujących przepisów utrzymano zasadę, że jeżeli wymagają tego potrzeby urzędu, członek korpusu służby cywilnej na polecenie przełożonego wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w wyjątkowych przypadkach także w nocy oraz w niedziele i święta.

Za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych pracownikowi służby cywilnej przysługuje nadal czas wolny w tym samym wymiarze. Dotyczy to również pracy nadliczbowej wykonywanej w porze nocnej. Ponadto członków korpusu służby cywilnej obowiązują limity ochronne gwarantujące odpowiednią organizację pracy z uwzględnieniem praw pracowników do regeneracji, tj. limity 11- i 35-godzinnego odpoczynku, limity średniej tygodniowej pracy wynoszącej 48 godzin oraz roczny limit pracy w godzinach nadliczbowych.

W dalszym ciągu obowiązuje również zasada, że przepisów dotyczących przedłużenia czasu pracy do 12 godzin oraz obowiązku przyjmowania pracy nadliczbowej (w tym w nocy oraz w niedziele i święta) nie stosuje się do kobiet w ciąży oraz – bez ich zgody – do członków korpusu służby cywilnej sprawujących pieczę nad osobami wymagającymi stałej opieki lub opiekujących się dziećmi w wieku do lat 8.

Zmieniono natomiast (już od 27 września br.), że urzędnikowi służby cywilnej, do którego jest stosowany system czasu pracy inny niż system na jego wniosek, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta – przysługuje dzień wolny od pracy w najbliższym tygodniu, a za pracę w święto – przysługuje inny dzień wolny. Natomiast na wniosek członka korpusu służby cywilnej czas wolny oraz dzień wolny za pracę nadliczbową może być udzielony w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.

Kolejne zmiany od 1 stycznia 2024 r. wprowadzi ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598). Dodany na jej mocy art. 97 ust. 11 i art. 96a u.s.c. stanowią, że na wniosek urzędnika złożony w formie papierowej lub elektronicznej za pracę nadliczbową urzędnikowi będzie przysługiwać wynagrodzenie. Wniosek o wypłatę wynagrodzenia za pracę nadliczbową będzie się składać w formie pisemnej (w postaci papierowej albo elektronicznej) do dyrektora generalnego urzędu, za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego, w terminie 14 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Termin rozpatrzenia wniosku to 14 dni od dnia jego złożenia. ©℗