Zastanawiamy się, czy w naszym urzędzie prawidłowo podchodzimy do kwestii podpisów widniejących na dokumentach. Czy wystarczy rutynowe sprawdzenie, czy na podaniu lub wniosku widać podpis składającego? Czy zawsze, jeśli parafka jest nieczytelna, powinniśmy taki dokument odrzucić?

Zanim pracownicy organu administracji publicznej skierują podanie lub wniosek do merytorycznego rozpatrzenia, muszą dokonać oceny, czy dokument spełnia wszelkie wymogi formalne. Taki obowiązek występuje zawsze wtedy, gdy sprawa jest rozpatrywana na podstawie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.). Obligatoryjnym elementem takiej analizy jest sprawdzenie prawidłowości podpisu pod złożonym pismem. Zadaniem urzędników załatwiających sprawę administracyjną jest bowiem stwierdzenie, czy podpis wskazuje na osobę wnoszącą dane pismo. Przy analizie należy uwzględnić wszelkie znane okoliczności. Czynność, na pozór prosta, wymaga jednak zachowania dużej staranności. Ponadto ścieżki weryfikacji różnią się w zależności od tego, czy mowa jest o podpisach własnoręcznych czy elektronicznych.

Ogólny wymóg

Zgodnie z art. 63 k.p.a. podania wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu, ustnie do protokołu lub elektronicznie. Dokument powinien zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres stacjonarny (również w przypadku podań składanych w postaci elektronicznej) oraz żądanie, a także czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

Podanie wniesione na piśmie, niezależnie od tego, czy chodzi o pismo w postaci papierowej, czy elektronicznej, powinno być podpisane przez wnoszącego. W przypadku podań wnoszonych do protokołu, podpis pod nim składa nie tylko wnoszący, lecz także sporządzający go pracownik organu.

Jeśli chodzi o wymogi co do podpisu, to zgodnie z art. 14 par. 1a oraz 1d k.p.a.:

  • pisma papierowe wymagają podpisu własnoręcznego,
  • pisma elektroniczne powinny być opatrzone jednym z trzech rodzajów e-podpisu: kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym.

Wymóg dotyczący podpisu jest bardzo restrykcyjny. Przepisy – poza przypadkami, gdy osoba nie może lub nie umie złożyć podpisu – nie przewidują możliwości uchylenia się od podpisania podania.

Czytelność

W przypadku podpisów własnoręcznych przepisy nie formułują zastrzeżenia, że musi to być podpis czytelny. A więc wymaganie takie w najlepszym razie może zostać uznane za nadmierny formalizm, a w najgorszym – za naruszenie przepisów procesowych. Z innej jednak strony podpis powinien wskazywać na osobę, która go złożyła, poprzez odzwierciedlanie cech dla niej charakterystycznych. Po co? Chodzi o to, by w razie jakichkolwiek wątpliwości można było zbadać podpis na gruncie grafologicznym, tj. porównać go z podpisami składanymi przez daną osobę na innych dokumentach przy dokonywaniu różnych czynności prawnych. W praktyce oznacza to, że urzędnicy powinni zakwestionować np. podpis składający się wyłącznie z pojedynczej litery czy też napisany w formie przypominającej drukowane litery. Niedopuszczalne są również podpisy złożone ze znaków graficznych innych niż litery. Najbezpieczniej jest, jeśli złożony na dokumencie podpis zawiera co najmniej pełne nazwisko osoby go składającej. Nie jest to jednak wymóg bezwzględny.

Przy analizie prawidłowości podpisu urzędnicy mogą wspierać się zarówno informacjami wynikającymi z treści pisma, jak i zawartością innych materiałów zgromadzonych w aktach sprawy, dane widnieją np. na pieczątce, można je odczytać z Krajowego Rejestru Sądowego.

Przykład 1

Pieczątka może być pomocna

Podpis pod dokumentem nie odzwierciedla pełnego nazwiska wystawcy, ale jednocześnie towarzyszy mu pieczątka imienna. W tym przypadku podpis należy uznać, bo urzędnik ma możliwość przyporządkowania podpisu do danej osoby. Oczywiście, o ile nie występują przywołane wyżej przeszkody (np. podpis w formie znaku graficznego, który nie składa się z liter).

Przykład 2

Czasem urzędnik musi sięgnąć do KRS

Podpis pod pismem złożonym przez spółkę zarejestrowaną w KRS jest nieczytelny: nie można przy tym rozróżnić wszystkich liter. Urzędnicy w takim przypadku mogą się wesprzeć wydrukiem z KRS, gdzie wskazane są osoby uprawnione do reprezentowania spraw spółki. Dzięki temu być może uda się odczytać nazwisko z podpisu i przyporządkować go do danej osoby (zob. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 7 września 2023 r., sygn. akt III SA/Kr 382/23).

Weryfikacja wersji elektronicznej

Jeśli chodzi o dokumenty opatrzone podpisem elektronicznym, to na etapie dokonywania oceny spełniania przez pismo wymogów formalnych należy dokonać również weryfikacji złożonego podpisu. Polega to na skorzystaniu z odpowiedniego narzędzia informatycznego, które bada prawidłowość certyfikatu podpisu (m.in. jego ważność) oraz integralność i autentyczność pochodzenia e-dokumentu. Narzędzia te są oferowane komercyjnie w ramach usługi weryfikacji e-podpisów albo bezpłatnie na stronie rządowej pod adresem: moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER. W ramach usługi weryfikacji urzędnik wgrywa pobrany ze skrzynki ePUAP czy EZD plik z dokumentem w miejsce wskazane w narzędziu, w odpowiedzi otrzymuje zaś informację, czy plik jest zabezpieczony e-podpisem, a jeśli tak – to którym z jego rodzajów.

Przy weryfikacji podpisów elektronicznych innych niż zaufany i osobisty (które korzystają z państwowych rozwiązań informatycznych) należy sprawdzać charakter certyfikatu, na którym opiera się podpis, a nie tylko jego dostawcę. Otóż fakt wydania certyfikatu e-podpisu przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania nie oznacza, że jest to certyfikat kwalifikowany. Kwalifikowani dostawcy usług zaufania mogą bowiem oferować zarówno kwalifikowany, jak i zaawansowany e-podpis. Tymczasem zgodnie z k.p.a., ale też wieloma innymi przepisami procesowymi stosowanymi w administracji publicznej, skutki prawne wywołują jedynie pisma opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W efekcie żądanie przez nadawcę pisma, aby urzędnicy przyjęli do rozpatrzenia pismo opatrzone e-podpisem, który opiera się na certyfikacie, którego dostawcą jest kwalifikowany dostawca usług zaufania (w sytuacji, gdy sam certyfikat nie ma charakteru kwalifikowanego) jest niedopuszczalne (zob. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 13 sierpnia 2019 r., sygn. akt KIO 1479/19).

Weryfikacja e-podpisów będzie negatywna zawsze wtedy, gdy e-dokument nie został w ogóle podpisany, bądź w sytuacji, gdy co prawda został opatrzony podpisem elektronicznym, ale następnie dokonano w nim jakichś modyfikacji, co jest działaniem nieuprawnionym. Oba te przypadki należy traktować jako sytuację, w której dokument nie został podpisany zgodnie z art. 63 k.p.a.

► Czy urzędnik powinien zaakceptować certyfikat podpisu wystawiony przez dostawcę usług zaufania z innego państwa Unii Europejskiej?

O ile podpisy zaufany i osobisty mają charakter rozwiązań krajowych, o tyle kwalifikowany podpis elektroniczny może opierać się na certyfikacie wystawionym przed dostawcę usług zaufania z dowolnego państwa UE. Oznacza to, że urzędnicy muszą dopuścić taki e-podpis. ©℗

Ramka 1

Daleko idące konsekwencje ©℗

Ocena prawidłowości podpisu, którym opatrzone jest pismo złożone do organu, jest niezwykle istotną czynnością ze względu na konsekwencje, do których prowadzi stwierdzenie przez urzędników jakichś nieprawidłowości w tym zakresie. W najlepszym wypadku błędny podpis, czy też zupełny jego brak, będą prowadziły do konieczności wezwania nadawcy do uzupełnienia braku formalnego. Najdalej idącym skutkiem będzie zaś pozostawienie pisma bez rozpoznania, co jest równoznaczne z tym, że urzędnicy merytorycznie w ogóle nie pochylą się nad sprawą, której dotyczy pismo.

Ramka 2

Co mówi orzecznictwo ©℗

► Postanowienie Sądu Najwyższego z 17 czerwca 2009 r., sygn. akt IV CSK 78/09:

„Zasadniczo podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia, czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej; podpis więc powinien wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne”.

► Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 7 września 2023 r., sygn. akt III SA/Kr 382/23:

„Wystarczający do uznania za podpis pod odwołaniem jest identyfikowalny czytelny znak, który może zostać uznany za nazwisko osoby uprawnionej do wniesienia odwołania. (…) Domaganie się przez organ uzupełnienia braku formalnego poprzez ponowne podpisanie odwołania jest nadmiernym formalizmem, skoro nazwisko wykorzystane jako podpis jest czytelne, dodatkowo znajduje się tam również pieczątka firmowa, a obie wspólniczki z osobna są uprawnione do reprezentowania spółki”.

► Wyrok WSA w Olsztynie z 13 października 2022 r., sygn. akt I SA/Ol 361/22:

„Podpis może być skrócony, zatem pominięcie w nim pewnych liter nie musi świadczyć o podpisaniu się innym nazwiskiem, a jedynie o skorzystaniu z dopuszczalnej i stosowanej praktyki złożenia własnoręcznego podpisu w sposób skrócony, za pomocą techniki oddającej indywidualne cechy piszącego. Pomijanie pewnych liter, zwłaszcza samej końcówki nazwiska, jest w praktyce obrotu prawnego powszechne. W konsekwencji minimum wymagań koniecznych do uznania znaku pisarskiego za podpis jest to, by wyrażał, a co najmniej umożliwiał identyfikację autora, przynajmniej według takich kryteriów, jak cechy indywidualne i powtarzalne”.

Podstawa prawna

Podstawa prawna

art. 14 par. 1a, art. 14 par. 1d, art. 63 ustawy z 14 czerwca 1960 r. ‒ Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 803)